Служебная записка о направлении в командировку образец

Зачем нужна

Установленный образец служебной записки о направлении в командировку — это внутриорганизационный документ, отражающий даты отправления и прибытия с фактической отметкой о месте пребывания сотрудника.

Случаи, при которых потребуется оформление командировочной записки:

  • поездка планируется как на служебном, так и на личном, в том числе арендованном, транспортном средстве;
  • отсутствие у работника подтверждающих фактическое отправление и пребывание документов.

Основная задача служебки — помочь бухгалтеру при начислении и расчете суточных, которые невозможно вывести без данных о фактических днях пребывания сотрудника в командировке.

Правила оформления

Образец служебной записки о командировке 2020 года оформляется сотрудником от руки на фирменном бланке сразу по возвращению из поездки.

Единой нормативно-правовой базы, регламентирующей порядок оформления командировочной документации, законодательно не предусмотрено. Форма и содержание должны быть разработаны и утверждены бюджетной организацией в соответствии с учетной политикой. Согласно п. 3 Положения № 749, руководитель организации вправе включить регламент и координирование таких документов в локальные акты учреждения.

Из обязательных параметров должны указываться номер и дата приказа о командировке, основная цель или рабочее задание, даты приезда и отъезда, данные автомобиля (модель, госномер) при необходимости.

Также следует перечислить прилагаемые документы.

Сопроводительная документация

Вместе с запиской сотрудник формирует следующий пакет документов:

  • путевой лист;
  • чеки и выписки, которые наглядно продемонстрируют его расходы во время поездки;
  • при передвижении на личном/рабочем транспорте — путевой лист или любое другое подтверждение маршрутной линии до места назначения.

При отсутствии по каким-либо причинам у работника вышеуказанных расписок ему необходимо сдать служебную записку с подтверждающей отметкой от принимающей стороны или организации, где будет указано время его прибытия и отбытия.

Образец служебной записки на командировку 2020 года

Должен ли писать руководитель

По поводу рабочих поездок директора организации возникает ряд споров. В п. 7 Положения № 749 указано, что руководитель является сотрудником организации, поэтому должен составить служебное письмо, как и любой другой работник.

Эксперты Роструда утверждают обратное. Директор обладает правом главной подписи, соответственно, сам будет визировать свои же приказы и отчетные справки. Поэтому составлять командировочную документацию для него не обязательно.

Чтобы решить этот вопрос, нужно внести в локальные нормативно-правовые акты учреждения Положение о командировках, где будет отрегулирован вопрос о рабочих поездках руководителя организации.

Поездки за границу

В этом случае служебка оформляется по тем же правилам. Необходимо только приложить копию заграничного паспорта. Исключение составляют поездки в страны СНГ: пересечение границ будут совпадать с датами билетов, а если командированный сотрудник передвигается на автомобиле, то отметки будут ставиться в путевом листе.

Как оформить служебную записку на командировку

Кто и когда должен составлять

В больших компаниях с объемным внутренним документооборотом и развитой иерархической системой принято запрашивать согласие руководителя на направление сотрудников в служебную поездку, составляя специальный документ — служебную записку. Но есть и еще одна ситуация, когда такая бумага необходима.

Это интересно:  Паспорт инвестиционного проекта образец

Согласно Постановлению Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 и Постановлению Правительства РФ от 29.07.2015 N 771, служебная записка о командировке составляется работником после возвращения. Конкретные сроки представления в законодательстве не прописаны, поэтому допускается ее сдавать либо в тот рабочий день, когда поездка закончилась, либо на следующий рабочий день после ее завершения.

Образец и правила составления

В законодательстве не прописано требований, которым надо следовать при составлении «служебки», поэтому ее можно составлять в свободной форме, но с учетом определенных требований.

  1. Используйте лист форматом А4. Если у компании есть фирменный бланк, то разъяснения лучше составлять именно на нем.
  2. Адресуйте лицу, которое принимает решение о направлении в командировку, например, руководителю организации. Его должность и Ф.И.О. прописываются в правом верхнем углу.
  3. Ниже уточните, кто является автором, а кто — командированным. Также вписывается его должность и персональные данные.
  4. Примерно во второй трети листа по центру или вверху слева укажите название бумаги. Точка в конце не ставится.
  5. Подробно объясните, по каким причинам, с какими целями, кто и на какой срок должен быть направлен в командировку.
  6. Поставьте дату составления и подпишите ее.

Образец служебной записки о направлении в командировку

Записка по итогам служебной поездки

Если служебная записка составляется как отчет о командировке, к правилам, изложенным выше, добавляются такие:

  1. Дополнительно необходимо указать, использовался ли личный либо рабочий транспорт. Если да, то вписываются государственные регистрационные номера транспортных средств, а также данных о водителе. Кроме того, в этом разделе стоит уточнить время отправки и возвращения, поскольку это позволит точно определить длительность поездки.
  2. Важно отразить и условия проживания — в нашем примере работник сообщает, что проживал у родственников.
  3. Следующий раздел – приложения. В нем надо прописать, какие именно первичные документы предоставлены, чтобы подтвердить командирование. Это может быть путевой лист, кассовые чеки с заправок, квитанции на парковку, отчет о выполненной работе и т.п. Поскольку перечень оправдательных бумаг ничем не регламентирован, чем больше чеков, квитанций и счетов будет приложено, тем проще бухгалтеру списать расходы на командировку.

Образец служебной записки на командировку 2020

Документ отдается в бухгалтерию, где его регистрируют, передают на согласование с руководством, а затем используют по назначению.

Если незапланированные поездки по работе — частое явление в компании, в одном из ее внутренних актов можно утвердить образец или бланк служебной записки. Тогда работникам будет проще отчитываться, а бухгалтеру – вести учет и списывать расходы.

Особенности при командировании ИП и директора

Что касается директоров, то распространено мнение, будто им тоже разрешается не составлять «служебки». Объясняется это тем, что директор сам подписывает приказ о командировании, поэтому не имеет смысла дублировать его текст. Но с точки зрения налогообложения такая позиция неверна. Ведь, «служебка» составляется именно для того, чтобы подтвердить длительность командировки и расходы. И одного приказа в этом случае будет недостаточно.

Служебная записка на командировку образец 2018

Большое количество профессий предусматривает необходимость служебных поездок. Работодатель должен грамотно оформлять такие командировки, юридически верно составлять служебные записки и приказы, поскольку поездки всегда связаны с финансовыми расходами.

В 2015 году Правительство РФ (постановление № 1595 от 29.12.2014) отменило несколько обязательных учетных документов, которые работодатель оформлял при направлении сотрудника в командировку. Среди этих документов – командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о выполнении рабочего задания. Теперь работник, отчитываясь по понесенным расходам, обязан составить такой документ, как служебная записка направление в командировку.

Это интересно:  Образец заполнения паспорта тепловой сети

На законодательном уровне не закреплены специальные требования к оформлению документа, поэтому работодатель самостоятельно разрабатывает бланк. Главное требование к форме – указание сведений, на основании которых бухгалтерия организации сможет определить точную сумму суточных.

Особенности составления

Это локальный документ, подтверждающий отправку сотрудника в командировку. В большинстве случаев оформляется, если работник не может предоставить проездные билеты или прочие подтверждения работы в другом регионе.

Согласно постановлениям Правительства РФ №1595 и №771 записка составляется сотрудником после возвращения из командировки. На законодательном уровне не закреплены конкретные сроки, поэтому работодатель сам определяет, должна ли она сдаваться в день возвращения или на следующий рабочий день.

Структура записки и правила составления

Ни один нормативно-правовой акт не устанавливает строгий бланк формы. Каждая организация утверждает его самостоятельно.

Согласно ФЗ № 402-ФЗ от 06.12.2011 в записке должны быть отображены следующие сведения:

  • наименование организации;
  • ФИО руководителя;
  • цель командировки;
  • продолжительность служебной поездки (если сотрудник возвратился после 24-00 часов, к суточным добавляется еще один день);
  • общая сумма расходов;
  • дата составление документа, подпись сотрудника.

К записке прилагаются все документы, которыми сотрудник может подтвердить понесенные расходы:

  • путевой лист;
  • квитанции с АЗС, подтверждающие покупку топлива;
  • чеки об оплате проезда по платной дороге, услуги платной парковки и т.п.

Служебную записку стоит составлять с учетом определенных правил:

  1. Документ составляется на странице форматом А4. Если организация имеет разработанный фирменный бланк, лучше использовать его.
  2. В верхнем правом углу указывается лицо, которое принимает решение о направлении сотрудника в командировку, и автор записки.
  3. Название документа указывается по центру, точка не ставится.
  4. Основной блок – сведения о целях и продолжительности поездки, понесенных затратах.
  5. Блок, где перечисляются все приложения к служебной записке.

Если требуется, можно дополнить записку просьбой о выделении командировочных средств. После составления документ нужно сдать в бухгалтерию для регистрации и согласования с руководством.

Если речь идет об индивидуальном предпринимателе, то если он отправляется в командировку, оформлять ее документально нет необходимости. Хотя, чтобы перестраховаться от проблем с налоговой инспекцией по этому поводу, лучше составить подобный внутренний документ и приложить к нему все доказательства затрат.

Служебная записка на командировку — образец 2018

Для лучшего понимания структуры документа, стоит ознакомиться с примером.

Служебная записка о направлении в командировку образец:

Генеральному директору ООО «Вектор»

от руководителя отдела продаж

В целях расширения рынка сбыта, переговоров с потенциальными партнерами и подписанием договоров на поставку продукции отбывал с рабочим визитом в город Санкт-Петербург на собственном транспортном средстве. Продолжительность служебной поездки: с 10 по 15 марта (6 календарных дней).

К служебной записке прилагаются:

  • путевой лист;
  • чеки из заправочных станций;
  • квитанции об оплате проезда платной автотрассой;
  • чек по оплате гостиничных услуг.

16.03.2018 года _____________ А.Н. Красов

Образец служебной записки на командировку

Как правило, процедура командирования сотрудников осуществляется заранее по подготовленному плану и графику. Все подробности прописываются в изданном руководителем приказе. Однако нередки случаи, при которых необходимость отправки возникает неожиданно. Тогда работник должен написать заявление на командировку.

Это интересно:  Платежка усн доходы минус расходы 2020 образец

Оно будет являться и официальной заявкой, и документом, подтверждающим расходы, факт прибытия и отбытия в местах назначения и других деталей поездки.

Служебная записка является основанием для издания приказа


Служебная записка должна заполняться самим командируемым членом коллектива в письменном виде по свободной форме или на бланке, принятом к использованию на предприятии. На момент возвращения сотрудника из поездки она должна быть заполнена.

В качестве приложения к ней требуется предоставить документацию, подтверждающую факт прибытия на место, срок пребывания в командировке, денежные расходы и т.д. Ими могут являться чеки, квитанции на оплату, билеты на транспорт и т.д.

В их отсутствие организация, которая принимает отправленного работника, может указать сведения о прибытии. В таком случае вписывается следующая информация:

  • полное наименование предприятия;
  • даты прибытия и отбытия гражданина;
  • причина отсутствия подтверждающих документов (потеря, изначальное отсутствие и т.д.);
  • дата внесения сведения;
  • подпись должностного лица;
  • гербовая печать предприятия.

ВАЖНО! При отсутствии документов и сведений от принимающей стороны в служебной записке о направлении в командировку сотрудник не сможет получить оплату командировки, которая начисляется в качестве компенсации расхода личных денежных средств.

Требования к документу

Служебная записка оформляется по свободной форме, так для ее заполнения не предусмотрено универсального шаблона. Но, несмотря на это, она является бланком строгой отчетности, соответственно, к ее содержанию выдвигаются определенные требования, обязательные для соблюдения.

Согласно положениям девятой статьи закона федерального значения 402-ФЗ, в ней должны указываться следующие сведения:

  • наименование;
  • полное название компании с указанием ее типа (формы собственности);
  • персональные данные командируемого сотрудника и наименование занимаемой им в организации должности;
  • задание сотрудника;
  • дата заполнения;
  • место назначения командировки и длительность пребывания там;
  • перечень прилагаемых документов;
  • собственноручная подпись составителя.

ВАЖНО! Если в качестве транспортного средства для поездки использовался личный автомобиль работника, то дополнительно потребуется указать его марку и модель, а также государственный регистрационный номер.

Структура и содержание

Единого образца содержания служебной записки не существует. Алгоритм ее написания отличается в зависимости от ее назначения. Документ, являющийся основанием для издания приказа, пишется по следующей схеме:

  1. Заполняется правый верхний угол листа. Указывается должность и ФИО командируемого, ФИО должностного лица.
  2. Далее указывается дата составления, порядковый номер и полное наименование организации.
  3. Основная часть включает в себя подробные причины возникновения необходимости отправления в поездку, а также ее сроки.

Записка, составляющаяся в качестве отчета о командировке, заполняется по-другому:

  1. Первые два пункта аналогичны вышеописанной инструкции.
  2. В основной части прописываются реквизиты приказа, по которому осуществлялась поездка.
  3. Далее перечисляется подтверждающая факт поездки документация.

В итоге отчет заверяется и предоставляется в бухгалтерский отдел вместе с авансовым отчетом.

Порядок согласования

Независимо от целевого назначения составляемого документа он обязательно должен заверяться директором организации или же должностным лицом, обладающим требуемыми для этого полномочиями. После этого происходит оформление приказа.

Образец

Статья написана по материалам сайтов: ppt.ru, okbuh.ru, o-kadrah.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock
detector