Опись дел по личному составу образец заполнения

Суть и назначения документа

В деятельности любого субъекта встречается неисчислимое множество различных форм, видов, бланков бумаг, без которых осуществление этой самой деятельности не представляется возможным. Всю эту документацию приходится хранить, причем довольно длительное время.

Сохранность бумаг в большинстве случаев возложено на специальный структурный отдел предприятия — архив. Причем передача бланков и форм в архивный отдел на ответственное хранение — это целый ритуал, который также должен быть оформлен соответствующими документами.

Основная форма, которая составляется при приеме-передаче бумаг, — это опись. Специальная форма перечня, в котором поименованы все виды документов, передаваемые из одного отдела в другой либо от одного должностного лица другому. Ключевое назначение — организация порядка в учете документации и обеспечение оперативного поиска нужной информации.

Применяемые формы

В зависимости от ситуации, ответственному работнику придется заполнить специальный бланк. Их предусмотрено несколько. Так, Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 утверждены следующие формы перечней дел (ОД):

  • постоянного хранения (Приложение 14);
  • по личному составу (Приложение 15);
  • временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 16);
  • электронных документов постоянного хранения (Приложение 17);
  • электронных документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 18);
  • структурного подразделения (Приложение 23);
  • электронных документов структурного подразделения (Приложение 24).

Ключевые требования к заполнению данных видов закреплены в разделе 3.7 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Такой документ — это не просто папка с разрозненными таблицами и файлами. Форма имеет свою индивидуальную структуру:

  1. Титульный лист.
  2. Содержание.
  3. Предисловие.
  4. Список сокращений.
  5. Указатели.

Причем для каждого вида они имеют унифицированные бланки, которые отличаются друг от друга. Рассмотрим особенности составления и примерные образцы документации.

Опись дел постоянного хранения

Такой перечень может быть составлен в отношении бумаг, которые имеют статус хранения «Постоянно». Опись дел постоянного хранения, образец заполнения отличается от остальных форм своей структурой. В табличной части формы отсутствует графа «Срок хранения», так как этот срок указывать не имеет смысла.

Подготовьте предисловие к описи дел постоянного хранения, образец должен содержать сведения об основных направлениях деятельности, а также информацию о структуре предприятия за период составления бланка. Дополнительно в предусловии дается краткая характеристика документации фонда, включенного в данный раздел. При наличии дел, выходящих за границы периода, их также следует расписать в отдельном порядке. Также в предисловии можно указать, имеет ли данная архивная опись дополнительные сведения.

Предисловие должно быть подписано ответственным составителем. Причем следует поставить не только подпись, но и указать должность составителя, Ф.И.О., дату оформления. Помимо составителя, предисловие к описи дел постоянного хранения (пример ниже) подписывает заведующий архивным отделом или иное ответственное лицо (например, начальник архива).

Описи по личным делам

Кадровый учет должен быть организован в каждом учреждении. Опись личных дел по личному составу также придется составить при передаче документации в архивный отдел. Данный перечень должен содержать следующие реквизиты в обязательном порядке:

  • название учреждения либо его структурных подразделений;
  • номера фондов и индексов дела;
  • заголовки документации;
  • даты их составления;
  • число страниц в деле;
  • дополнительные примечания.

Регистрируйте личные дела в ОД в хронологическом порядке. Если в течение переписи было выявлено дело, которое должно было быть указано ранее, то допустимо внести запись с литерой, например, 100/а, но зарегистрировать его придется в самом конце документа.

В нижней части ОД следует зафиксировать итоговые записи, которые отражают общее количество дел, а также номер первого и последнего дел. Затем информация визируется руководителем организации (структурного подразделения), ответственным исполнителем, а также начальником архивного отдела. Сведения об ответственных лицах отразите в следующем формате: должность, подпись, Ф.И.О. и дата.

Внутренняя опись документов личного дела

Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке. Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу – в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков. Именно для фиксации количества документов и их наименований в личных делах работников и существует «опись документов личного дела».

Для чего нужна опись

Эта несложная бумага позволяет сразу при трудоустройстве зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник. В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат.

Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.

К каким личным делам должна составляться опись

Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников. Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах). К ним относятся

  • те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),
  • а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).

Кто должен составлять документ

Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой. Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме. Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.

Как составлять внутреннюю опись документов личного дела

На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа. Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:

  1. каждый раз по мере надобности составлять его с произвольной форме (что неудобно при большом количестве личных дел),
  2. использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон (его необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы).

Документ должен содержать в себе ряд сведений:

  • наименование предприятия,
  • должность и ФИО сотрудника, чьи документы описываются,
  • список описываемых документов,
  • полный список бумаг, хранящихся в личном деле (а также их копий).

К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д.

Основную информацию лучше всего вносить в документ в виде таблицы.

Надо отметить и то, что по мере расширения личного дела, все новые, поступающие в него бумаги также следует фиксировать в описи, как и те, которые из него изымаются или, наоборот, в него возвращаются (с указанием лиц и причин, по которым они понадобились).

Как оформить опись документов личного дела

Документ может быть оформлен как от руки (при помощи линейки, карандаша и ручки), так и напечатан на компьютере (наиболее удобно, т.к. можно распечатать сразу необходимое количество копий). Его можно заполнять на чистом листе А4 формата или же на фирменном бланке предприятия (роли не играет). Обычно делается один экземпляр документа для каждого дела, но если сотрудник попросит предоставить ему копию, отказать ему представитель работодателя не имеет права.

Опись может состоять из одного или нескольких листов (при большом количестве документов). Если она содержит много страниц, они должны быть пронумерованы.

При заполнении документа следует избегать неточностей и ошибок, а тем более внесения в него заведомо недостоверных или ложных сведений – при обнаружении таковых фактов это может привести к дисциплинарному наказанию ответственного сотрудника.

Это интересно:  Доверенность на получение оборудования образец

Документ можно хранить разными способами, например, приклеить к обратной стороне титульного листа папки личного дела, либо просто вложить в папку (если опись имеет много листов).

Образец составления описи документов личного дела

В заголовке указывается наименование описи и данные сотрудника, документы личного дела которого описываются. Здесь же содержится название компании-работодателя.

Далее оформляют в таблицу список документов описи:

  • номер документа по порядку,
  • затем его индекс (или номер по внутреннему документообороту предприятия),
  • дата составления и подписания,
  • заголовок, т.е. название документа (здесь же пишется подлинник это или копия),
  • номера листов,
  • примечания, в которых обычно указывается состояние документа, даты и причины его изымания и возврата и т.п. информация.

Под таблицей прописью указывается количество документов в личном деле.

В завершение опись удостоверяется личной подписью ответственного за содержание и хранение личных дел работника (с указанием его должности и расшифровкой автографа).

Что делать с описью после увольнения сотрудника

После того, как работник расстался со своим рабочим местом, ведение его личного дела прекращается. Выдавать его ему на руки запрещено, поэтому оно передается в архив предприятия. На описи же после внесения последней записи, все оставшиеся незаполненными пустые строки перечеркиваются, чтобы ни у кого не возникло соблазна вписать туда какую-нибудь дополнительную информацию. Затем документ в составе всего личного дела отправляется на хранение в архив.

Описи дел по личному составу

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2016, N 1

Начало года — традиционное время проведения в организациях экспертизы ценности документов. По ее результатам оформляют описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также по личному составу. Нас интересуют последние, ведь за них несет ответственность отдел кадров. В статье подробно рассмотрим форму описи и нюансы ее заполнения, а также приведем пример готовой описи дел по личному составу.

Описи являются первичным учетным документом, в нашем случае — для дел по личному составу. Подчеркнем — первичным и обязательным. Обратимся к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденным Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 (далее — Правила-2015) и вступившим в силу осенью 2015 г.

В п. 4.11 указано, что экспертиза ценности документов проводится ежегодно. По ее результатам в структурных подразделениях организации составляются описи дел структурных подразделений: постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу и т.д. Организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, создают описи дел по личному составу и описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и обеспечивают их сохранность (п. 4.12).

Подчеркнем, что составление описей дел по личному составу обязательно для всех организаций независимо от того, являются они источниками комплектования государственных архивов или нет.

Готовимся к созданию описи: организационные моменты

Во избежание недоразумений определим документы по личному составу.

Фрагмент документа. Пункт 3 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Документы по личному составу — архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.

В описи дел по личному составу не попадают:

  • приказы генерального директора по основной деятельности, присланные в отдел кадров для исполнения, и другие организационно-распорядительные документы;
  • переписка по вопросам управления персоналом;
  • организационно-правовые документы (инструкции, положения и пр.) и т.д.

А вот журналы регистрации, книги учета и другие регистрационно-учетные формы документов по личному составу включаются в наши описи наряду с внесенными в них документами.

При составлении описей дел по личному составу рекомендуется следовать правилу «один год — одна опись». Пренебречь этим правилом можно только в том случае, если составляется одна опись за несколько лет, а документов немного.

Сколько описей по личному составу нужно составлять? Можно ли поместить в одну многостраничную опись сразу все документы по личному составу или нужно каким-то образом делить их на части и каждую вносить в отдельную опись? Ни правил, ни запретов на этот счет нет, поэтому составители описей поступают так, как считают нужным. Чаще всего на крупных предприятиях документы по личному составу помещают в отдельные описи согласно видам: в одну — приказы, в другую — личные карточки, в третью — невостребованные документы и т.п.

Сколько экземпляров описей дел по личному составу нужно подготовить? Обратимся к п. 5.5 Правил-2015. Там указано, что описи дел по личному составу организаций — источников комплектования государственных (муниципальных) архивов, — не менее чем в 4 экземплярах (3 — на бумажном носителе, 1 — в электронном виде в качестве рабочего экземпляра), а документов по личному составу организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, — не менее чем в 3 экземплярах.

Нужно ли регистрировать описи дел по личному составу в специальном журнале внутри отдела кадров? Нет, не нужно. Регистрационный номер опись получит в архиве, а информация о ней будет внесена в реестр описей, который является обязательным учетным документом архива.

Составляем опись

Форма описи дел по личному составу представлена в Приложении N 15 Правил-2015. Приведем его здесь.

Наименование организации указывается полностью, включая организационно-правовую форму.

Фонд N — если организация делит свои документы на фонды, то значение этого поля можно уточнить в архиве. Если деления на фонды нет, то это поле можно убрать из формы.

Номер и год описи. Как уже говорилось, описи составляются на один календарный год. Номера описи получают в архиве.

Описательная статья описи дел — заполняем таблицу:

  • порядковый номер дела получают внутри описи в валовом порядке;
  • «Индекс дела» проставляется в описи по номенклатуре;
  • «Заголовок дела» также выписывается из номенклатуры.

Если номенклатуры дел в организации нет, то графу «Индекс дела» из описи можно убрать, а заголовок формулировать «по факту» — «Приказы по личному составу».

Если дело включает несколько томов, то информация об этом тоже вносится в графу «Заголовок дела». При этом соблюдается порядок томов. Копировать каждый раз наименование дела не нужно, достаточно лишь написать «То же» и указать номер тома вместе с сопутствующей информацией, если она есть. Последний том отмечается как последний.

Пример 1. Приказы о приеме на работу. Т. 1. А — К.

То же. Т. 3. П — Я (последний).

Если томов дела настолько много, что они не умещаются на одной странице описи, в начале новой страницы вновь полностью пишется заголовок дела;

  • «Крайние даты» — даты первого и последнего документа в деле (томе). Обратите внимание на п. п. 1 — 3А, а также 10 из описи в примере 2: поскольку тома дела «Приказы о приеме на работу» формируются по фамилиям работников, а не по хронологии, то в графе «Крайние даты» указывается только год создания документов;
  • «Срок хранения» выписывается из номенклатуры дел, а в ее отсутствие устанавливается по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558;
  • «Количество листов». Листы в томе нумеруются. Обратите внимание: дела по личному составу подлежат полному оформлению независимо от сроков хранения;
  • «Примечание». В эту графу вносится вся дополнительная информация о деле (томе), если она есть: отметка о том, что дело электронное, о физическом состоянии дела и т.д.

Количество дел, внесенных в таблицу, вписывается ниже прописью и цифрами. Этот блок информации в описи называется итоговой записью. Литерные номера — это номера с буквами. Причина их возникновения — обыкновенная невнимательность, от которой никто не застрахован: при ручной нумерации (заполнении графы «N п/п») статей случайно был продублирован один номер (см. пример 2, позиции 3 и 3А), а обнаружилось это поздно. Тогда дублирующий номер получает литер, который вносится во все экземпляры описи черной, желательно гелевой, ручкой.

Обратная ситуация, произошедшая по аналогичной причине: номер был пропущен (см. пример 2, позиции 7 и 9). Литерные и пропущенные номера вписываются в соответствующие строки в итоговой записи к таблице.

Пример 2. Опись дел по личному составу.

Помощь: Составление описи дел по личному составу и описи личных дел в кадровой службе

СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ И ОПИСИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ

Это интересно:  Образец написания заявления на отпуск очередной

Согласно п.23 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2 (далее — Инструкция), передача личных дел в архив организации осуществляется по описи дел, составляемой кадровой службой.

Опись дел — это информационно-поисковый архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета. Опись дел служит также целям оперативного поиска дел в организации.

Как правило, в организации составляются три отдельные описи на документы:

— временного (свыше 10 лет) хранения;

— по личному составу.

Ряд организаций описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения не составляет (в связи с отсутствием соответствующих документов). В некоторых организациях может составляться опись дел со специальной документацией (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам, нормативно-технические документы и др.). Особенностью описи дел по личному составу является то, что она должна составляться во всех организациях.

Согласно установленным правилам в опись дел по личному составу включаются дела, срок хранения которых превышает 10 лет (приказы о приеме на работу, личные дела, личные карточки ф.Т-2 и др.). Дела с другими документами по личному составу в опись не включаются (например, приказы о предоставлении отпусков, наложении взысканий, командировании работников, графики отпусков, переписка по кадровым вопросам и т.д.).

В организации составляется единая (сводная) опись дел по личному составу, т.е. в нее включаются дела, которые образовались во всех структурных подразделениях организации (в отделе кадров, бухгалтерии и др.). Например, из дел отдела кадров в опись включаются личные дела уволенных работников, невостребованные трудовые книжки работников и др., бухгалтерии — лицевые счета (при их отсутствии — ведомости на выдачу заработной платы), канцелярии — приказы по личному составу (если соответствующие дела ведутся в этом структурном подразделении согласно номенклатуре дел), из службы охраны труда — документы о расследовании несчастных случаев (акты, заключения, протоколы) и т.д.

Сводная опись дел организации составляется на основе описей дел структурных подразделений. Это означает, что первоначально составляются описи дел по личному составу в отделе кадров, бухгалтерии и других структурных подразделениях, где имеются соответствующие документы.

Основу сводной описи дел по личному составу составляют документы кадровой службы. Именно в эту опись и должны первоначально включаться личные дела уволенных работников, передаваемые в архив организации. Рассмотрим порядок составления и оформления описи дел кадровой службы.

Основными категориями документов по личному составу, включаемыми в опись дел по личному составу кадровой службы, являются:

— приказы (распоряжения) по личному составу (о приеме, переводе, увольнении работников, продлении (перезаключении) трудовых договоров (контрактов));

— личные дела уволенных работников (при условии, что на личные дела не составляется отдельная опись, о чем будет сказано далее);

— личные карточки уволенных работников (ф.Т-2);

— список (штатно-списочный состав) работников организаций;

— протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий и другие документы, подтверждающие трудовой стаж (если указанные протоколы не включаются в опись дел временного хранения или в самостоятельную опись).

Опись дел кадровой службы должна быть составлена в течение года, следующего за делопроизводственным. Например, на дела 2007 г. опись должна быть составлена в 2008 г. Ответственность за своевременное и качественное составление описи дел кадровой службы несет ее руководитель. Методическую помощь в составлении описи кадровой службе должен оказывать заведующий архивом организации (лицо, ответственное за архив).

Все дела включаются в опись сформированными и полностью оформленными в соответствии с установленными требованиями. Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел кадровой службы.

Проверка качества формирования и оформления дел осуществляется путем их полистного просмотра. При просмотре проверяются:

— соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;

— правильность оформления и группировки документов, включенных в дело;

— качество подшивки или переплета дела;

— правильность нумерации листов дела;

— наличие в деле в необходимых случаях внутренней описи дела и правильность ее оформления;

— наличие и правильность оформления заверительной надписи дела;

— правильность оформления обложки дела.

В случае нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены.

При отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел кадровой службы и подлежащих передаче в архив, принимаются меры по их розыску. На необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем кадровой службы и передается вместе с описью дел этого подразделения в ведомственный архив.

После завершения проверки кадровая служба приступает к непосредственному составлению описи.

Описи дел составляются по форме, установленной Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденными решением коллегии Госкомархива от 30.04.1997 № 5. Форма описи дел структурного подразделения, в т.ч. кадровой службы, приведена в приложении 1 к данному материалу.

При составлении описи дел кадровой службы соблюдаются следующие правила.

Каждое дело включается в опись под самостоятельным порядковым номером (графа 1 описи). Порядковые номера дел по описи обозначаются арабскими цифрами (1, 2, 3 и т.д.). Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) также вносится в опись под самостоятельным номером (как отдельное дело).

Индекс дела (графа 2 описи) проставляется в соответствии с номенклатурой дел. При указании в описи индексов личных дел следует помнить, что согласно Инструкции личные дела работников учитываются не по номенклатуре дел, в которой они обозначаются под одним индексом, а по книге (журналу) учета личных дел. В связи с этим при внесении в опись личных дел уволенных работников их индексами будут являться порядковые номера согласно книге (журналу) учета личных дел.

Заголовок дела (графа 3) полностью переносится в опись с обложки дела. При внесении в опись подряд двух и более дел (томов) с одинаковыми заголовками, заголовок первого дела пишется полностью, а остальные дела обозначаются словами «То же» с добавлением данных, которыми последующие заголовки отличаются от первого (даты, номера документов, номер тома, части, буква алфавита и др.).

Если дело с приказами директора организации о приеме, переводе, увольнении работников состоит из двух томов, то они будут обозначены в описи следующим образом:

Дело с личными карточками уволенных работников, состоящее из двух томов, будет указано в описи аналогичным образом:

«Личные карточки уволенных работников с буквы «А» по букву «К». Т.1».

«То же с буквы «Л» по букву «Ш». Т.2».

Необходимо обратить внимание, что использование слов «То же» не допускается при продолжении описи на новом листе. В начале каждого последующего листа описи заголовок дела должен писаться полностью.

В описи заголовки дел по личному составу должны быть систематизированы, т.е. расположены в определенном порядке, обеспечивающем их быстрое нахождение.

Установлена следующая последовательность расположения заголовков в описи дел кадровой службы:

— приказы (распоряжения) по личному составу;

— список (штатно-списочный состав) работников;

— личные карточки уволенных работников;

— личные дела уволенных работников;

— протоколы заседаний аттестационных, квалификационных комиссий;

— невостребованные трудовые книжки и другие личные документы работников;

— документы расследований несчастных случаев.

При этом согласно п.23 Инструкции личные дела уволенных работников вносятся в опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируются по алфавиту фамилий независимо от крайних дат личных дел. Аналогичным образом по алфавиту фамилий работников систематизируются дела с личными карточками, невостребованные личные документы (трудовые книжки и т.п.).

Дата дела (графа 4) и количество листов в деле (графа 5) в описи дел по личному составу кадровой службы указываются в соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела при его полном оформлении.

Срок хранения дела (графа 6) также переносится с обложки дела. Срок хранения дела определяется в процессе проведения экспертизы ценности документов на основании действующих в Республике Беларусь двух перечней типовых документов с указанием сроков хранения. Для облегчения дальнейшей экспертизы ценности документов в архиве организации срок хранения дела в графе 6 может быть дополнен номером статьи по перечню.

В графе 7 «Примечание» при необходимости делаются записи об особенностях физического состояния дел, о наличии копий и др.

Пример оформления описи дел по личному составу, включающей личные дела уволенных работников, приведен в приложении 2.

Это интересно:  Положение о договорной работе на предприятии образец

Как было указано, опись дел по личному составу кадровой службы должна составляться ежегодно. Вместе с тем в организациях, в которых за год образуется небольшое количество дел по личному составу, могут составляться описи дел по личному составу, включающие документы за 2-3 года. В этом случае все дела должны быть систематизированы прежде всего по годам. При этом, если в деле сформированы документы за несколько лет, то дело относится к тому году, в котором оно начато. Личные дела, личные карточки уволенных работников относятся к тому году, в котором они были закончены, т.е. к году увольнения работника. В пределах каждого года дела располагаются по их значимости в последовательности, приведенной выше.

Это же правило (систематизация дел по годам) должно соблюдаться и в том случае, когда в организации по каким-то причинам не составлялись описи дел по личному составу за два и более года.

Пример оформления описи дел по личному составу кадровой службы, включающей документы за 2 года, приведен в приложении 3.

Необходимо обратить внимание, что в опись дел по личному составу кадровой службы включаются документы только соответствующей категории. Вместе с тем в отделе кадров могут формироваться дела не только по личному составу временного (свыше 10 лет) хранения, но и документы постоянного хранения, например: «Документы (доклады, сводки, справки) о состоянии и проверке работы с кадрами», «Документы (представления, ходатайства, наградные листы и др.) о представлении к награждению работников государственными наградами» и др. На такие дела, как правило, составляется отдельная опись дел постоянного хранения.

Кроме того, в соответствии с п.23 Инструкции допускается составлять отдельные описи личных дел уволенных работников. Правила составления такой описи идентичны правилам составления описи дел по личному составу кадровой службы с той лишь разницей, что в нее включаются только личные дела уволенных. Составление отдельных описей личных дел целесообразно в том случае, если в организации ежегодно образовывается большое количество дел соответствующей категории.

Пример оформления отдельной описи личных дел приведен в приложении 4.

Опись дел является самостоятельным документом и, следовательно, должна быть надлежащим образом оформлена (иметь индекс, дату, необходимые заверяющие отметки).

Индекс описи дел по личному составу кадровой службы состоит из номера, присвоенного кадровой службе согласно номенклатуре дел, начальных букв наименования категории документов, включенных в опись («л/с» — личный состав), а также года, в котором заведены дела, включенные в опись.

В конце описи делается итоговая запись (может составляться на отдельном листе), в которой цифрами и прописью указывается количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера дел).

«В данную опись внесено 29 (двадцать девять) дел с № 1 по № 29».

Опись дел подписывается составителем с указанием должности и расшифровкой подписи (инициалы, фамилия). Затем опись согласовывается с руководителем службы документационного обеспечения управления (примечание 2) и утверждается руководителем кадровой службы.

Если в кадровой службе действует самостоятельная экспертная комиссия (как правило, такие комиссии создаются в крупных организациях с большим объемом документов и дел, образующихся в кадровой службе), опись до ее утверждения руководителем кадровой службы согласовывается с этой экспертной комиссией. Экспертную комиссию кадровой службы не следует путать с экспертной комиссией организации, в функции которой входит проведение экспертизы ценности документов всей организации.

Опись дел по личному составу кадровой службы составляется в 2-х экземплярах: один в последующем передается вместе с делами в архив организации, а второй остается в качестве контрольного в кадровой службе. Если кадровая служба имеет свою экспертную комиссию, то готовится дополнительный экземпляр описи, который прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, на котором рассматривалась эта опись.

Затем по согласованию с работниками архива организации производится временная шифровка дел: на обложках дел, внесенных в опись кадровой службы, проставляются номера дел по описи. Номера дел проставляются черным графитным (простым) карандашом, так как в дальнейшей при составлении сводной описи дел по личному составу они могут быть изменены.

На основании составленных описей дел структурных подразделений, в т.ч. и описи дел по личному составу кадровой службы, производится передача дел в архив организации.

Передача дел в архив организации осуществляется структурными подразделениями по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями этих подразделений и утвержденному руководителем организации.

Все дела кадровой службы принимаются заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) в присутствии работника этой службы. На всех экземплярах описи дел кадровой службы напротив каждого дела, включенного в опись, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел. Эти сведения подписываются заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) и работником кадровой службы, передавшим документы.

Описи дел структурных подразделений служат основой для составления сводной описи дел по личному составу организации, в которую, как уже указывалось, включаются дела не только кадровой службы, но и других структурных подразделений, в которых были сформированы соответствующие дела (бухгалтерии, службы охраны труда и др.).

Примечание 1. Для личных дел — год увольнения работника.

Примечание 2. Функции такой службы может выполнять канцелярия, общий отдел, управление делами, секретариат и др.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

Приложение 1
(наименование организации)
(наименование структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Опись № _____
(название раздела)

п/п
Индекс дела
(тома, части)
Заголовок дела (тома, части) Дата дела
(тома, части)
Количество листов в деле (томе, части) Срок хранения дела (тома, части) Примечание
1 2 3 4 5 6 7
В данную опись внесено _________________________________________________________
(цифрами и прописью)
дел с № __________ по № _______, в т.ч.:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО*
Наименование должности Протокол ЭК структурного
руководителя службы ДОУ подразделения
Подпись Расшифровка подписи ___________ № __________
Дата
Передал дел.
(цифрами и прописью)
Наименование должности
сотрудника структурного
подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял дел.
(цифрами и прописью)
Наименование должности
работника архива Подпись Расшифровка подписи
Дата

* При наличии экспертной комиссии структурного подразделения.

Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь (Белкомархив)

Государственное учреждение
«Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации» Отдел кадров УТВЕРЖДАЮ Начальник отдела кадров Подпись В.С.Селеменя 14.04.2007 Опись № 3 л/с-2006 Отдел кадров

В данную опись внесено 13 (тринадцать) дел с № 1 по № 13.

Инспектор отдела кадров Подпись А.П.Свито
12.04.2007
СОГЛАСОВАНО
Зав. канцелярией
Подпись Н.А.Кохан
13.04.2007
Передал 14 (четырнадцать) дел по личному составу.
Инспектор отдела кадров Подпись А.П.Свито
15.04.2007
Принял 14 (четырнадцать) дел по личному составу.
Зав. архивом Подпись И.П.Глазовская
15.04.2007

* Переносится из номенклатуры дел.

** В представленном примере предполагается, что приказы по личному составу ведутся в кадровой службе.

*** Переносится из книги учета личных дел.

Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров
Республики Беларусь (Белкомархив)

Государственное учреждение
«Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации» Отдел кадров УТВЕРЖДАЮ Начальник отдела кадров Подпись В.С.Селеменя 14.04.2007

В данную опись внесено 20 (двадцать) дел с № 1 по № 20.

Инспектор отдела кадров Подпись А.П.Свито
12.04.2007
СОГЛАСОВАНО
Зав. канцелярией
Подпись Н.А.Кохан
13.04.2007
Передал 20 (двадцать) дел по личному составу.
Инспектор отдела кадров Подпись А.П.Свито
15.04.2007
Принял 20 (двадцать) дел по личному составу.
Зав. архивом Подпись И.П.Глазовская
15.04.2007

Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров
Республики Беларусь (Белкомархив)

Государственное учреждение
«Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации» Отдел кадров УТВЕРЖДАЮ Начальник отдела кадров Подпись В.С.Селеменя 14.04.2007

Опись № 3 л/с-2006

В данную опись внесено 17 (семнадцать) дел с № 1 по № 17.

Статья написана по материалам сайтов: assistentus.ru, wiseeconomist.ru, www.busel.org.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock
detector