Как оформить служебную записку образец

Данный документ составляется тогда, когда устное общение не решает проблемы и заявку нужно выразить письменно. Целью написания такого бланка является объяснение и согласование аспектов насущных вопросов внутри компании, которые касаются взаимоотношений сотрудников одного подразделения с сотрудниками другого.

Служебная записка – это вспомогательный документ, который не регламентируется ОКУД. Вот почему информация в этих документах не отражается в приказах и распоряжениях.

Что это такое?

По сути служебный бланк является средством деловой переписки в середине компании, между работниками разных подразделений, у которых разные руководители. Если же работник написал записку вышестоящему начальнику, то это уже докладная. Оформление записки не регламентируется ни стандартами, ни ГОСТами. Она составляется произвольно и отражает суть решения того или иного вопроса для улучшения взаимоотношений внутри компании.

Содержание

Оформление служебной записки

Предложим пример составления обыкновенной служебной записки. Как, выше говорилось, стандартного бланка такого документа не существует. Тем не менее к оформлению документа рекомендуются общепринятые правила, среди которых можно отметить следующее:

  1. В верху в правом углу листа отображается адресат записки. Рекомендуется написать должность человека, к которому написано обращение и Ф.И.О.
  2. Ниже пишется номер записки и название.
  3. Затем раскрывается суть проблемы, которую необходимо разрешить в компании в структуре своих обязанностей. Здесь может быть описана ситуация, с которой сотрудник сам не способен справиться и для этого нужна помощь других сотрудников или предоставлена заявка для подключения какого-либо устройства, расположенного в смежном отделе и т.д.
  4. В дальнейшем описании нужно сделать предложения для решения сложившегося положения, либо автор документа рекомендует выполнение действий должностным работником, которому подана заявка.
  5. Внизу записки пишется должность автора, отправившего записку и Ф.И.О.

Вот так составляется ориентировочный шаблон служебного бланка, которым можно воспользоваться при необходимости каждому работнику.

Как правильно написать служебную записку

Выше была рассмотрена структура оформления служебного бланка. А теперь рассмотрим, а как же написать данный документ правильно. О чем нужно писать, и чего отображать нельзя.

Мы уже говорили, что форма составления записки произвольная, однако какие-то устные правила по ее оформлению все-таки существуют.

  • Во-первых, записка должна быть написана грамотно, в деловом стиле и без ошибок. Так, при заполнении правого угла документа с обращением к вышестоящему органу (Ф.И.О. и должность пишется в дательном падеже).
  • Во-вторых, в названии записки в кратком стиле обозначается тема или заголовок в именительном падеже, и здесь же ставиться дата и ее номер.
  • Далее, в описании сути документа отображается ситуация и излагается конкретная просьба, либо предлагаются решения автора для устранения проблемы.
  • Должность автора и Ф.И.О. пишется в именительном падеже. Документ подписывается автором, а при необходимости и заинтересованными сотрудниками.
  • В описании необходимо не употреблять лишние фразы, сложные обороты речи. Суть проблемы нужно описывать кратко и по-деловому.
  • Учитывая, что в документе отображается порядковый номер, следовательно, такие обращения должны регистрироваться в заведенных журналах.
  • Для унификации образца служебных документов, каждая компания, как правило разрабатывает свой образец документа. При этом достаточно ориентироваться на стандарты РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации».

В некоторых компаниях, для облегчения составления подобных обращений, создается приказ руководителя с инструкцией по оформлению служебных записок, с указанием общих правил по составлению различных записок (служебной, докладной, объяснительной), с приложением образцов бланков.

Особенно актуально это, если документооборот в компании компьютеризирован, где журнал регистраций, служебные бланки и готовые документы содержаться в отдельных каталогах, с доступом всех заинтересованных пользователей по локальной сети.

Образец и пример написания служебной записки

Как уже отмечалось, некоторые предприятия для облегчения составления служебных записок, оформляют образцы бланков приказом руководителя. Таким образом, сотрудникам не нужно искать, как написать такой документ. Достаточно обратиться к секретарю, у которого должны быть образцы таких документов, у него же, как правило, находиться и журнал регистрации.

Ниже приводится пример составления служебной записки на листе А4, с придуманным субъектом, к которому обращается автор документа и произвольной сутью созданной проблемы.

Директору ОАО «Рога и Копыта»

Алексееву Арсению Сидоровичу

г. Челябинск 14 июня 2021 года

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Лимит фонда по обслуживанию и ремонту оборудования исчерпан, а необходимые запасные части отсутствуют. Для недопущения остановки цеха, прошу:

Выделить предлагаемую денежную сумму и направить ремонтную бригаду для устранения неисправности.

С уважением, начальник горячего цеха

Сидоров Валерий Викторович (подпись).

А вот таким может быть другой образец служебного обращения, который представлен ниже

Особенности электронного документооборота

Сегодня, любая современная компания использует документы общего характера, так как исполняет функции, требуемые для оперативного функционирования компании, обеспечивая взаимодействие, как с сотрудниками, так и с государственными органами.

Таким образом, электронный документооборот, внедренный в современной компании, обеспечивает реализацию следующих функций:

Коммуникативные. Для исполнения данных опций применяются процедуры контроля входящих и исходящих писем, автоматизируя взаимодействие с различными учреждениями, государственными органами, обращениями граждан, не являющихся сотрудниками компании и служебные записки. Данные опции предназначаются для автоматического упорядочивания документооборота компании и обеспечивают делопроизводство, оперативно решая вопросы управления, формирования и распределения служебной документации – описи, титульного бланка и т.д.

Управленческие. К этому классу опций можно отнести 2 группы управления документацией:

Первая, – оформление и складирование нормативных документов

Вторая, – управление распорядительными документами и дисциплина исполнения.

При этом не надо забывать о том, что, отправляя документ по E-mail нужно установить опцию об уведомлении прочтения получателем отправленного бланка. Для этого необходимо установить «птичку» в соответствующем поле. Данная опция обеспечит доказательство отправки служебного документа должностному работнику.

Это интересно:  Уведомление о прекращении срочного трудового договора образец

Сегодня, в период тотальной компьютеризации во всем мире, многие учреждения переходят к обмену информацией с использованием электронной связи. При использовании электронной почты, намного облегчается электронный документооборот, в том числе и отправка служебных записок. Электронный документооборот внутри компании обладает рядом преимуществ и в первую очередь оперативностью реагирования на обращения работников.

Как же оформить служебный бланк в электронном виде? Да, практически, так же, как и на простом листе А4. Документ не обладает принципиальными различиями от классического стиля на листе бумаги. Шаблон электронного документа почти не отличается от представленного выше образца.

Единственным отличием электронного бланка является то, что не требуется указания получателя. В электронной записке в поле «Адрес» нужно указать имя получателя. Если в подразделении зарегистрирован только одна электронная почта, то в поле «Тема» нужно отобразить получателя (Ф.И.О. должностного сотрудника, которому отправляется документ).

При этом, как правило, с применением электронной почты уже прикреплена подпись, которая автоматически прикрепляется к тексту. Это обеспечивает экономию времени на составление служебного бланка.

На этом особенности электронного документооборота заканчиваются.

Обзор видов служебной записки и руководство как составлять

Служебная записка носит информационно-справочный характер. Используется служебная записка в качестве дополнительного инструмента деловой переписки внутри организации, в целях освещения каких-либо вопросов, касающихся конкретного работника, либо производственной деятельности определенного отдела. Ознакомиться информацией как должна проходить стажировка на рабочем месте по ТК РФ можно здесь.
Образец оформления служебной записки

Назначение и виды служебных записок

Служебная записка — это внутренний документ организации, применяющийся в делопроизводстве для следующих целей:

  • для информирования коллег:
  • о совершении тем или иным специалистом каких-либо действий;
  • изменениях в рабочем процессе;
  • изменениях в локальной документации;
  • изменениях в составе информации, используемой для производственных целей;
  • делегирования руководителем заданий к исполнению подчиненным по должности работникам;
  • информирования сторонних организаций (контрагентов, государственных органов и т. д.) об изменениях в сложившихся между организациями правоотношениях, нарушениях с той или другой стороны, имеющихся предложениях о сотрудничестве и т. д.

Таким образом, предназначение всякой служебной записки — это передача информации определенному адресату, и, как правило, любой образец служебной записки служит для побуждения адресата к каким-либо действиям.

На этом основании выделим следующие основные группы служебных записок:

  • о премировании;
  • применении дисциплинарного взыскания;
  • проведении служебного расследования;
  • списании материальных ценностей;
  • направлении в командировку;
  • выдаче денежных средств под отчет;
  • предоставлении материальной помощи;
  • неисполнении служебных обязанностей;
  • проведении проверки контрагента;
  • исполнении сотрудником порученного задания и его результатах;
  • согласовании изменений в типовых формах документов и др.

Как видно, всякое действие на производстве может быть оформлено с помощью подходящего образца служебной записки. Необходимость в использовании такого документа в производственном процессе определяется локальной документацией организации и сложившейся в компании практикой документооборота.

Как правильно написать служебную записку: нормативная база

На законодательном уровне утвержденных требований к составлению образца служебной записки нет. Как мы уже успели обозначить, такой документ составляется в соответствии с внутренними правилами организации.

При написании служебной записки за основу можно взять, например:

  • ГОСТ 7.0.97-2016 «Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст;
  • ГОСТ 7.0.8-2013 «Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст;
  • ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст и др.

Эти ГОСТы могут быть использованы и при разработке различных локальных регламентов и рекомендаций по оформлению документации в той или иной компании, хотя закон этого и не требует.

Образец — как правильно написать служебную записку, доступный для скачивания, читатель найдет ниже.

Как правильно составить и заполнить бланк служебной записки

Если в организации имеется утвержденный образец бланка служебной записки, рекомендуется использовать именно его.

Так, любой образец служебной записки обычно имеет следующую структуру:

  • Адресат (Ф. И. О., должность, наименование структурного подразделения, наименование организации).
  • Дата составления.
  • Место составления.
  • Наименование документа.
  • Сведения о работнике, составившем документ (Ф. И. О., должность, наименование структурного подразделения, наименование организации).
  • Тема служебной записки (например, «о проведении проверки … (наименование контрагента) для целей заключения договора поставки» и т. п.).
  • Текст служебной записки, содержащий распоряжение или иную информацию, адресованную соответствующему лицу. В состав служебной записки нередко включается также материальное и техническое обоснование того или иного действия, если требуется предоставление каких-либо материальных ценностей.
  • Приложения (расчеты, акты, список необходимых материальных ценностей, документы контрагента для проверки, сметы, фотографии, свидетельские показания, иные служебные записки, новые редакции документов и др. — в соответствии с содержанием служебной записки и требуемыми действиями адресата);
  • Подпись составителя.

В определенных локальной документацией случаях служебная записка может также предусматривать визу непосредственного руководителя составителя служебной записки или других подразделений (например, юридического отдела, бухгалтерии, службы финансового мониторинга и др.).

Это интересно:  Расписка о взятии денег в долг образец

Итак, мы рассмотрели, как составить образец служебной записки, остановимся теперь подробнее на форме такого документа.

Форма служебной записки

Законом не установлено требование обязательно использовать служебные записки в делопроизводстве на предприятии. Каждая организация сама определяет случаи, когда это необходимо.

Уже исходя из самой формулировки понятно, что форма служебной записки — письменная. На практике служебная записка может оформляться:

  • от руки на бумажном носителе;
  • путем набора текста в электронной форме с дальнейшей печатью на бумажном носителе и собственноручно исполненной подписью составителя;
  • с использованием специального программного обеспечения, позволяющего регистрировать документы и подписывать их электронной подписью пользователя.

Использование электронного документооборота, помимо прочего, дает возможность точно зафиксировать:

  • дату и время составления служебной записки;
  • ее автора;
  • дату отправки адресату и приема в работу;
  • а также прочие этапы ее исполнения.

Независимо от выбранной формы образца служебной записки, ее содержание обычно соответствует указанному выше.

Юридическая значимость служебной записки также не зависит от выбранной формы документа. В данном случае решающее значение имеет именно факт достоверности передачи изложенной в ней информации и своевременной и надлежащей отправки адресату.

Например, уполномоченный работник направлял служебные записки о фактах недостачи на имя генерального директора по электронной почте, которые последний не получал, т. к., с его слов, электронной почтой не пользовался. По мнению суда, направление вышеуказанных служебных записок не может расцениваться как принятие со стороны этого сотрудника действенных мер по установлению причин и устранения недостачи и являться основанием для его освобождения от уголовной ответственности (см. приговор Новокуйбышевского горсуда Самарской обл. от 07.09.2015 по делу № 1-2/2015).

Пример написания служебной записки

Выше мы рассмотрели основные случаи и правила составления служебных записок, а теперь предлагаем читателю воспользоваться составленным нами универсальным образцом оформления служебной записки, который можно скачать по данной ссылке: Служебная записка — образец.

Служебные записки обычно выступают как средство коммуникации между работниками подразделения или различными подразделениями внутри организации.

Также служебные записки могут использоваться для коммуникации и между разными организациями. Обычно такие служебные записки называют внешними, хотя, по сути, их можно рассматривать в т. ч. как коммерческие предложения, жалобы, уведомления и т. д.

Вопросы о деловой переписке между контрагентами более детально раскрыты в других материалах на нашем сайте, например:

Служебная и докладная записка: отличия

Поскольку законодательное регулирование в части составления и использования служебных записок отсутствует, четко сказать, где проходит грань между служебной и докладной запиской, не представляется возможным.

Обычно данные термины используются в следующих значениях:

  • Служебная записка — документ, информирующий или предупреждающий другое лицо (например, коллегу или группу коллег) о том или ином факте, касающемся производственной деятельности, или служащий для делегирования поручения от вышестоящего по должности лицу подчиненному.
  • Докладная записка — документ, предназначенный для уведомления уполномоченных лиц о свершившихся фактах нарушения со стороны должностных лиц организации (в т. ч. сторонней организации, являющейся контрагентом данной компании) либо содержащий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Докладные записки, в отличие от служебных, направляются на имя вышестоящего руководства (служебные обычно предназначаются должностным лицам независимо от их статуса по отношению к исполнителю служебной записки).

Тем не менее такое различие в используемой терминологии в каких-либо официальных актах не закреплено, поэтому их замена при использовании в делопроизводстве никакого правового значения не имеет: юридическое значение документа определяется исходя из его предмета, действительного содержания, а не названия (по аналогии см. п. 5 постановления Пленума ВАС РФ от 14.03.2014 № 16).

Помимо этой терминологии в отдельных сферах деятельности для обозначения аналогичных документов могут использоваться и иные наименования, например: рапорт, информационное письмо, справка, ходатайство и т. д.

Как писать служебную записку о нарушении трудовой дисциплины

Одним из самых распространенных видов служебных записок (докладных, рапортов) является служебная записка о нарушении трудовой дисциплины. Общий порядок составления такой служебной записки аналогичен рассмотренному нами ранее, но есть в данном случае и свои нюансы.

Законодательно требования к содержанию такого рода документа не установлены, однако на его основании в дальнейшем составляется приказ о применении к работнику дисциплинарного взыскания (см. ст. «Приказ о наложении дисциплинарного взыскания»). Обязательным требованием при этом является указание в приказе четких оснований для применения к работнику таких мер. Соответственно, и в служебной записке должно быть конкретно указано:

  • каким работником было совершено дисциплинарное нарушение;
  • какие именно должностные обязанности были нарушены;
  • в какое время и дату указанное дисциплинарное нарушение было совершено.

В своей докладной руководитель совершившего дисциплинарное нарушение работника также может указать вид дисциплинарной ответственности, к которому он предлагает привлечь такого работника. Однако возможна и другая ситуация, когда руководитель, наоборот, ходатайствует о неприменении к провинившемуся работнику таких мер.

Образец — как писать служебную записку о нарушении трудовой дисциплины — размещен ниже: Служебная записка о нарушении трудовой дисциплины — образец.

Служебная записка о списании материальных ценностей

Такого вида служебная записка требуется в тех случаях, когда необходимо списать вышедшее из строя или устаревшее (в техническом или моральном плане) имущество, используемые в производственной деятельности, утерянные или поврежденные ценности, находящиеся на балансе организации, и т. д.

В этом документе следует указать:

  • какие конкретно материальные ценности подлежат списанию;
  • в каком количестве;
  • по каким основаниям;
  • в какие сроки;
  • требуется ли замена таких материальных ценностей после списания другими, и если да, то какими именно.

Если имеются основания полагать, что порча или утрата материальных ценностей произошла по вине сотрудников, одновременно в данной служебной записке можно указать на необходимость проведения служебного расследования (см. ст. «Порядок проведения служебного расследования»).

Такая служебная записка обычно пишется на имя руководителя организации, который в дальнейшем может отписать ее для исполнения соответствующему подразделению в компании или оставить исполнение за собой.

Служебная записка о премировании работника

Служебная записка (докладная, рапорт, ходатайство) о премировании работника обычно составляется непосредственным руководителем такого работника и содержит все прочие реквизиты служебной записки, которые мы перечисляли выше.

В тексте такого документа следует отразить:

  • какого работника надлежит поощрить (Ф. И. О., должность, наименование подразделения);
  • каковы основания для поощрения данного работника;
  • каким образом предлагается поощрить сотрудника и т. д.
Это интересно:  Образец приказа о назначении генерального директора ооо

Служебная записка такого рода оформляется непосредственным руководителем работника, хотя составить ее может и уполномоченное лицо из другого подразделения, если на то имеются основания. Адресатом записки, как правило, выступает руководитель организации.

Данная тема более подробно раскрыта в другой нашей статье — «Составляем ходатайство на премию — образец», рекомендуем ее к прочтению.

Если такое ходатайство будет удовлетворено, на его основании составляется соответствующий приказ. Об этом читайте в нашей статье «Как составить приказ о премировании работников — образец».

Подведем итоги. Служебная записка — это документ, служащий для информирования или побуждения к определенным действиям работников внутри одной организации. Однако такой документ также может быть адресован и другой компании (например, контрагенту и т. д.). Форма служебной записки письменная (в т. ч. на бумажном или электронном носителе). Состав реквизитов документа на законодательном уровне не регламентирован, однако обычно он включает сведения о составителе и адресате записки, а также предмет обращения, дату и место составления, подпись (в т. ч. электронную) инициатора.

Статья оказалась полезной? Подписывайтесь на наш канал RUSЮРИСТ в Яндекс.Дзен!

Правила оформления служебных записок по ГОСТу. Какие применяются требования к их написанию и внешнему виду?

Служебные записки являются широко используемым внутренним документом в организациях.

Это наиболее доступный способ получения необходимой информации от параллельных структур компании.

Далее рассмотрим, как составляется данный документ, каковы требования к его оформлению.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Нормативная база

Служебная записка (СЗ) – разновидность докладной записки.

Основное отличие в том, что СЗ направляются должностным лицам, находящимся на том же уровне управления, по горизонтали.

Докладные же записки направляются вышестоящим руководителям, по вертикали.

Какие-либо обязательные правила создания СЗ или образцы в законодательстве отсутствуют. Классификатор управленческой документации содержит упоминания только о докладных, объяснительных и пояснительных записках. Нормы и инструкции по оформлению СЗ в рамках конкретного юридического лица могут быть урегулированы на уровне локального нормативного акта по вопросам делопроизводства.

Поскольку СЗ являются письменными бумагами и должны учитываться (регистрироваться) отправившим их лицом, то они служат доказательством направления какой-либо информации, запроса, сообщения о проблеме, которую невозможно решить самостоятельно. Своеобразное оттягивание времени и перераспределение ответственности.

Как правильно оформить: заполнение СЗ по ГОСТу

«Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Стандарт в общих чертах определяет особенности и нормы для конкретного объекта (в нашем случае – документация).

Новый ГОСТ содержит упоминание служебных записок (например, пункт 5.15).

Оба стандарта имеют рекомендательный характер и исполняются на добровольной основе. Однако если в локальном акте организации сделана ссылка на ГОСТ, то его необходимо соблюдать.

Вступающий в силу ГОСТ содержит более детальное регулирование, в него включены новые разделы.

Требования к внешнему виду

Служебные записки оформляются на белой или другой светлой бумаге формата А4 или А5.

По краям предусматриваются поля: правое – 10 мм, с остальных сторон – по 20 мм. В нашей стране документы создаются на русском языке.

Верхняя часть («шапка»). Вверху справа вписывается адресат СЗ (не более 4, иначе необходимо делать рассылку).

С левой стороны ниже указывается наименование бумаги, дата и номер регистрации, краткое содержание (заголовок).

Дата может быть указана как в числовом формате арабскими цифрами (ДД.ММ.ГГГГ, ГГГГ.ММ.ДД), так и с использованием слов. Регистрационный номер – порядковое числовое значение, возможно с буквенным дополнением.

Основное содержание. В содержании записки может быть текст, таблица, анкета. Повествование обычно включает в себя два раздела: мотивировочный (основания и цели направления СЗ) и заключительный (итоги и просьбы).

Далее следует указание на приложенные к СЗ дополнения (если они имеются) и проставляется подпись лица, от чьего имени направляется СЗ.

Если служебная записка занимает более одной печатной страницы, то последующие страницы нумеруются.

Новый ГОСТ предусматривает дополнительные нормы:

  • он упоминает не только традиционные бумажные документы, но и электронный документооборот с соблюдением тех же правил по оформлению.
  • Текст. Лучше всего использовать шрифты Times New Roman, Arial, Verdana, Calibri. Размер от 12 до 14 в соответствии с выбранным шрифтом. Традиционный интервал между строчек – 1-1,5; для букв в словах – обычный; между отдельными словами – пробел (одна штука). Текст СЗ выравнивается по ширине листа.
  • Нумерация страниц проставляется вверху листа (верхний колонтитул).
  • Допускается двусторонняя печать документов с сохранением необходимых размеров полей со всех сторон.
  • Предусмотрен отступ для абзаца – 1,25 см.

Пример документа на фото ниже:

Когда служебная записка не соответствует правилам?

Как уже было отмечено выше, СЗ не является официальным документом, поэтому какие-либо специфические последствия для направления записок не по форме не предусмотрены.

Целью СЗ выступает получение или предоставление определенной информации коллегам по работе и единственным возможным негативным последствием оказывается отсутствие реакции на записку.

В законодательстве содержатся общие условия для обращений, при несоблюдении которых они не рассматриваются. Представляется, что они по аналогии могут быть применены и к СЗ. В частности, не получат ответа заявления:

  1. не имеющие указания на составившее их лицо (аноним);
  2. Содержащие нецензурные высказывания, оскорбления, угрозы;
  3. Не поддающиеся прочтению;
  4. Если ранее неоднократно на аналогичные запросы был дан ответ;
  5. Если при ответе придется разгласить охраняемую тайну;
  6. И другие.

Эти нормы содержатся в федеральном законе «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».Несмотря на отсутствие в законах обязательных правил для переписки посредством служебных записок, он должны составляться с соблюдением норм делового общения, правил русского языка и традиционных требований к деловым бумагам.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Статья написана по материалам сайтов: specworkgid.ru, rusjurist.ru, 101million.com.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock
detector