Суточные при разъездном характере работы

Разъездной характер работы предусматривает определенные виды работы, осуществляемые на удаленных объектах по отношению к местоположению работодателя. Ведение такого способа трудовой деятельности, безусловно, имеет свои особенности. Среди них можно выделить возмещение сотруднику суточных расходов. Суточные при разъездном характере работы выдаются трудящемуся лишь в том случае, если во время осуществления работ он проживает вне дома. Какие же еще подводные камни могут ожидать обе стороны трудового процесса? Об этом и предстоит узнать в данной статье.

Содержание

Общие сведения

Прежде всего, следует различить понятия «разъездной характер работы» и «подвижная работа».

Работа, которой присущ разъездной характер, предполагает осуществление трудовой деятельности на удаленном от офиса объекте. При этом для того, чтобы трудящийся добрался от места проживания до рабочего пункта, ему необходимо затратить большое количество времени. Сюда можно отнести водителей железнодорожного и автомобильного транспорта, связистов, водителей, работающих на междугородних рейсах.

Подвижной вид работы обусловлен неоднократным перемещением сотрудника из одного рабочего пункта в другой. В связи с такими условиями труда сотрудник должен проживать вне дома. Данный характер работы свойствен, например, сотрудникам строительных компаний, торговым агентам.

Хотя Трудовой кодекс России не разделяет оба термина, провести четкую грань между ними необходимо для того, чтобы у налоговой службы и работодателя не возникало проблем, связанных с аргументированностью выплат суточных сотрудникам организации.

Суточные положены сотруднику при разъездном характере работы в случае проживания вне дома во время поездки, а командировочные расходы на проживание и проезд выдаются при необходимости.

Как оплачивать суточные

Предприниматель вправе сам обозначать список профессий и работников с разъездным характером труда в пределах его предприятия.

Размер суточных для трудящихся, имеющих разъездной характер работы, устанавливается трудовым или коллективным договором, трудовым соглашением и другими нормативными документами конкретной организации (ТК РФ, ст. 168.1). А значит, оплата суточных может производиться в процентном эквиваленте от оклада либо четко установленной суммой, на которую влияют такие факторы как дальность поездки, ее период и прочее.

Возмещение суточных возможно только при наличии верно заполненных нормативных документов на предприятии, а именно:

  • Трудовой контракт с указанием характера работы трудящегося.
  • Определение правил возмещения суточных в контракте, составленном сотрудником и работодателем.
  • Отчеты трудящихся с приложенными билетами и маршрутами.

Согласно вышеуказанной статье и Решению Верховного суда России № ГКПИ05-147, суточные определяются как дополнительные затраты, связанные с проживанием сотрудника вне места фактического проживания более суток. Поэтому работник, осуществляющий трудовую деятельность вышеописанным образом, имеет право на такую финансовую компенсацию. Если обе стороны трудового договора будут придерживаться изложенных в статье правил, проблем с выплатой суточных и налоговой инстанцией не возникнет.

Суточные, доплата, надбавка за разъездую работу, положение, приказ, как оформить

Разъездной характер работы, Состав расходов

К расходам, связанным с разъездным характером работы, относятся:

  • расходы на проезд;
  • расходы на наем жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
  • иные расходы, произведенные сотрудниками с разрешения или ведома работодателя.

Документальное подтверждение расходов

Подтвердить расходы, связанные с разъездным характером работы, можно как документами, формы которых утверждены законодательно, так и документами, разработанными самостоятельно (ст. 9 Закона 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г., письмо ФНС России от 12 февраля 2015 г. № ГД-4-3/2104). Например, приказом о разъездном характере работ, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором, маршрутными листами, справкой-расчетом суточных и т. д.

Когда компенсации сотрудникам с разъездным характером освобождаются от страховых взносов

Если в коллективном или трудовом договоре, локальных актах прописано, что работа физлиц в занимаемой должности носит разъездной характер, то суммы возмещения расходов «разъездным» работникам освобождаются от страховых взносов. Но только в пределах, установленными вышеназванными актами и при наличии документов, подтверждающих расходы.

Все виды законодательно установленных компенсационных выплат, связанных с выполнением работниками трудовых обязанностей, не облагаются страховыми взносами (подп. «и» п. 2 статья 422 НК РФ). Перечень выплат, полагающихся тем, чья постоянная работа осуществляется в пути или имеет разъездной характер, приведен в статье 168.1 Трудового кодекса. В частности, таким работникам возмещаются расходы:

  • по проезду;
  • по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
  • иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размер и порядок возмещения таких расходов устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором (ст. 168.1 ТК РФ). Важно помнить, что у работников должны быть документы, подтверждающие расходы: билеты на проезд, гостиничные счета и т д. В противном случае выплаты работникам не могут быть признаны компенсационными.

Таким образом, компенсация затрат «разъездным» работникам не включается в базу для начисления взносов при соблюдении трех условий:

  1. размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, оговорены в коллективном, трудовом договоре или локальном нормативном акте (ст. 168.1 ТК РФ);
  2. условие о разъездном характере работы работника включено в трудовой или коллективный договор, соглашение, локальный нормативный акт (ст. 57 ТК РФ);
  3. имеются документы, подтверждающие расходы.
Это интересно:  Где указан номер страхового полиса

Разъездной характер работы и командировка

Возмещение на основании статьи 168.1 ТК РФ. Расходы, связанные со служебной командировкой. Разъездной характер работы. Расходы на такси в служебных целях.

Во многих организациях есть сотрудники, работа которых проходит в пути или имеет разъездной характер работы . Это водители-дальнобойщики, курьеры, инкассаторы, экспедиторы и т.п. Их работа связана со служебными поездками, которые не признаются командировками по статье 166 ТК РФ.

Статья 166. Понятие служебной командировки

Статья 166. Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.

В чем отличие служебных поездок от командировок?

Понятие командировки применяется для тех сотрудников, постоянное место работы которых находится в офисе.

Поправки в Трудовой кодекс обязали работодателей компенсировать стоимость поездок, которые сотрудники совершают в интересах фирмы. Отныне возмещение затрат, связанных с поездками производственного характера, закреплено в статье 168.1 ТК РФ.

Статья 168.1. Возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также с работой в полевых условиях, работами экспедиционного характера.

Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
  • иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указанных в части первой настоящей статьи, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Таким образом, возмещение затрат, связанных с поездками производственного характера, является компенсационной выплатой, а это значит, что она:

  • Списывается на расходы по п.3 статьи 255 НК РФ;
  • Не облагается страховыми взносами;
  • С нее не удерживается НДФЛ на основании статьи 217 НК РФ.

Но мы ведь живем на земле и друг другу не доверяем, особенно налоговые органы. Инспекторам недостаточно соответствующего условия в трудовом (коллективном) договоре — они хотят видеть документы, свидетельствующие о деловом характере поездок (ст. 252 НК РФ).

Оформление документов при разъездном характере работы. Форма приказа. Положение о порядке возмещения расходов, связанных со служебными поездками.

Чтобы воспользоваться нововведением, необходимо правильно оформить документы.

1 . Утвердите круг лиц, перечень и размеры расходов. Выпустите приказ .

Все это следует прописать в трудовых договорах с работниками , а также в локальном нормативном акте, пример которого приведен ниже.

Общество с ограниченной ответственностью «Гаспром»

о перечне должностей работников с разъездным характером работы

г. Москва . . . . . . . . . . . . . . 10.01.2019

ПРИКАЗЫВАЮ:
Утвердить перечень должностей работников с разъездным характером работы (либо которым может быть установлен разъездной характер работы):

– менеджер по продажам;

Генеральный директор Иванов А.В. Иванов

Положение о порядке возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников Организации «Х», постоянная работа которых имеет разъездной характер

1. Настоящее Положение является локальным нормативным актом, принятым на основании статьи 8 ТК РФ и в соответствии со статьей 168.1 ТК РФ.

2. Положение распространяется на всех работников Организации «Х», постоянная работа которых носит разъездной или экспедиционный характер. В Приложении №1 к настоящему Положению приведен перечень работ, профессий и должностей таких работников.

3. Положение вступает в силу с 1 января 2007 года и действует до отмены в установленном порядке.

4. Работникам, указанным в п.2 настоящего Положения, работодатель возмещает расходы, связанные с их служебными поездками, а именно:

  • по проезду (в том числе в общественном транспорте );
  • по найму жилого помещения;
  • суточные;
  • иные расходы, произведенные с согласия работодателя.

5. Расходы возмещаются только в том случае, если поездка являлась служебной, т.е. осуществлялась в соответствии с трудовой функцией работника или по распоряжению работодателя.

6. Расходы по проезду и найму жилого помещения возмещаются работникам на основании проездных документов, счетов гостиниц в размерах, предусмотренных этими документами.

7. Суточные выплачиваются в размере 300 рублей за каждый день поездки.

8. Иные расходы, произведенные с письменного разрешения работодателя, возмещаются в размере, установленном этим разрешением или письменным соглашением между работником и работодателем.

9. Работники, указанные в п.2 настоящего Положения, 1 раз в месяц обязаны составлять отчет о служебных поездках, с указанием всех понесенных расходах, который утверждается руководителем организации.

10. В случае необходимости работнику выдается аванс в счет предстоящих расходов на основании его заявления, подписанного руководителем организации.

11. О расходовании полученных денежных средств работник должен отчитаться течение 3 дней по окончании срока, на который выдан аванс, по форме №АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 1.08.01г. №55.

2 . Форму маршрутного листа, периодичность и порядок его заполнения надо утвердить в составе учетной политики (п. 5, 16 ПБУ 1/98) .

3 . Правильно оформляйте подтверждающие документы.

Чтобы подтвердить, что расходы обоснованы, на конкретные поездки лучше составлять служебное задание или приказ, указав цель поездки и краткий отчет о его выполнении.
Документы, которыми должны оформляться служебные поездки, не унифицированы, в отличие от командировок. Организация вправе сама установить их форму, либо воспользоваться унифицированными формами, утвержденными Госкомстатом для командировок ( приказ Т-9, командировочное удостоверение Т-10, служебное задание и отчет о его выполнении Т-10а).

Обоснованием разъездных расходов могут быть такие документы:

  • авансовый отчет работника, получившего компенсацию, с приложением билетов и счетов гостиниц;
  • документ, составленный с соблюдением требований п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, подтверждающий служебный характер поездок работника (маршрутный лист, разъездная ведомость и т.п.).
Это интересно:  Что входит в капитальный ремонт квартиры

МАРШРУТНЫЙ ЛИСТ, Бланк и форма

Унифицированной формы МАРШРУТНОГО ЛИСТА нет, разработайте ее самостоятельно.

Главное, чтобы документ позволял проследить цели поездок и маршруты, а также содержал все реквизиты первичного документа (ст. 9 Федерального закона от 21.11.2011 № 402-ФЗ Закон о бухгалтерском учете»
За основу можно взять путевой лист по форме № 3, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.97 №78.

Налогообложение и страховые взносы при разъездной работе, расходы в бухучете, ВОПРОСЫ-ОТВЕТЫ

Расходы, связанные с разъездным характером работы, возникают у сотрудника в связи с исполнением должностных обязанностей. Суммы, выплаченные в качестве компенсации этих расходов, доходами сотрудников не являются. Такой вывод следует из части 2 статьи 164 и статьи 168.1 Трудового кодекса РФ.

Поэтому документально подтвержденные расходы в связи с разъездным характером работы в размере, который установил работодатель, не облагаются:

  • НДФЛ (абз. 9 п. 3 ст. 217 НК РФ);
  • взносами на обязательное пенсионное, социальное, медицинское страхование (абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ);
  • взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 2 ч. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 № 125-ФЗ).

Если Нет документов, подтверждающих расходование суточных при «разъездной» работе, является основанием для начисления страховых взносов

Суточные, выплачиваемые сотрудникам с разъездным характером работы, не облагаются страховыми взносами только в том случае, если работники документально подтвердили целевое использование этих денежных средств. Об этом напомнил Минтруд России в письме от 28.12.15 № 17-3/В-641.

Исходя из положений статей 164 и статьей 168.1 Трудового кодекса, компенсации должны быть направлены именно на возмещение работникам понесенных расходов, в том числе связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточных). Это значит, что соответствующие затраты «разъездных» работников должны быть подтверждены документально.

Таким образом, суточные, выплачиваемые сотрудникам в связи с особым характером работ, освобождаются от страховых взносов только в том случае, если подтверждено, что работа физлиц в занимаемой должности носит разъездной характер, а также имеются документы, свидетельствующие о целевом использовании денежных выплат. В противном случае на указанные выплаты придется начислить страховые взносы в общем порядке, независимо от размера суточных, определенных в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

Нужно ли для целей НДФЛ и страховых взносов нормировать суточные сотрудникам с разъездным характером работы по правилам для командировок

Суммы возмещения сотруднику дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) при разъездном характере работы не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в полном объеме, установленном организацией. То есть в размере, который предусмотрен локальными нормативными актами (например, приказом руководителя, коллективным договором) или трудовым договором.

Расходы на проезд сотрудника на такси не облагаются НДФЛ

Аргументом в пользу компании стало то, что у нее был 1) заключен договор со службой такси на оказание транспортных услуг. Кроме того, у организации был 2) приказ об использовании такси в служебных целях . В нем были прописаны размер и порядок возмещения расходов на проезд в такси в служебных целях , а также оговорен перечень должностей, имеющих разъездной характер работы.

У нас бухгалтер ездит три раза в месяц в банк на такси. Можно ли учесть оплату такси в расходах?

Можно, если такие затраты будут экономически обоснованы и документально подтверждены согласно требованиям статьи 252 Налогового кодекса РФ. То есть у таксиста вы должны взять чек , подтверждающий оплату проезда. А обосновать затраты вы можете тем, что везете денежные средства, банковские документы, которые в общественном транспорте могут быть утеряны.

Возмещение работникам затрат, связанных с разъездным характером работы, включается в прочие расходы, связанные с производством и реализацией

Финансовое ведомство разъяснило, в каком порядке учитываются затраты работодателя по компенсации расходов на служебные поездки работникам, трудовая деятельность которых постоянно осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также сотрудникам, работающим в полевых условиях или участвующим в экспедициях (ст. 168.1 ТК РФ). Как указал Минфин, Трудовой кодекс выделяет два вида компенсационных выплат: выплаты, связанные с особыми условиями труда (являются элементами оплаты труда) и установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением трудовых обязанностей или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей (ст. 164 ТК РФ). Последние в систему оплаты труда не входят, поскольку являются компенсацией затрат работника, связанных с выполнением трудовых обязанностей.

Таким образом, возмещение работникам расходов, связанных с разъездным характером работы, относится к компенсации затрат, которые вызваны выполнением трудовых обязанностей, и учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией , на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

В трудовом договоре сотрудника предусмотрен разъездной характер работ. Расходы на возмещение затрат такого работника можно подтвердить документами, составленными по собственным формам. Главное, чтобы эти формы содержали все обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 2011 г. № 402-ФЗ

2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Бухучет разъездов

Сумму компенсации расходов сотруднику, которому установлен разъездной характер работ, отразите на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». При начислении компенсации сделайте запись:

Это интересно:  Списание гсм при усн доходы минус расходы

Дебет 26 (44, 08…) — Кредит 73
– начислена компенсация расходов, связанных с разъездным характером работы.

Выплату компенсации отразите так:

Дебет 73 — Кредит 50
– выплачена компенсация расходов, связанных с разъездным характером работы.

Суточные в фиксированном размере при разъездном характере работы взносами не облагаются

Суть спора

Напомним, компенсационные выплаты, связанные с выполнением работниками трудовых обязанностей, не облагаются страховыми взносами (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ). Перечень выплат, полагающихся тем, чья постоянная работа осуществляется в пути или имеет разъездной характер, приведен в статье 168.1 Трудового кодекса. В частности, таким работникам возмещаются расходы по проезду, найму жилья, суточные либо полевое довольствие. Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками определенных категорий работников, устанавливаются трудовым или коллективным договором (иным локальным нормативным актом).

Руководствуясь данными нормами, транспортная компания на основании трудового договора, а также локального акта выплачивала своим водителям компенсации (суточные) в размере 1000 руб. за каждые сутки, проведенные вне места постоянного жительства. На суммы компенсаций страховые взносы не начислялись.

Чиновники ФСС решили, что поскольку выплаты производились в фиксированном размере, то они являются надбавками за разъездной характер работы, то есть частью зарплаты. Следовательно, должны облагаться страховыми взносами.

Решение суда

Однако суды всех инстанций, включая коллегию ВАС, с позицией чиновников не согласились. ФАС напомнил, что базой для расчета страховых взносов являются выплаты, начисленные работнику в связи с выполнением им трудовых обязанностей. При этом есть два вида компенсационных выплат:

  • связанные с особыми условиями труда и являющиеся частью зарплаты (ст. 129 ТК РФ);
  • установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных предусмотренных законом обязанностей (ст. 164 ТК РФ).

Выплаты компенсационного характера как разновидность оплаты труда (ст. 129 ТК РФ) обычно начисляются от должностного оклада или тарифной ставки и зависят от определенного трудового результата. А в данном случае фиксированные размеры компенсаций установлены в связи с необходимостью возмещать дополнительные расходы, связанных с проживанием водителей-экспедиторов вне места постоянного жительства (суточные). Эти выплаты производились вне зависимости от трудового результата и зависели лишь от одного — от количества фактически проведенных в пути суток.

В отличие от служебных командировок, для подтверждения факта нахождения водителей-экспедиторов в пути не требуется составление командировочного удостоверения. В данном случае факт нахождения работника в разъездах подтверждают отчеты о служебных поездках, путевые листы, товарно-транспортные накладные. Эти документы содержат информацию о водителе, маршруте, продолжительности поездки и, соответственно, позволяют установить размер компенсации в зависимости от количества дней (суток), проведенных вне места жительства.

С учетом изложенного, суд постановил: спорные выплаты относились к компенсациям по смыслу статей 164, 168.1 ТК РФ. А такие компенсации страховыми взносами не облагаются на основании подп. «и» п. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ

Суточные при разъездном характере работы

>Суточные при разъездном характере работы

Общие сведения

Прежде всего, следует различить понятия «разъездной характер работы» и «подвижная работа».

Работа, которой присущ разъездной характер, предполагает осуществление трудовой деятельности на удаленном от офиса объекте. При этом для того, чтобы трудящийся добрался от места проживания до рабочего пункта, ему необходимо затратить большое количество времени. Сюда можно отнести водителей железнодорожного и автомобильного транспорта, связистов, водителей, работающих на междугородних рейсах.

Подвижной вид работы обусловлен неоднократным перемещением сотрудника из одного рабочего пункта в другой. В связи с такими условиями труда сотрудник должен проживать вне дома. Данный характер работы свойствен, например, сотрудникам строительных компаний, торговым агентам.

Хотя Трудовой кодекс России не разделяет оба термина, провести четкую грань между ними необходимо для того, чтобы у налоговой службы и работодателя не возникало проблем, связанных с аргументированностью выплат суточных сотрудникам организации.

Суточные положены сотруднику при разъездном характере работы в случае проживания вне дома во время поездки, а командировочные расходы на проживание и проезд выдаются при необходимости.

Суточные положены сотруднику при разъездном характере работы в случае проживания вне дома во время поездки, а командировочные расходы на проживание и проезд выдаются при необходимости.

Как оплачивать суточные

Предприниматель вправе сам обозначать список профессий и работников с разъездным характером труда в пределах его предприятия.

Размер суточных для трудящихся, имеющих разъездной характер работы, устанавливается трудовым или коллективным договором, трудовым соглашением и другими нормативными документами конкретной организации (ТК РФ, ст. 168.1). А значит, оплата суточных может производиться в процентном эквиваленте от оклада либо четко установленной суммой, на которую влияют такие факторы как дальность поездки, ее период и прочее.

Возмещение суточных возможно только при наличии верно заполненных нормативных документов на предприятии, а именно:

  • Трудовой контракт с указанием характера работы трудящегося.
  • Определение правил возмещения суточных в контракте, составленном сотрудником и работодателем.
  • Отчеты трудящихся с приложенными билетами и маршрутами.

Согласно вышеуказанной статье и Решению Верховного суда России № ГКПИ05-147, суточные определяются как дополнительные затраты, связанные с проживанием сотрудника вне места фактического проживания более суток. Поэтому работник, осуществляющий трудовую деятельность вышеописанным образом, имеет право на такую финансовую компенсацию. Если обе стороны трудового договора будут придерживаться изложенных в статье правил, проблем с выплатой суточных и налоговой инстанцией не возникнет.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock
detector