Шлюз отправки больничных листов в фсс

В общем случае пособие по временной нетрудоспособности выплачивает работнику работодатель на основании предъявленного ему листка нетрудоспособности. А взаимоотношения с ФСС у работодателя обычно строятся по зачетному принципу: работодатель уменьшает величину своих взносов по ВНиМ на сумму выплаченных за счет ФСС пособий по временной нетрудоспособности.

Особый порядок действуют в тех регионах, где на основании Постановления Правительства от 21.04.2011 № 294 применяется пилотный проект «Прямые выплаты страхового обеспечения». Такой порядок предусматривает, что пособие, выплачиваемое за счет ФСС, перечисляется напрямую работнику. Для этого работнику необходимо подать своему работодателю заявление и листок нетрудоспособности (п. 2 Положения, утв. Постановлением Правительства от 21.04.2011 № 294). А работодатель уже должен будет передать полученные от работника документы по описи в территориальный орган ФСС, где такой работодатель стоит на учете. Один из вариантов передачи таких документов – шлюз на сайте ФСС.

Субъекты РФ, где действует пилотный проект ФСС

С 01.07.2018 список субъектов РФ, где работает система прямых выплат застрахованным лицам, обновился. Теперь в его состав входят 39 регионов (п. 2 Постановления Правительства от 21.04.2011 № 294):

В какой срок и как передать документы в ФСС «пилотникам»?

Работодатель, получив от своего работника заявление и оригинал больничного листа, должен направить их не позднее 5 календарных дней в свое отделение ФСС. Передаваемые документы при этом сопровождаются описью, составленной по форме, приведенной в Приложении №2 к Приказу ФСС от 24.11.2017 № 578 (п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства от 21.04.2011 № 294).

А каким способом документы в ФСС можно передать?

Можно их передать в бумажном виде, направив по почте. Так могут сделать страхователи, у которых за прошлый год количество физлиц, в пользу которых производились выплаты, не превышало 25 человек. Остальные страхователи передают документы только электронно (п.п. 4, 4.1 Положения, утв. Постановлением Правительства от 21.04.2011 № 294).

Электронная передача возможна двумя способами:

• через веб-сервис;
• ерез шлюз приема документов с ЭП.

В обоих случаях страхователь должен иметь электронную подпись.

В первом случае документы передаются с помощью информационной системы страхователя, зарегистрированной в ФСС. Обычно это система, через которую работодатель сдает свою отчетность в электронном виде, в т.ч. в ФСС.

Во втором случае передача документов производится через сайт ФСС. При этом такой страхователь сам должен быть зарегистрирован в ФСС как применяющий электронный документооборот.

Подробную инструкцию по отправке документов через шлюз загрузки документов ФСС можно прочитать здесь.

Шлюз отправки больничных листов в ФСС

В классической схеме функционирования Фонд социального страхования РФ взаимодействует со страхователями в рамках зачетного принципа. Это значит, что выплата пособий осуществляется последней стороной, а ФСС в свою очередь возмещает ему разность между величиной страховых выплат и размером пособий, выданных страхователем.

Правительственное постановление РФ от 21.04.2011 г. №294 предполагает, что действующим становится механизм, связанный с прямыми выплатами. Это свидетельствует лишь о том, что пособия подверглись страхованию, а их выплату производит Фонд. Говоря об обязательствах страхователя, стоит отметить, что к ним относится передача документации в соответствии с базовыми критериями. На 2018 год данный проект запустился и стартовал уже в 39 регионах государства.

Технология предоставления бумаг

В соответствии с базовой нормативной документацией за страхователем закрепляется обязательство, связанное с передачей в адрес фонда реестров и листков нетрудоспособности посредством одного их доступных способов.

1. Бумажный вариант. Отправить можно с использованием сервисов отделения фонда, к которому привязана сторона страхования. Действительна данная программа для лиц, у которых в штате количество сотрудников составляет менее 25 человек.
2. Электронный формат. Сделать это можно с использованием двух основополагающих методик:

• шлюз приема документации с электронной подписью: в рамках этого сервиса производится прием документации с ЭП от страхователей, которые в рамках установленного порядка прошли процедуру регистрации в ФСС РФ, а также имеют возможность на использование ЭП без особых трудностей и ограничений;
• специализированный веб-сервис, предназначение которого связано с непосредственным приемом документов, имеющих электронную подпись, от информационных страховых систем, которые прошли регистрацию в ФСС и без проблем пользуются эл. подписью в своей работе.

В статье будет освещена информация о шлюзе приема документов, а также о базовых документах, принимающих участие в этом процессе.

Право и порядок использования

Проект, связанный со шлюзом отправки БЛ, является повсеместным и достаточно широко применяется в современной практике. Право на его использование имеют все страхователи, у которых сложились со страховщиками честные доверительные отношения.

Порядок использования определяется в рамках действующего законодательства, в которое входят нормативные акты, приказы и прочие государственно-правительственные издания. Есть определенный образец документов, которые должны отправляться посредством этого механизма, и во избежание ошибок и проблем стоит им воспользоваться.

Где реализуется «пилотный проект»

«Пилотный проект», предполагающий оплату прямых пособий в рамках социального страхования, проработал уже более 7 лет. Полный цикличный этап его развития и реализации установлен в рамках временного периода с 2012 по 2020 год.

Установление правил произошло на базе правительственного постановления РФ от 21.04.2011 №294. Именно этот документ регулирует все аспекты, связанные с взаимоотношениями между сторонами. После того как данное направление было признано удачным, стал планироваться переход на прямые выплаты пособий из ФСС по всему государству.

В настоящее время наблюдается такая тенденция, что ежегодно проект присоединяет к себе все большее количество субъектов – краев, областей, автономных республик. Вот основные части нашей страны, которые уже принимают участие в этом шлюзе:

• Карачаево-Черкесская Республика (вступила в состав в 2012 г.);
• Нижегородская обл.;
• Хабаровский край, Курганская, Новгородская, Новосибирская, Тамбовская обл. – 2015 г.;
• Татарстан, Самарская, Белгородская, Ростовская обл. – 2015-2016 г.;
• Мордовия, а также Калининградская, Калужская, Липецкая, Ульяновская, Брянская обл. – 2016 г.;
• в 2017 г. в этот перечень включены республики: Адыгея, Бурятия, Алтай, Калмыкия, а также ряд областей: Амурская, Вологодская, Омская, Томская, Орловская, Магаданская;
• с 1 июля 2018 года: Республика Саха (Якутия), Забайкальский край, Владимирская, Волгоградская, Воронежская, Ивановская, Кемеровская, Кировская, Костромская, Курская, Рязанская, Смоленская, Тверская области.

Перечислен далеко не весь состав Российской федерации, но можно отметить, что с каждым годом количество таких регионов растет.

Когда ФСС перечисляет больничный

Для организаций в регионах, принимающих участие в этой проектной части, функционирует особая расчетная схема с ФСС. Она подразумевает полноценную уплату страховых взносов в бюджетную казну. Суммы их показателей не подлежат уменьшению на величины выплат по социальному страхованию.

Последние, к слову, не подлежат отражению в отчетности 4-ФСС. Работодатель осуществляет передачу сведений о больничных листках, предоставленных работникам, в социальную страховую службу.

Она, в свою очередь, самостоятельно проводит расчетные и выплатные действия. Аналогичным образом напрямую производится выплата пособий при появлении на свет детей, а также в ходе постановки на больничный учет на ранних сроках «интересного положения». То же самое касается отпускных по уходу за ребенком до полуторалетнего возраста, оплаты дополнительного периода отдыха и лечения.

Первые три дня временной нетрудоспособности оплачиваются организацией за ее счет, согласно классическим правилам, оговоренным в ФЗ №255. Также за организацией закрепляется обязательство по самостоятельной выплате пособия на погребение, оплаты дополнительных выходных по уходу за ребенком-инвалидом, расходов, связанных с предупредительными мерами.

На эти суммы также не могут быть уменьшены взносы по страхованию, которые выплачиваются. Тем не менее, их сумму возмещает ФСС в процессе подачи соответствующей документации в территориальный орган.

Нюансы отправки реестра

После полноценного формирования реестра он подлежит безоговорочному подписанию с применением электронной подписи и шифрованию посредством сертификата получателя со стороны Фонда социального страхования.

Для проведения этой процедуры может быть применена специальная программа. Функционирование системы осуществляется в онлайн-режиме, что способствует автоматическому обновлению сертификатов ответственных лиц. Отправка осуществляется, как уже отмечалось, двумя путями. Мы рассмотрим их детальнее.

1. Подписанный и зашифрованный документ может быть отправлен с применением системы предоставления отчетности. Для большинства из них производится импорт реестра в особый формат и последующая отправка по аналогии с любым другим отчетном.
2. Если система передачи отчетности в рамках электронной формы у вас в установленном виде отсутствует, вы сможете применять аналогичную программу со встроенным модулем отправки отчетности на шлюз. Однако в сравнении с полноценно функционирующей системой данная программа имеет крайне ограниченный функционал и позволяет лишь создать реестр больничных и обеспечить его отправку.

Какой из способов предпочесть – решается в каждом отдельном случае индивидуально.

Порядок представления сведений

Организация после получения всего необходимого пакета бумаг в целях назначения пособия обязуется обеспечить передачу сведений в территориальный орган ФСС. Этот аспект потребует от вас затраты порядка 5 календарных суток.

Чтобы предоставление произошло качественно и эффективно, на практике применяется разработанный реестр больничных листов в целях возмещения ФСС. Впоследствии территориальный орган осуществляет проверочные мероприятия в отношении больничного листа и набора прочих предоставляемых бумаг. Происходит принятие решения о назначении и выплате пособия.

Если численность сотрудников компании не более 25 человек, то документационный пакет может быть предоставлен на бумаге. Если это число больше, то предоставление осуществляется исключительно в электронном формате. Порядки, в которых документ предоставляется в электронной форме, установлены в Спецификации, утвержденной силами Фонда.

Обмен сведениями осуществляется посредством Шлюза ФСС. Вот несколько правил, которые следует соблюдать для успешного исхода дела.

1. Чтобы документы могли быть беспрепятственно предоставлены в электронной форме, требуется наличие ЭЦП от уполномоченного лица компании.
2. Может на практике подойти подпись, которая используется в целях подписания и отправки отчетности и ИФНС.
3. Передача реестров производится с использованием формата XML, подготовка документации – посредством бесплатного ПО, разработанного фондовыми специалистами, или с помощью ПО, принадлежащего сторонним создателям.
4. После мер подготовки реестр подлежит подписанию и шифрованию в целях отправки.
5. Если используется бесплатное программное обеспечении или не предполагает подписание ЭЦП, то в дополнение ко всему комплексу скачивается и устанавливается специальная программ, посвященная подписанию и шифрованию бумаг.
6. Затем все это отправляется в ФСС через сервис Шлюза. Система выдает сообщение об успешной загрузке.
7. Затем останется лишь проверить информацию о последующей обработке. Для этого требуется заполнение регистрационного номера компании.

Если действовать грамотно и последовательно, система позволит вам добиваться оптимальных результатов в этом направлении и избегать всевозможных трудностей.

Что собой представляет шлюз отправки больничных листов в ФСС и как им пользоваться для отправки сведений?

Для того чтобы сократить количество времени, которое используется для отправки больничного листа от работодателя в Фонд социального страхования, на территории Российской Федерации реализуется проект установления электронного документооборота между ФСС и существующими работодателями путем использования специальной системы отправки больничных через шлюз ФСС. Что следует знать об этом проекте?

Регионы, в которых реализуется пилотная часть проекта

Реализация программы полномасштабного использования электронного документооборота между работодателями и Фондом социального страхования осуществляется на основании Постановления Правительства Российской Федерации №294 от 21 апреля 2011 года.

Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

• Москва: +7 (499) 110-33-98 .
• Санкт-Петербург: +7 (812) 407-22-74 .

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

На основании положений данного Постановления выделяют следующие регионы, в которых с 1 июля 2018 года реализуется данный проект (на сегодняшний день их 39):

• город федерального значения Севастополь;
• республики Адыгея, Алтай, Бурятия, Кабардино-Балкария, Калмыкия, Карачаево-Черкессия, Карелия, Крым, Мордовия, Северная Осетия-Алания, Татарстан, Тыва;
• края Алтайский, Приморский, Хабаровский;
• области Амурская, Астраханская, Белгородская, Брянская, Вологодская, Еврейская автономная, Калининградская, Калужская, Костромская, Курганская, Курская, Липецкая, Магаданская, Нижегородская, Новгородская, Новосибирская, Омская, Орловская, Ростовская, Самарская, Тамбовская, Томская, Ульяновская.

С 1 января 2021 года данная система в случае успешной апробации на уровне пилотных регионов должна быть введена на территории всей Российской Федерации.

Основные принципы для отправки данных

Для того чтобы проект использования шлюза для отправки данных о больничных листах сотрудников в Фонд социального страхования был реализован в полном объеме, необходимо неукоснительно соблюдать следующие принципы отправки данных:

• работодатель обязан быть зарегистрирован в Фонде социального страхования в качестве участника системы взаимного электронного документооборота;
• для отправки больничных в электронном виде посредством шлюза у работодателя должна быть в наличии электронная цифровая подпись, сертификат которой соответствует требованиям, установленным для таких подписей Фондом социального страхования;
• при отправке данных о больничных листах должны быть соблюдены требования, предъявляемые к срокам отправки таких данных, что означает необходимость отправки больничного листа в срок не более пяти дней с момента получения от сотрудника такого листка нетрудоспособности.

Если данные принципы соблюдены, взаимодействие с ФСС будет осуществляться достаточно быстро.

Правила отправки документов

Для того чтобы Фонд социального страхования в рамках реализации указанного проекта получал передаваемые через шлюз больничные листы без каких-либо ошибок и принимал их к обработке в течение короткого периода времени, необходимо соблюдать порядок отправки документов:

• первым этапом становится подтверждение подлинности и достоверности данных, указанных в больничном листе, с помощью электронной цифровой подписи;
• в качестве второго этапа рассматривается авторизация на официальном сайте Фонда социального страхования;
• третьим этапом является загрузка электронных больничных и подтверждение осуществленной загрузки с помощью имеющейся электронной цифровой подписи;
• четвертый этап – подтверждение осуществленной загрузки;
• на пятом этапе работодатель получает подтверждение осуществленной загрузки с помощью сформированного отчета либо об ошибке производимой загрузки. Для этого необходимо ввести регистрационный код работодателя на сайте ФСС и сформировать отчет. В случае если возникли какие-то ошибки, они будут указаны с помощью специальных кодов в сформированном отчете.

Наиболее распространенные ошибки

При отправлении данных по принятым больничным через шлюз Фонда социального страхования иногда возникают ошибки. К числу основных относятся:

• ошибка с кодом «10», которая возникает в случае невозможности общей расшифровки переданной информации;
• ошибки с кодами в диапазоне от 11 до 51, возникающие в случае, если в сертификате электронной подписи имеются какие-либо ошибки, либо в нем указаны не все необходимые данные;
• если код ошибки находится в диапазоне от 503 до 598, то данные ошибки возникают в самих загруженных файлах;
• ошибка, кодируемая кодом 599, характеризует внутренние нарушения и неполадки, возникающие на сайте Фонда социального страхования.

Использование шлюза на сайте Фонда социального страхования для того, чтобы отправлять сведения о полученных работодателем больничных, призвано сократить время направления информации и систематизировать предоставляемые данные, а также облегчить проверку подлинности предоставляемых больничных листов.

Дорогие читатели, каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

• Москва: +7 (499) 110-33-98 .
• Санкт-Петербург: +7 (812) 407-22-74 .

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

В «пилотных» регионах реестры листов нетрудоспособности можно отправить в ФСС через «Контур.Экстерн»

С 1 июля 2016 года ряд регионов (Республика Мордовия, Брянская, Калининградская, Калужская, Липецкая и Ульяновская области) присоединились к пилотному проекту ФСС «Прямые выплаты». Таким образом, всего в проекте сейчас участвует 20 субъектов РФ. Специально для участников пилотного проекта в системе «Контур.Экстерн» реализован сервис «Пособия ФСС», который позволяет работодателям быстро и без ошибок заполнять электронные реестры листов нетрудоспособности и отправлять их в ФСС.

В чем суть пилотного проекта?

Традиционно ФСС работает с работодателями по зачетному принципу: работодатель выплачивает сотруднику пособие, а фонд перечисляет страхователю разницу между суммой страховых взносов и размером выплаченных им пособий.

В пилотных регионах пособия сотрудникам выплачивает не работодатель, а напрямую ФСС (см. постановления Правительства РФ от 21.04.11 № 294 и от 19.12.15 № 1389). Работодатель обязан лишь представить соответствующие документы в филиал фонда.

При этом размер пособий и формула расчета пособий в «пилотных» регионах остаются прежними.

Как работодатель взаимодействует с ФСС?

Работодатель обязан направлять реестры листов нетрудоспособности в электронном виде, если среднесписочная численность сотрудников компании превышает 25 человек. Организации с численностью сотрудников менее 25 человек могут передавать данные в ФСС как на бумаге, так и в электронном виде.

Срок представления документов — 5 рабочих дней с момента подачи сотрудником листа нетрудоспособности.

Напомним, какие действия на практике должен совершить бухгалтер в «экспериментальных» регионах. Работник получает в лечебном учреждении «бумажный» больничный и приносит его бухгалтеру. Бухгалтер формирует на основании данных из «бумажного» больничного «электронный больничный» (официальное название — реестр сведений), подписывает его электронной подписью, шифрует и отправляет на специальный приемный шлюз в ФСС. Далее шлюз ФСС обрабатывает документ. Бухгалтер просматривает результат проверки документа шлюзом. Если это квитанция, то все в порядке — документы направлены на рассмотрение в территориальное отделение ФСС. Если это протокол ошибок, нужно их исправить и направить документ повторно.

Как работает сервис «Пособия ФСС» в Экстерне?

Реестр листов нетрудоспособности можно отправить в ФСС не только напрямую через портал фонда, но и через специальные сервисы — например, «Пособия ФСС» в системе «Контур.Экстерн».

Сервис помогает формировать документы без ошибок, чтобы ФСС приняла их с первого раза

В сервисе реализовано более 400 проверок, которые применяются на шлюзе ФСС. Ошибки подсвечиваются красным прямо при заполнении, появляются подсказки, как их исправить. Система не даст отправить документ с ошибкой.

«Контур.Экстерн» также избавляет бухгалтера от лишней работы по заполнению реестра. Так, пользователю сервиса не придется несколько раз заполнять данные по одному сотруднику для получения каждого нового пособия: система запоминает введенные однажды данные, и в следующий раз достаточно будет просто выбрать фамилию из списка.

В системе реализованы справочники больниц, банков и адресов (КЛАДР) с функцией автоподстановки. Достаточно ввести ОГРН медорганизации, чтобы система автоматически подставила ее наименование и предложила адрес для выбора. Справочник банков регулярно обновляется с сайта ЦБ РФ. Достаточно ввести БИК банка, чтобы наименование было подставлено автоматически. Номер счета вводится один раз, система запоминает его и в дальнейшем подставляет автоматически. При несоответствии номера счета и БИК банка система не даст отправить документ.

Вводить реквизиты работодателя повторно тоже не придется: они связаны с реквизитами налогоплательщика в «Контур.Экстерне» и вводятся один раз.

Сервис делает форму проще и нагляднее

В электронной форме предусмотрено множество полей: для каждого вида пособия свои. Разобраться, какие именно поля в каком случае нужно заполнять, довольно сложно. Сервис упрощает эту задачу, выводя на экран только те поля, которые нужно заполнять в конкретном случае для указанного типа пособия.

Сервис помогает наладить взаимодействие с сотрудниками, которые обращаются с вопросами по пособиям

Бухгалтеру достаточно заполнить документ для отправки в ФСС и нажать «Распечатать заявление». По введенным данным система распечатает заявление, которое можно отдать сотруднику на проверку и подпись.

Сервис позволяет загружать документы на выплату пособий из любых других программ

После загрузки система проверяет документ. Если обнаружатся ошибки, их можно будет исправить прямо в сервисе.

Сервис не создает дополнительных сложностей на этапе переноса данных из бумажного больничного в электронную форму

В системе порядок полей на вкладке «Лист нетрудоспособности» полностью соответствует порядку и отображению полей на бумажном бланке, поэтому данные легко перенести.

Сервис делает наглядной работу по каждому листу нетрудоспособности и всем отправленным документам в целом

По каждому сотруднику и каждому виду пособия сервис формирует отдельный документ. Таким образом, при отправке документа на шлюз ФСС пользователь получит квитанцию по каждому сотруднику по отдельности, а не оптом.

В сервисе можно увидеть, на каком этапе обработки находится документ и отправлен ли он на рассмотрение в региональное отделение. Бухгалтеру не нужно ждать почту или звонить в ФСС.

Вся история документооборота по конкретному документу хранится в одном месте. Квитанции и протоколы ошибок можно просмотреть, скачать и распечатать. Также предусмотрена возможность распечатать список всех отправленных документов за любой месяц.

Все данные хранятся на защищенном сервере, который соответствует требованиям закона № 152-ФЗ «О персональных данных».

Сервис бесплатно доступен всем пользователям «Контур.Экстерна», в том числе тарифного плана «Малый бизнес».

Статья написана по материалам сайтов: investim.info, pravo.team, www.buhonline.ru.

«