Положение о служебных командировках

Образец положения о командировках 2018 года сможет обеспечить эффективность служебных поездок работников организации в соответствии с требованиями действующего российского законодательства. Кроме того, правильно оформленный документ поможет избежать недоразумений с ИФНС и ГИТ. В статье будет рассмотрен этот локальный акт, с учетом всех правовых норм РФ в 2018 году.

Необходимость положения о командировках в 2018 году

Положение о командировках – это локальный документ, который регламентирует процедуру возмещения расходов работникам во время служебных командировок. Расходы сотрудников во время служебных поездок, как правило, следующие:

Тем не менее, однозначный ответ на вопрос об обязательном наличии положения о командировках в организации отсутствует. Это связано с тем, что все денежные нюансы, связанные с командировками, можно отразить в другом документе – положении об оплате труда.

К тому же, в российском законодательстве нет упоминания о том, что положение о командировках – это обязательный локальный акт предприятия. В соответствии с частью 4 статьи 168 ТК РФ, размер компенсаций работникам за расходы, понесенные ими в служебных поездках, допустимо оформлять в соответствии с внутренним нормативным актом компании.

Помимо этого, рекомендуется установить точные размеры оплаты служебных поездок сотрудников, которые отправляются в командировки в выходные дни (праздники).

С образцом положения о командировках 2018 года можно ознакомиться здесь:

Нужно ли командировочное удостоверение в 2018 году?

Командировочное удостоверение представляет собой документ, выданный организацией сотруднику на время пребывания его в командировке. Благодаря данному документу можно обосновать место (время) нахождения работника при его отсутствии на непосредственном рабочем месте.

В 2018 году служебное удостоверение для командировки сотрудника выдавать не нужно, в связи с тем, что документ был отменен еще в 2015 году.

Длительность командировки: как ее определить?

Чаще всего срок пребывания работника в служебной поездке определяется положением о командировках. Нередко возникают непредвиденные случаи.

К примеру, работник доехал до места назначения на попутном транспортном средстве. В данной ситуации нет каких-либо конкретных инструкций, а значит, срок служебной поездки работника будет определен в соответствии с приказом руководителя предприятия, согласно которому сотрудник был отправлен в командировку.

Таким образом, для того чтобы определить сколько сотрудник находился в служебной поездке, нужно обратиться к дате начала командировки (в соответствии с приказом) и к сопутствующим документам (это зависит от отдельной ситуации).

Расходы работника в служебной поездке

В структуру положения о командировках включено несколько разделов, в числе которых одним из основных является порядок предоставления отчетности, которая связана с отправкой работника в служебную поездку.

Зачастую в организации устанавливают порядок, в соответствии с которым работник, который вернулся из командировки, в трехдневный срок обязан предоставить документальное подтверждение целевой траты денежных средств за время нахождения в служебной поездке.

В положение о командировках образца 2018 года следует также отразить механизм компенсации сотрудникам, которые используют для осуществления служебной поездки личный автотранспорт. В этой ситуации срок командировки должен определяться на основании служебного письма, подписанного командированным работником после того, как он вернется в офис компании.

Особенности однодневных поездок и служебные записки в 2018 году

Командировки бывают не только длительными, но и однодневными. Руководитель предприятия самостоятельно принимает решение о возможности направления сотрудника в служебную поездку на один день с учетом следующих моментов:

  • количество километров до места командировки;
  • характер выполняемой работы;
  • время, которое потребуется работнику для отдыха;
  • занятость работника в командировке.

Далее решение руководства отражают в служебной записке. При отсутствии возможности отправить сотрудника в служебную поездку на один день, принимается решение о выплате работнику суточных командировочных расходов.

В этих случаях написание служебной записки происходит по возвращении работника из поездки.

Если служебная поездка занимает всего один день, а работник возвращается к ночи, то в обязанности предприятия входит компенсация следующих расходов сотрудника:

  • на проезд;
  • на транспортировку багажа, который необходим для выполнения рабочих обязанностей.

Суточные командировочные расходы в данном случае не подлежат возмещению.

Отметим, что действующее законодательство РФ не содержит требования об обязательном составлении служебной записки. Этот вопрос решается по усмотрению работодателя и зависит от отдельной ситуации.

Документ допустимо составлять в свободной форме. Работодателю в нем следует указать такую информацию:

1. Причины, по которым сотрудник отправляется в служебную поездку.

2. Задачи, которые поручено решить откомандированному работнику.

В некоторых ситуациях служебная записка может быть оформлена сотрудником. Речь идет о таких случаях:

1. У работника нет документов, которые являются подтверждением выделенных ему денег на командировку.

2. Сотрудник использовал личный (арендованный/служебный) транспорт в ходе служебной поездки.

Как оплачиваются расходы при отъезде работника в выходной день?

В частности, в соответствии с нормами статьи 153 ТК РФ, отправка в командировку, так же как и возвращение из нее в выходной, должно будет оплачено минимум в двукратном размере.

По желанию сотрудник имеет право отказаться от двойной оплаты расходов в выходные дни и выбрать обычную компенсацию и выходными днями, которые будут для него удобны.

Страховые взносы с командировочных расходов, превышающих норму в 2018 году

Действующее законодательство требует, чтобы с суточных командировочных расходов, которые превышают установленный размер, были уплачены страховые взносы. На основании пункта 2 статьи 422 НК РФ, нормативы суточных командировочных затрат в 2018 году такие:

  • для поездок в пределах РФ – 700 рублей (в день);
  • для поездок в другие страны – 2500 рублей (в день).

В завершении приведем пример расчета.

Допустим, что для служебных поездок в пределах РФ в организации установлен минимальный размер суточных командировочных расходов – 1100 рублей (в день). Фирме понадобилось отправить работника в трехдневную командировку в соседний регион.

Какая сумма денег в данном случае попадет под уплату страховых взносов?

Сумма суточных расходов сотрудника за три дня составит 3300 рублей. Значит, расчет будет выглядеть так:

3300 – 2100 = 1200 рублей.

С суммы 1200 рублей нужно будет уплатить страховые взносы.

Напомним, что каждая организация имеет право самостоятельно принимать решение о сумме суточных командировочных расходов, как для служебных поездок по России, так и для командировок в другие государства.

Положение о командировках

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Распоряжение работодателя оформляется обычно в виде приказа, образец которого мы приводили здесь. А если запланированная командировка была отменена, то составляется новый приказ об отмене командировки.

Напомним, что не являются командировками служебные поездки работников, чья постоянна работа ведется в пути или имеет разъездной характер, а также направление работников на вахту (ч. 1 ст. 166 ТК РФ, п. 1.1 Основных положений, утв. Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС, Минздрава СССР от 31.12.1987 № 794/33-82).

Указанные и иные вопросы требуют уточнения со стороны работодателя и утверждения в коллективном договоре или локальном нормативном акте. В качестве локального нормативного акта обычно разрабатывается Положение о служебных командировках.

Утверждаем Положение о командировках

Учитывая, что Положение о командировках не является обязательным документом, его структуру и содержание работодатель определяет самостоятельно. Примерную форму Положения о командировках (образец 2018) скачать бесплатно можно по приведенной ниже ссылке.

Во многом такое Положение может дублировать аспекты, изложенные в Положении 749 о командировках, в 2018-ом году которое продолжает действовать (Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Так, Положение о командировках может включать в себя, в частности, следующие разделы:

  • общие положения;
  • порядок направления работников в служебные командировки;
  • срок служебной командировки;
  • продление срока служебной командировки;
  • отзыв работника из служебной командировки;
  • гарантии работнику при направлении в служебную командировку;
  • размеры, порядок и срок возмещения работнику расходов, связанных со служебными командировками.

К примеру, в разделе «Общие положения» могут даваться понятие служебной командировки, приводиться термины, используемые в Положении, а также ограничения относительно направления в командировки отдельных категорий работников. А, скажем, в разделе «Порядок направления работников в служебные командировки» могут раскрываться порядок документооборота при направлении работников в командировку, и возвращении из нее, обязанности командируемых работников и лиц, ответственных за организацию служебных поездок работников.

Положение о командировках утверждается руководителем организации. Реквизиты приказа об утверждении Положения о командировках приводятся в таком Положении.

С утвержденным Положением о командировках, как с локальным нормативным актом работодателя, необходимо знакомить работников под роспись при их приеме на работу (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Приведем образец Положения о командировках в 2018 году.

Положение о служебных командировках

Общие положения о командировках

Настоящее Положение определяет порядок организации служебных командировок на территории РФ и за ее пределами работников ООО Компания «Название» (далее — Общество).

Служебной командировкой работника является инициированная директором либо иным уполномоченным должностным лицом поездка работника на определенный срок в населенный пункт, расположенный за пределами города Ярославля или местонахождения обособленного подразделения, для выполнения служебного поручения либо участия в мероприятиях, соответствующих уставным целям и задачам Общества.

Настоящая инструкция распространяется на представителей руководства, иных административных работников, работников вспомогательных и функциональных структурных подразделений, а так же на всех иных работников, состоящих с Обществом в трудовых отношениях, именуемых далее в тексте настоящей инструкции «Работники».

За командированным работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок за время командировки, в том числе и за время пребывания в пути.

Средний заработок за время пребывания работника в командировке сохраняется на все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

Основными задачами служебных командировок являются:

  • решение конкретных задач производственно-хозяйственной, финансовой и иной деятельности Общества;
  • оказание организационно-методической и практической помощи в организации образовательного процесса;
  • проведение конференций, совещаний, семинаров и иных мероприятий, непосредственное участие в них;
  • изучение, обобщение и распространение опыта, новых форм и методов работы.

Не являются служебными командировками:

  • служебные поездки работников, должностные обязанности которых предполагают разъездной характер работы, если иное не предусмотрено локальными или нормативными правовыми актами;
  • поездки в местность, откуда работник по условиям транспортного сообщения и характеру работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту жительства. Вопрос о целесообразности и необходимости ежедневного возвращения работника из места служебной командировки к месту жительства, в каждом конкретном случае решается руководителем, осуществившим командирование работника;
  • выезды по личным вопросам (без производственной необходимости, соответствующего договора или вызова приглашающей стороны);
  • поступление на учебу и обучение на заочных отделениях образовательных учреждений высшего и дополнительного профессионального образования.

В зависимости от оснований выезда служебные командировки подразделяются на:

  • плановые, которые осуществляются в соответствии с утвержденными в установленном порядке планами и соответствующими сметами;
  • внеплановые — для решения внезапно возникших проблем, требующих немедленного рассмотрения, либо в иных случаях, предусмотреть которые заблаговременно не представляется возможным.

Командирование руководителей отделов (направлений, подразделений) допускается только в случаях, если это не вызовет нарушений в нормальном режиме ведения производственного процесса.

В случае командировании руководящего состава, должностное лицо, принявшее решение о направлении руководящего работника в командировку обязано назначить лицо временно исполняющего его обязанности с возложением на временно исполняющего обязанности на период командировки всех должностных обязанностей и прав командированного работника, включая права, предоставленные командированному работнику на основании доверенности.

Не допускается направление в командировку и выдача аванса работникам, не отчитавшимся об израсходованных средствах в предыдущей командировке.

Порядок оформления служебных командировок

На основании приказа директора или должностного лица, уполномоченного на командирование сотрудников, работнику, направляемому в служебную командировку, выдается командировочное удостоверение, оформленное в соответствии с Унифицированной формой № Т-10, утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 26 от 6 апреля 2001 г. Командировочное удостоверение должно быть подписано директором или должностным лицом, уполномоченным на командирование сотрудников.

В целях подтверждения факта убытия в служебную командировку и нахождения в пунктах командировки командируемый работник обязан произвести заверенные печатями отметки:

  • об убытии в служебную командировку и о возвращении из командировки к месту работы;
  • соответствующего должностного лица либо органа принимающей стороны о прибытии на место служебной командировки и убытии из него.

В случаях, когда работник командируется в несколько пунктов, отметки о прибытии и убытии проставляются в каждом пункте служебной командировки, в котором работник находился.

Срок и режим командировки

Срок командировки устанавливается приказом директора либо иным распорядительным актом должностного лица, уполномоченного на командирование работников Общества исходя из:

  • ориентировочного времени необходимого для выполнения служебного поручения;
  • продолжительности проведения образовательного мероприятии согласно приглашения принимающей стороны;
  • условий договора, которым предусмотрено обязательства Общества по командированию работников.

Срок командировки работника Общества не может превышать 30 дней. Днем выезда работника в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из г. Ярославля (или места нахождения обособленного подразделения), а днем прибытия из командировки — день прибытия транспортного средства в г. Ярославль (или место нахождения обособленного подразделения). При отправлении транспортного средства до 24-х часов включительно днем выбытия в командировку считаются текущие сутки, а с 0-го часа и позже — следующие сутки.

День выезда в служебную командировку (день приезда из служебной командировки) определяется по региональному времени отправления (прибытия) транспортного средства в соответствии с расписанием их движения. В случае отправления (прибытия) транспортного средства во время, отличное от расписания, фактическое время отправления (прибытия) подтверждается соответствующими справками или заверенными отметками на проездных билетах.

Отметки в командировочное удостоверение относительно прибытия и выбытия работника заверяются той печатью, которой пользуется в своей хозяйственной деятельности предприятие для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица, на которое приказом (распоряжением) руководителя предприятия возложена обязанность осуществлять регистрацию лиц, выбывающих в командировку и прибывающих из нее.

Если работник командирован на несколько предприятий либо в несколько населенных пунктов, отметки о дне прибытия и дне выбытия проставляются на каждом предприятии или в каждом пункте.

На работника, находящегося в командировке, распространяется режим рабочего времени и правила распорядка предприятия, учреждения, организации, на которое он командирован. Вместо дней отдыха, не использованных за время командировки, другие дни отдыха после возвращения из командировки не предоставляются. Исключение составляют случаи, когда мероприятия, на которые работник командирован, проходили в выходные дни либо иные дни отдыха, установленные в соответствие с законодательством Российской Федерации и Правилами трудового распорядка.

В случаях, когда работник специально командирован для работы в выходные или праздничные и нерабочие дни, то компенсация за работу в эти дни выплачивается в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Если работник отбывает в командировку либо прибывает из командировки в выходной день, ему после возвращения из командировки предоставляется другой день отдыха.

За время задержки в пути без уважительных причин работнику не выплачивается заработная плата, не возмещаются суточные расходы, расходы на наем жилого помещения и другие расходы.

Временная нетрудоспособность работника в период командировки

В случае наступления в период командировки временной нетрудоспособности, работник обязан незамедлительно уведомить о таких обстоятельствах должностное лицо Общества, принявшее решение о его командировании.

Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства подлежат удостоверению надлежаще оформленными документами соответствующих государственных (муниципальных) либо иных медицинских учреждений, имеющих лицензию (сертификацию) на оказание медицинских услуг. За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности.

Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки.

В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общем основании возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного места жительства, но не свыше трех дней.

Особенности командировок за пределы РФ

При командировании за пределы РФ, Общество обеспечивает работника денежными средствами в национальной валюте страны пребывания работника или в свободно конвертированной валюте.

Авансирование текущих расходов работника производится в размерах, установленных Постановлением Правительства РФ «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» и иными нормативными актами.

При выдаче аванса на командировку, работник обязан ознакомиться со справкой-расчетом на выданный ему аванс и положениями законодательства РФ об отчетности за его использование. Если при выдаче аванса общая сумма в иностранной валюте имеет дробную часть, то допускается применение арифметического правила округления до полной единицы.

Это интересно:  Нечитаемый гос номер пункт пдд

Приобретение валютных средств в уполномоченном банке и бухгалтерский учет иностранной валюты осуществляются согласно требованиям действующего законодательства РФ.

Фактическое время пребывания в командировке за пределами РФ определяется:

  • в случае командировки в страны, с которыми установлен полный пограничный контроль, — по отметкам контрольно-пропускных пунктов в заграничном паспорте;
  • в случае командировки в страны, с которыми не установлен или упрощен пограничный контроль, — согласно отметкам стороны, которая командирует, и стороны, которая принимает, в удостоверении о командировке;
  • в случае отсутствия отметок в соответствии с подпунктами «а» и «б» настоящего пункта суточные расходы командированному работнику не возмещаются.

Если работник получил аванс на командировочные расходы, но не выехал в командировку, он обязан в течение трех рабочих дней с дня принятия решения об отмене поездки возвратить в кассу полученные им денежные средства в валюте той страны, в которой был выдан аванс.

Если для окончательного расчета за командировку необходимо выплатить дополнительные средства или работником не получены авансовые средства на командировку, их выплата работнику осуществляется в рублях РФ по официальному обменному курсу Банка России к иностранным валютам стран пребывания, установленному на день утверждения авансового отчета.

В случае отсутствия у работника подтверждающих документов об обмене валюты, в которой выдан аванс, на национальную валюту страны пребывания перерасчет расходов, осуществленных в командировке и подтвержденных документально, осуществляется исходя официального обменного валютного курса, установленного ЦБ РФ на день утверждения авансового отчета.

Работнику, направленному в командировку как внутри РФ, так и за ее пределы, возмещаются следующие расходы:

суточные, в пределах норм, установленных в соответствии с постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93;

фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы:

— по найму жилого помещения;

— на проезд до места назначения и обратно;

— сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы;

— расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;

— расходы на провоз багажа;

— на служебные телефонные переговоры;

— по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз;

— расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Расходы, связанные с командировкой, но не подтвержденные соответствующими документами, работнику не возмещаются. Расходы в связи с возвращением командированным работником билета на поезд, самолет или другое транспортное средство могут быть возмещены с разрешения руководителя предприятия только по уважительным причинам (решение об отмене командировки, отозвание из командировки, болезнь) при наличии документа, подтверждающего такие расходы.

Расходы на питание, стоимость которого включена в счета на оплату стоимости проживания в гостиницах или проездные документы, оплачиваются командированными за счет суточных.

Возмещение расходов на перевозку багажа, весом свыше установленных транспортными предприятиями предельных норм не производится.

Возмещение расходов на служебные телефонные переговоры проводятся в размерах, согласованных с лицом, принявшим решение о командировании работника.

За время нахождения в служебной командировке, в том числе и в пути к месту служебной командировки и обратно, работнику выплачиваются суточные за каждый день нахождения в командировке.

Выплата суточных производится пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией», но не более размера, установленного Сметой, если командировка осуществлялась в плановом порядке.

Суточные расходы за время пребывания в командировке выплачиваются:

  • за каждый день пребывания в командировке, включая день выезда и приезда, — по нормам, установленным для РФ или государства за пределами РФ, куда командирован работник;
  • в случае осуществления командировок в несколько государств в течение суток — в размере среднего арифметического от норм, установленных для этих государств;
  • при направлении в командировку в две или более страны — по нормам, установленным для соответствующих стран, со дня пересечения границы соответствующего государства. День возвращения в РФ (пересечения границы) — по нормам последней страны пребывания в командировке;
  • если дата выезда в командировку в страны, с которыми установлен полный пограничный контроль, или дата возвращения из них не совпадает с датами по отметкам в заграничном паспорте или документе, его заменяющем, то суточные расходы за время проезда через территорию РФ возмещаются в соответствии с порядком, предусмотренным для командировок в пределах РФ;
  • если командированный работник, пребывая в пути в страну, с которой не установлен или упрощен пограничный контроль, или возвращаясь из такой страны, имеет транзитную остановку на территории РФ, то возмещение расходов на командировку за период проезда через территорию РФ осуществляется в порядке, предусмотренном для служебных командировок в пределах РФ. В случае отсутствия такой остановки суточные расходы возмещаются за каждый день командировки, включая день выбытия и прибытия, — по нормам, установленным для командировок за границу;
  • в случае включения расходов на питание в счета на наем жилого помещения и в случаях, когда командированные работники по условиям приглашения обеспечиваются принимающей стороной бесплатным питанием в стране пребывания (дороге), — в пределах предельных норм, установленных законодательством РФ.

Если принимающая сторона обеспечивает командированного за границу РФ работника дополнительными валютными средствами в виде компенсации текущих расходов (кроме расходов на проезд в страну назначения и назад и на наем жилищного помещения) или суточных расходов, то Общество выплату суточных расходов уменьшает на сумму дополнительно предоставленных средств. Если сумма, предоставленная принимающей стороной, больше или равна установленным нормам суточных расходов, то Общество выплату суточных расходов не проводит.

Если работник командирован в местность, откуда он имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Вопрос о возможности возвращения к месту жительства работника в каждом конкретном случае решается руководителем, который направил работника в командировку, с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

Расходы по найму помещения

Работнику возмещаются фактические расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами. При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты возмещаются в размерах, установленных Приказом Минфина РФ «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран» или Приказом Минфина РФ «Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории Российской Федерации».

Расходы по найму жилого помещения возмещаются за каждые сутки нахождения в пункте служебной командировки со дня прибытия командированного в пункт назначения и по день выезда из него. Если оплата за пользование жилыми помещениями произведена по различной стоимости, установленные предельные нормы возмещения расходов применяются к каждым суткам в отдельности.

Командированному работнику при представлении подтверждающих документов оплачиваются так же расходы на бронирование мест в гостиницах, а также по найму жилого помещения во время вынужденной остановки в пути.

Порядок представления отчета о командировке

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, в течение трех рабочих со дня возвращения из служебной командировки работник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных им суммах.

Вместе с авансовым отчетом передаются в бухгалтерию документы (в оригинале), подтверждающие размер произведенных расходов, с указанием формы их оплаты (наличностью, чеком, кредитной карточкой, безналичным перерасчетом). К отчету прилагается ксерокопия отметок в заграничном паспорте.

К авансовому отчету прилагаются следующие документы:

  • командировочное удостоверение с отметками об убытии и прибытии из командировки, а так же отметками принимающей стороны о датах приезда и отъезда;
  • документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения;
  • документы, подтверждающие уплату сборов за услуги аэропортов, иных комиссионных сборов;
  • документы, подтверждающие расходы на проезд в аэропорт, на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа;
  • документы, подтверждающие стоимость служебных телефонных переговоров.

В случае оплаты командированным за счет собственных средств нижеуказанных расходов на проезд и оформлению документов к авансовому отчету так же прилагаются:

  • документы, подтверждающие расходы на проезд до места назначения и обратно, если указанные расходы производились им лично;
  • документы подтверждающие расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, если указанные действия не производились Обществом;
  • документы подтверждающие расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Остаток денежных средств свыше суммы, использованной согласно авансового отчета, подлежит возвращению работником в кассу в валюте той страны, в которой был выдан аванс, не позднее трех рабочих дней после возвращения из командировки.

В случае невозвращения работником остатка средств в определенный срок соответствующая сумма возмещается в порядке установленном трудовым и гражданско-процессуальным законодательством РФ.

Не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, работник обязан подготовить и представить должностному лицу, принявшему решение о командировании, отчет о проделанной им работе либо участии в мероприятии, на которое он был командирован.

Работником, командированным для выполнения определенных задач, к отчету о командировке прилагаются оригиналы либо ксерокопии документов, полученных им или подписанных и врученных им от имени Общества.

Работником, командированным для участия в каком-либо мероприятии, к отчету о командировке прилагаются полученные им, как участником мероприятия, материалы.

Положение о служебных командировках

Положение о служебных командировках

государственного бюджетного образовательного учреждения

высшего профессионального образования Первый Московский государственный медицинский университет имени И.М. Сеченова

Министерства здравоохранения Российской Федерации

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.2. Положение регулирует порядок направления работников в служебные командировки, а также определяет порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками.

1.3. Для целей Положения используются следующие основные понятия:

— служебная командировка (далее также — командировка) — поездка работника по письменному приказу (распоряжению) Работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы;

— место постоянной работы (командирующая организация) — место расположения Работодателя, работа у которого обусловлена трудовым договором;

— расходы, связанные с командировкой — расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя;

— денежный аванс — денежные средства, которые выдаются работнику до дня его выезда в служебную командировку на оплату расходов, связанных с командировкой, а также суммы, предоставляемые ему при продлении срока служебной командировки.

1.4. Не признаются служебной командировкой служебные поездки работников, постоянная работа которых, согласно условиям их трудового договора, осуществляется в пути или имеет разъездной характер.

1.5. Положение распространяется на всех работников Работодателя, включая работников его обособленных структурных подразделений и филиалов: Бакинский филиал ФГБОУ ВО Первый МГМУ им. И.М. Сеченова Минздрава России (далее – Бакинский филиал), СОЛ «Сеченовец» и санаторий «Звенигород».

1.6. Не допускается направление в служебную командировку следующих категорий работников:

— работников в возрасте до 18 лет.

1.7. Направление в служебную командировку следующих категорий работников допускается только при определенных условиях:

— женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, — если имеется их письменное согласие на командировку или такая служебная поездка не запрещена им в соответствии с медицинским заключением, выданным в установленном законом порядке (ч. 2 ст. 259 ТК РФ). Гарантия, предусмотренная в ч. 2 ст. 259 ТК РФ, предоставляется также матерям и отцам, воспитывающим без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет, опекунам детей указанного возраста, другим лицам, воспитывающим детей в возрасте до пяти лет без матери, работникам, имеющим детей-инвалидов, попечителям детей-инвалидов и работникам, осуществляющим уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением;

— работников-инвалидов — если направление в командировку не противоречит их индивидуальной программе реабилитации (ч. 1 ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»);

— работников, зарегистрированных в качестве кандидатов в выборный орган, — если командировка не выпадает на период проведения выборов (п. 2 ст. 41 Федерального закона от 12.06.2002 № 67-ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации»);

— работников в период действия ученического договора — если служебная командировка непосредственно связана с ученичеством (ч. 3 ст. 203 ТК РФ).

1.8. В период нахождения в служебной командировке на работника распространяется режим рабочего времени, определенный локальными актами организации, в которую он командирован.

2. ПОРЯДОК НАПРАВЛЕНИЯ РАБОТНИКОВ В СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ

2.1. В целях определения необходимости и обоснованности направления работника в служебную командировку и подготовки приказа о направлении работника в командировку работник, которому необходимо выполнить служебное поручение вне места нахождения Работодателя:

— заполняет заявление о направлении в командировку (Приложение № 1,2 к настоящему Положению) с указанием фамилии, имени, отчества командируемого, структурного подразделения, где он работает, наименования организации, в которую он командируется, срока командировки и её цели, основания для командировки (при наличии документального основания для направления в командировку обязательно приобщение к заявлению копии данного документа), лица, на которое возлагается исполнение обязанностей на период командировки (в случае направления в командировку руководителя структурного подразделения), и его подписи с указанием о согласии исполнять обязанности временно отсутствующего работника, адреса электронной почты и номера мобильного телефона командируемого работника.

— визирует заявление у руководителя структурного подразделения, где он работает и у курирующего проректора;

— при наличии указанных выше согласований представляет в отдел кадров заявление о направлении в командировку в срок не менее чем за 14 календарных дней до начала командировки.

При поступлении заявления о направлении в командировку начальник отдела кадров:

— проверяет заполнение заявления на соответствие настоящему Положению;

— проверяет наличие согласований проректора и руководителя структурного подразделения;

— контролирует соответствие заявления основанию для направления в командировку;

— проводит анализ правового статуса работника, и в случае направления в командировку работника, относящегося к категориям лиц, перечисленным в разделе 1 настоящего Положения, уведомить его о том, что он вправе отказаться от командировки, и запросить его письменное согласие на направление в командировку;

— передает заявление для согласования ректору не позднее следующего рабочего дня за днем поступления заявления (при отсутствии замечаний к поступившим в отдел кадров документам).

— после получения согласования от ректора на заявлении о направлении в командировку организует подготовку проекта приказа о направлении работника в командировку по форме № Т-9 (при направлении нескольких работников — по форме № Т-9а), утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, и передачу его на согласование главному бухгалтеру и начальнику Управления правового обеспечения и кадровой политики.

Проект приказа подписывается также непосредственным исполнителем отдела кадров, который несет ответственность за его соответствие трудовому законодательству, заявлению о направлении в командировку и иным приложенным документам.

— организует подготовку проекта приказа и передачу его на согласование в срок не позднее рабочего дня следующего за днем поступления документов в отдел кадров;

— организует ознакомление командируемого работника с приказом о направлении в командировку;

— организует оформление привлечения командируемого работника к работе в выходной или нерабочий праздничный день в порядке, предусмотренном ст. 113 ТК РФ, если день отъезда в командировку (день приезда из командировки) совпадает с выходным или нерабочим праздничным днем либо работник направляется в командировку для выполнения работы в выходной или нерабочий праздничный день;

— после подписания приказа о направлении работника в командировку организует передачу второго экземпляра приказа в бухгалтерию.

2.2. Работодатель обязан выдать командированному работнику аванс на оплату расходов на проезд, наем жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Сумма, которую необходимо выдать работнику, определяется исходя из продолжительности командировки, указанной в приказе о направлении работника в командировку, стоимости проезда, приблизительных расходов на оплату жилья, величины суточных, установленных в Университете для командировок по России и за её пределы. Смета (расчет) подписывается главным бухгалтером, после чего командированному работнику выдается аванс.

Работодатель вправе перечислить суммы командировочных расходов работника на банковскую зарплатную карту.

2.3. По возвращении из командировки работник в течение трех рабочих дней обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет о произведенных расходах.

Если трехдневный срок истек в период, когда работник отсутствовал на рабочем месте по уважительной причине (нетрудоспособность, нахождение в отпуске или другой командировке), он должен сдать авансовый отчет не позднее трех рабочих дней со дня выхода на работу.

Это интересно:  Что такое микропредприятие 2019

Авансовый отчет сдается работником в бухгалтерию с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы:

— документа о найме жилого помещения, в том числе бронировании (счет, счет-фактура, кассовый чек (при оплате банковской картой – слип, при оплате проживания в загранкомандировке банковской картой – выписку о движении средств на счете, заверенную банком);

— документов на проезд, обязательное страхование на транспорте (авиа-, железнодорожные и автобусные билеты (маршрутные квитанции, купоны электронных билетов); посадочные талоны со штампом аэропорта о досмотре; квитанции об оплате обязательного страхования на транспорте, квитанции об оплате постельных принадлежностей, стоимость которых не вошла в стоимость билета и т.п.).

При приобретении электронных проездных документов их необходимо распечатать (для поезда — купон электронного проездного документа, для самолета — маршрут/квитанцию электронного билета).

— других документов, подтверждающих произведенные работником с разрешения или ведома Работодателя расходы в связи со служебной командировкой.

При принятии на проверку авансового отчета бухгалтер выдает работнику расписку (отрезная часть авансового отчета).

2.4. Бухгалтер после получения от работника документов, перечисленных в п. 2.3 Положения:

— проверяет авансовый отчет и все приложенные к нему документы;

— проверенный авансовый отчет передает на утверждение ректору или уполномоченному им на утверждение отчета лицу.

После утверждения авансового отчета бухгалтер производит окончательный расчет с работником по денежному авансу на командировочные расходы, если аванс был получен перед отъездом в командировку.

2.5. Работник должен вернуть в кассу неизрасходованные денежные средства, полученные под отчет:

— или на следующий рабочий день после окончания срока, на который они выданы. Этот срок указывается ректором, или лицом им уполномоченным, на заявлении работника о выдаче денег под отчет;

— или в день выхода на работу после командировки, отпуска или болезни, если срок, на который выданы деньги, истек в этот период.

В случае если работник своевременно не вернул в кассу остаток неиспользованных средств, Работодатель руководствуется ст. 137 ТК РФ, которой предусмотрены случаи удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности Работодателю.

Удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности Работодателю могут производиться для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой. При этом Работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса.

Решение Работодатель принимает и оформляет в форме приказа.

2.6. Неиспользованный остаток денежных средств вносится подотчетным лицом в кассу Университета по приходному кассовому ордеру не позднее дня представления авансового отчета.

Перерасход по авансовому отчету выплачивается подотчетному лицу в течение 20 рабочих дней со дня утверждения авансового отчета ректором или уполномоченным им на утверждение отчета лицом по расходному кассовому ордеру через кассу, либо путем перечисления денежных средств на его зарплатную банковскую карту.

В случае непредставления авансового отчета в установленный срок работник обязан возвратить выданные ему денежные средства и представить объяснительную записку в произвольной форме на имя ректора Университета с указанием причин непредставления отчета.

Если подотчетные средства не израсходованы работником либо израсходованы не полностью, они образуют задолженность работника перед Университетом и подлежат возврату.

По истечении срока исковой давности невозвращенные и не взысканные суммы задолженности являются доходом работника и облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Моментом получения работником такого дохода признается дата, с которой взыскание соответствующих сумм стало невозможным.

3. СРОК СЛУЖЕБНОЙ КОМАНДИРОВКИ

3.1. Срок командировки и режим выполнения работником служебного поручения в период командировки определяет руководитель подразделения, в котором работает командируемый работник. При этом учитываются объем, сложность и иные особенности служебного поручения, возможность его выполнения в пределах установленной работнику продолжительности рабочего времени с учетом графика работы той организации, куда он командируется.

3.2. В срок командировки входят время нахождения в пути (включая время вынужденной задержки в пути) и время пребывания в месте командирования (включая выходные и нерабочие праздничные дни, период нетрудоспособности командированного работника).

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда — день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы командированного. При отправлении указанного транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку (днем приезда из командировки) считаются текущие сутки, а с 00 часов 00 минут и позднее — последующие сутки. Если место прибытия указанного транспортного средства расположено за пределами населенного пункта, в котором находится место постоянной работы командированного, день отъезда в командировку (день приезда из командировки) определяется с учетом времени, необходимого для проезда до данного места.

3.3. Срок пребывания работника в служебной командировке указывается в служебной записке, предусмотренной настоящим Положением, а также в приказе о направлении работника в командировку.

3.4. Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки.

В случае проезда работника на основании письменного решения Работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки Работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие произведенные по маршруту следования расходы).

В случае отсутствия проездных документов фактический срок пребывания работника в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается квитанцией (талоном) либо иным документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, содержащим сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 09.10.2015 № 1085 «Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации».

При отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).

3.5. Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из нее решается по договоренности с Работодателем.

Дни командировки (включая выходные) отмечаются в табеле учета рабочего времени в соответствии с требованиями, установленными отдельным приказом ректора Университета.

4. ПРОДЛЕНИЕ СРОКА СЛУЖЕБНОЙ КОМАНДИРОВКИ

4.1. В случае производственной необходимости в целях выполнения служебного поручения срок служебной командировки может быть продлен по распоряжению Работодателя.

Для этого руководитель структурного подразделения, в котором работает командированный работник, пишет на имя ректора или иного уполномоченного лица служебную записку о необходимости продления срока служебной командировки, указывая:

— Ф.И.О. и должность командированного работника;

— место командирования (наименование принимающей стороны и населенный пункт);

— основание служебной командировки (реквизиты приказа о командировке);

— причину продления служебной командировки;

— срок, на который необходимо продлить командировку.

Завизированная служебная записка подлежит оперативной передаче в отдел кадров Университета.

4.2. Работник отдела кадров, который в соответствии с должностной инструкцией и трудовым договором является ответственным за оформление кадровых документов, в целях продления служебной командировки должен сделать следующее:

— в случае если командированный работник относится к одной из категорий лиц, перечисленных в абз. 2 п. 1.7 Положения, запросить его согласие на продление командировки;

— на основании завизированной служебной записки, подготовить проект приказа о продлении срока командировки и передать его на подпись уполномоченному лицу;

— ознакомить командированного работника при помощи факсимильной связи или по электронной почте или по смс на мобильный телефон с подписанным приказом о продлении срока командировки и передать копию этого приказа в бухгалтерию.

4.3. Если при продлении срока командировки работнику потребуются денежные средства для оплаты проезда (при невозможности обменять купленный ранее билет) и найма (продления найма) жилого помещения, бухгалтер должен перевести работнику денежный аванс на основании приказа о продлении срока командировки и заявления работника о необходимости денежного перевода для оплаты указанных расходов. Заявление работника должно быть согласовано с курирующим проректором (по факсу, электронной почте). Размер денежного аванса в этом случае определяется в соответствии с разд. 7 Положения.

Денежный аванс переводится на зарплатную банковскую карту работника или почтовым переводом.

5. ОТЗЫВ РАБОТНИКА ИЗ СЛУЖЕБНОЙ КОМАНДИРОВКИ

5.1. В случае производственной необходимости работник может быть отозван из служебной командировки по распоряжению ректора или иного уполномоченного им лица.

Для этого руководитель структурного подразделения, в котором работает командированный работник, пишет на имя ректора или иного уполномоченного им лица служебную записку о необходимости отзыва работника из служебной командировки, указывая:

— Ф.И.О. и должность командированного работника;

— место командирования (наименование принимающей стороны и населенный пункт);

— основание служебной командировки (реквизиты приказа о командировке);

— причину отзыва из служебной командировки;

— дату, с которой необходимо отозвать работника из служебной командировки.

Завизированная служебная записка подлежит оперативной передаче в отдел кадров Университета.

5.2. Работник отдела кадров, который в соответствии с должностной инструкцией и трудовым договором является ответственным за оформление кадровых документов, в целях отзыва работника из служебной командировки должен сделать следующее:

— на основании завизированной служебной записки, указанной в п. 5.1 Положения, подготовить проект приказа об отзыве работника из командировки и передать его на подпись ректору или иному уполномоченному им лицу;

— ознакомить командированного работника с подписанным приказом об отзыве из командировки при помощи факсимильной связи, электронной почты или смс на номер мобильного телефона. Передать копию этого приказа в бухгалтерию.

6. ГАРАНТИИ РАБОТНИКУ ПРИ НАПРАВЛЕНИИ

В СЛУЖЕБНУЮ КОМАНДИРОВКУ

6.1. При направлении в служебную командировку работнику предоставляются гарантии, предусмотренные ТК РФ и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 № 749. Ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

6.2. В случае временной нетрудоспособности во время командировки работнику при представлении им листка временной нетрудоспособности:

— возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев нахождения работника на стационарном лечении);

— выплачиваются суточные за все время, пока работник по состоянию здоровья не имел возможности приступить к выполнению служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства;

— выплачивается пособие по временной нетрудоспособности.

6.3. В случаях производственной необходимости, в месте командирования, командированный работник может быть привлечен Работодателем к выполнению служебного поручения:

— за пределами установленной продолжительности его рабочего времени в порядке, определенном ст. 99 ТК РФ (исключение — командированные работники, которым в соответствии с условиями их трудовых договоров установлен ненормированный рабочий день);

— в ночное время в порядке, установленном ст. 96 ТК РФ;

— в выходные и нерабочие праздничные в порядке, установленном ст. 113 ТК РФ.

Привлечение командированного работника к работе за пределами установленной продолжительности его рабочего времени, а также в ночное время, в выходные и праздничные дни оформляется отдельным приказом Работодателя. Работодатель ведет учет продолжительности такой работы.

Труд командированного работника, привлеченного к выполнению служебного поручения за пределами установленной продолжительности его рабочего времени, оплачивается по правилам ст. 152 ТК РФ, а в случае привлечения к работе в ночное время и выходные и нерабочие праздничные дни — по правилам ст. ст. 154 и 153 ТК РФ соответственно.

Если работник, находящийся в командировке, в выходной или нерабочий праздничный день отдыхал, этот день не оплачивается, за него выплачиваются только суточные.

Работнику полагается оплата за выходной или нерабочий праздничный день, проведенный в командировке, если он в этот день:

— работал (при наличии приказа);

— выехал в командировку, вернулся из командировки, находился в пути к месту командировки или обратно.

Дни отъезда, приезда, а также дни нахождения в пути в период командировки, приходящиеся на выходные или нерабочие праздничные дни, подлежат оплате согласно ст. 153 ТК РФ в не менее чем двойном размере, конкретный порядок исчисления которого зависит от применяемой системы оплаты труда работника, либо по желанию работника оплата за указанные выходные дни командировки осуществляется в одинарном размере и одновременно этому работнику в удобное для него время предоставляется один день отдыха за каждый выходной день без содержания.

7. РАЗМЕРЫ И ПОРЯДОК ВОЗМЕЩЕНИЯ РАБОТНИКУ РАСХОДОВ,

СВЯЗАННЫХ СО СЛУЖЕБНЫМИ КОМАНДИРОВКАМИ

7.1. Общие сведения

7.1.1. При направлении в командировку (в том числе при ее продлении) работнику возмещаются следующие расходы (ст. 168 ТК РФ):

— расходы на проезд;

— расходы на наем жилого помещения (кроме случаев направления работника в однодневную служебную командировку, предоставления бесплатного жилого помещения);

— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные) (кроме случаев, когда работник направлен в однодневную служебную командировку или имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства);

— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома Работодателя.

К иным расходам, произведенным работником с разрешения или ведома Работодателя, в целях настоящего Положения, относятся:

оплата: телефонной и сотовой связи в служебных целях; услуг по ксерокопированию и сканированию документов; услуг почтовой связи; найма транспортных средств в служебных целях (или оплата ГСМ при следовании в командировку на служебном транспорте); уплата регистрационных взносов на мероприятия, произведенная командированным лицом лично.

Расходы в командировке (покупка проездных документов, оплата проживания и иные расходы) работником осуществляются лично. На подтверждающих расходы документах должны быть указаны фамилия, имя и отчество командированного лица. В случае оплаты расходов платежной (банковской) картой командированное лицо должно быть держателем указанной карты, посредством которой производилась оплата (то есть банковская карта должна быть выпущена на командированное лицо и на карте должно быть его имя).

Если держателем такой карты командированное лицо не является, то к авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие оплату командировочных расходов третьим лицом по поручению и за счет сотрудника:

— договор поручения в письменной форме (ст. 159 ГК РФ);

— доверенность в простой письменной форме (п. 1 ст. 185 ГК РФ);

— расписку в произвольной форме на передачу доверенному лицу денег на оплату электронного билета, счета за проживание или иных расходов;

— документы, подтверждающие внесение доверенным лицом полученных денежных средств на «карточный» счет (например, справку, оформленную в кредитной организации).

Заверять у нотариуса доверенность и расписку не нужно — гражданским законодательством не предусмотрено обязательное нотариальное удостоверение сделки между гражданами, предметом которой является внесение денежных средств, например, в счет оплаты стоимости электронного билета (п. 2 ст. 185 ГК РФ). Доверенность должна быть датирована более ранней датой, чем дата платежа.

Также расходы, оплаченные посредством банковских карт, не принадлежащих командированному лицу, могут быть подтверждены следующим образом.

Наряду с документами, подтверждающими расходы на командировку, подотчетному работнику необходимо приложить к авансовому отчету служебную записку и письменное согласие третьего лица на произведение оплаты с его банковской карты и дальнейшее возмещение ему данных средств командированным лицом (письмо ФНС России от 22.06.2011 № ЕД-4-3/9876). Образцы прилагаются.

7.1.2. Возмещение расходов, перечисленных в п. 7.1 Положения, производится на основании представленных работником в бухгалтерию документов:

— авансового отчета, утвержденного ректором или уполномоченным им лицом;

— документов, подтверждающих расходы, связанные со служебной командировкой.

7.1.3. В случае, если подтверждающие документы (счета, квитанции, чеки, проездные документы и т.д.) выписаны на иностранном языке, для подтверждения расходов необходимо произвести полный их перевод на русский язык.

7.1.4. При направлении работника (преподавательский состав) в командировку в Бакинский филиал расходы оплачиваются за счет средств Бакинского филиала в соответствии с соглашением.

7.2. Порядок и размеры возмещения работнику расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации

7.2.1. Возмещение расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам Университета осуществляется в следующих размерах.

Расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) — в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, по следующим нормам:

а) ректору – в размере фактически произведенных расходов;

Это интересно:  Как оформить продажу дома с земельным участком

б) остальным работникам, — не более стоимости однокомнатного (одноместного) номера.

При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, — 12,00 рублей в сутки.

Расходы на выплату суточных — в размере 100,00 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке.

Расходы на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а также на проезд из одного населенного пункта в другой при направлении работника в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, возмещаются в размере фактических расходов командированного работника (включая страховые платежи по обязательному страхованию пассажиров на транспорте, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями, сервисные и аэродромные сборы), подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:

воздушным транспортом — по тарифу бизнес-класса;

морским и речным транспортом — по тарифам, устанавливаемым перевозчиком, но не выше стоимости проезда в двухместной каюте с комплексным обслуживанием пассажиров;

железнодорожным транспортом — в вагоне повышенной комфортности, отнесенном к вагонам экономического класса, с четырехместными купе категории «К» или в вагоне категории «С» с местами для сидения;

б) остальным работникам:

железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

водным транспортом — в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

воздушным транспортом — в салоне экономического класса;

автомобильным транспортом — в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).

Командированному работнику также оплачиваются расходы на проезд транспортом общего пользования (в том числе такси) к станции (вокзалу), пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта. Возмещение производится в сумме фактических расходов.

В случае, если в проездном документе указаны дополнительные сервисные услуги (набор питания, предметы первой необходимости и гигиены, печатная продукция и услуги по обеспечению личной безопасности) без выделения их стоимости отдельной строкой, то указанные сервисные услуги возмещаются как оплата стоимости проезда.

Если стоимость дополнительных сервисных услуг выделена в проездном документе отдельной строкой, то возмещение таких расходов не производится.

7.2.2. В исключительных случаях (например, при отсутствии билетов для проезда транспортом и необходимости срочного выезда в командировку или возвращения из нее) по согласованию с ректором или уполномоченным проректором могут быть приобретены проездные билеты более высокой категории, чем это установлено в п. 7.2.1. Положения.

7.2.3. Основанием для возмещения расходов на проезд являются проездные документы (билет, маршрут/квитанция электронного авиабилета, контрольный купон электронного ж/д билета, посадочный талон с отметкой аэропорта о досмотре или справка авиаперевозчика). Дополнительно могут быть предоставлены документы, подтверждающие оплату (квитанции, кассовые чеки, чеки платежного терминала, слипы, подтверждение кредитной организации (где работнику открыт банковский счет) о проведении операции по оплате электронного билета, транспортных карт и т.д. с использованием банковской карты).

В случае утери работником проездного документа расходы возмещаются на основании выданной перевозчиком справки, подтверждающей факт проезда работника в место командирования. Получить у перевозчика такую справку работник должен самостоятельно.

7.2.4. При отсутствии у работника документов, подтверждающих расходы на проезд до места назначения и обратно, если указанные расходы производились работником лично, расходы возмещаются в размере минимальной стоимости проезда:

железнодорожным транспортом — в плацкартном вагоне пассажирского поезда;

водным транспортом — в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

автомобильным транспортом — в автобусе общего типа.

7.2.5. Расходы, связанные с бронированием и наймом жилого помещения, включая оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (кроме расходов на обслуживание в барах и ресторанах, обслуживание в номере, пользование рекреационно-оздоровительными объектами), при условии, что они не выделены отдельно, возмещаются в размере фактических расходов командированного работника, но не выше норм, указанных в п. 7.2.1.

В случае превышения норм, указанных в п. 7.2.1. оплата производится с разрешения ректора Университета или лица им уполномоченного.

Данные расходы не возмещаются работнику в следующих случаях:

— если по условиям транспортного сообщения и характера выполняемого служебного поручения работник в период командировки ежедневно возвращается в место постоянного проживания;

— если жилое помещение предоставляется бесплатно.

Основанием для возмещения расходов по бронированию и найму жилого помещения являются счета, квитанции, кассовые чеки, акты, чеки платежного терминала, банковские слипы, выписка банка, договор аренды жилого помещения, квитанции бланков строгой отчетности.

7.2.6. Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

Суточные не выплачиваются, если по условиям транспортного сообщения и характера выполняемого служебного поручения работник в период командировки ежедневно возвращается в место постоянного проживания.

Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

7.2.7. Иные расходы, подлежащие возмещению.

Расходы на оплату телефонной и сотовой связи в служебных целях, услуг по ксерокопированию и сканированию документов, услуг почтовой связи возмещаются в размере фактических расходов командированного работника.

Основанием для возмещения указанных расходов являются платежные документы (счета, кассовые чеки, квитанции, банковские слипы, чеки платежных терминалов, выписки банка), детализация счета услуг телефонной и сотовой связи.

Иные расходы в связи с командировкой, не указанные в настоящем пункте, возмещаются работнику, если они были произведены с ведома или разрешения Работодателя, при представлении работником документов, подтверждающих осуществление этих расходов.

7.2.8. Остаток денежных средств от денежного аванса свыше суммы, использованной согласно авансовому отчету, подлежит возвращению работником в кассу в той валюте, в которой был выдан денежный аванс, не позднее трех рабочих дней после утверждения авансового отчета, но не позднее 10 рабочих дней после возвращения из командировки.

7.2.9. В случае невозвращения работником остатка средств от денежного аванса в срок, определенный в п. 7.2.8. Положения, работодатель на основании абз. 3 ч. 2 ст. 137 ТК РФ вправе удержать из заработной платы работника данную сумму с учетом предельной суммы удержания, установленной ст. 138 ТК РФ.

7.2.10. Выдача работнику денежных средств под отчет в связи с направлением в очередную служебную командировку производится исключительно при условии полного отчета этого работника по ранее выданному ему денежному авансу.

7.3. Порядок и размеры возмещения работнику расходов, связанных со служебными командировками за пределы территории Российской Федерации

7.3.1. Направление работника в командировку за пределы территории Российской Федерации производится по приказу Работодателя аналогично порядку направления в командировки по территории Российской Федерации.

7.3.2. При направлении работников в командировки на территории иностранных государств сумма командировочных расходов выдается под отчет в валюте Российской Федерации по курсу Банка России на дату ее выдачи (перечисления).

7.3.3. При следовании работников с территории Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни нахождения работников на территории иностранного государства, а при следовании на территорию Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации в дни нахождения работника на территории иностранного государства не включается.

Даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам пограничных органов в загранпаспорте или по документам расселения (по странам Шенгена).

При направлении работников в служебную командировку на территории государств — участников Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, дата пересечения государственной границы Российской Федерации определяется по проездным документам (билетам).

7.3.4. Возмещение суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств производится за каждый день нахождения в загранкомандировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, в размерах и порядке, которые установлены постановлением Правительства Российской Федерации № 812, но не более 2500,00 рублей.

При следовании сотрудника на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Возмещение суточных за время вынужденной задержки в пути производится по решению ректора Университета при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.

Работникам, выехавшим в командировку на территорию иностранного государства и возвратившимся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные выплачиваются в размере 50 процентов нормы расходов на выплату суточных, определяемой для командировок на территории иностранных государств.

В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению ректора Университета при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.

7.3.5. Расходы по найму жилого помещения, подтвержденные счетами, квитанциями, кассовыми чеками, банковскими слипами, выписками банка и др., возмещаются в порядке и размерах, которые утверждены приказом Минфина России № 64н.

Расходы по найму жилого помещения ректору Университета возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами.

В случае превышения размеров, утвержденных приказом Минфина России № 64н, оплата командированным работникам производится с разрешения ректора Университета или лица им уполномоченного.

7.3.6. Расходы по проезду при направлении работника в командировку на территорию иностранных государств возмещаются ему в аналогичном порядке, как при направлении в командировку в пределах территории Российской Федерации.

Основанием для возмещения расходов на проезд являются проездные документы (билет, маршрут/квитанция электронного авиабилета, контрольный купон электронного ж/д билета, посадочный талон с отметкой аэропорта о досмотре (если в аэропорту иностранного государства проставляются такие штампы) или справка авиаперевозчика). Дополнительно могут быть предоставлены документы, подтверждающие оплату (квитанции, кассовые чеки, чеки платежного терминала, слипы, подтверждение кредитной организации (где работнику открыт банковский счет) о проведении операции по оплате электронного билета, транспортных карт и т.д. с использованием банковской карты).

7.3.7. Работникам при направлении в командировки на территории иностранных государств дополнительно возмещаются расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов, обязательные консульские и аэродромные сборы, сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта, расходы на оформление обязательной медицинской страховки.

Указанные расходы являются иными расходами в связи с командировкой и оплачиваются по КОСГУ 212 «Прочие выплаты».

7.3.8. При направлении работников на территории иностранных государств командировочные расходы принимаются на день покупки валюты по курсу обмена согласно первичным документам, подтверждающим обмен. Курс обмена определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты, выписке банка при безналичных расчетах, иному документу, подтверждающему обмен. В случае отсутствия документа, подтверждающего обмен валюты, расходы принимаются из расчета на дату утверждения авансового отчета.

7.3.9. Иные расходы, подлежащие возмещению.

Расходы на оплату телефонной и сотовой связи, найма транспортных средств в служебных целях, услуг по ксерокопированию и сканированию документов, услуг почтовой связи возмещаются в размере фактических расходов командированного работника.

Основанием для возмещения указанных расходов являются платежные документы (кассовые чеки, квитанции, банковские слипы), детализация счета услуг телефонной и сотовой связи.

Иные расходы в связи с командировкой, не указанные в настоящем пункте, возмещаются работнику, если они были произведены с ведома или разрешения Работодателя, при представлении работником документов, подтверждающих осуществление этих расходов.

7.3.10. В случае оплаты расходов по проживанию, проезду в загранкомандировке, иных расходов платежной (банковской) рублевой картой расходы принимаются к учету по курсу обмена на дату списания средств со счета карты. Указанные расходы должны быть подтверждены подотчетным лицом выпиской по безналичным расчетам, заверенной банком, выдавшим платежную (банковскую) рублевую карту.

В случае непредставления подотчетным лицом выписки по безналичным расчетам, заверенной банком, выдавшим платежную (банковскую) рублевую карту, расходы принимаются по курсу обмена из расчета на дату утверждения авансового отчета.

7.3.11. Остаток денежных средств от денежного аванса свыше суммы, использованной согласно авансовому отчету, подлежит возврату работником в кассу в той валюте, в которой был выдан денежный аванс, не позднее трех рабочих дней после утверждения авансового отчета, но не позднее 10 рабочих дней после возвращения из командировки.

7.3.12. В случае невозвращения работником остатка средств от денежного аванса в срок, определенный в п. 7.3.11 Положения, работодатель на основании абз. 3 ч. 2 ст. 137 ТК РФ вправе удержать из заработной платы работника данную сумму с учетом предельной суммы удержания, установленной ст. 138 ТК РФ.

7.3.13. Выдача работнику денежных средств под отчет в связи с направлением в очередную служебную командировку производится исключительно при условии полного отчета этого работника по ранее выданному ему денежному авансу.

8. ОДНОДНЕВНАЯ КОМАНДИРОВКА

8.1. Однодневная командировка — это поездка работника для выполнения служебного поручения в местность, откуда он может ежедневно возвращаться к месту жительства.

Однодневная командировка оформляется так же, как и обычная (многодневная) командировка.

Если день, в который работник направлен в однодневную командировку, является:

— рабочим, то работник получает за этот день средний заработок;

— выходным или праздником, то работник получает оплату за работу в выходной (нерабочий праздничный) день.

При однодневных командировках Работодатель обязан возместить командированному работнику документально подтвержденные расходы:

— на проезд, в том числе на такси;

— другие расходы, связанные с командировкой и понесенные с разрешения Работодателя.

Суточные при однодневных командировках:

— по России — не выплачиваются;

— за пределы РФ — выплачиваются в размере 50% от суммы суточных, установленных для загранкомандировок.

В бухгалтерском учете командировочные расходы по однодневным командировкам отражаются так же, как по многодневным командировкам.

9. КОМАНДИРОВКА РАБОТНИКА, РАБОТАЮЩЕГО В УНИВЕРСИТЕТЕ ПО ОСНОВНОМУ МЕСТУ РАБОТЫ, А ТАКЖЕ В ПОРЯДКЕ ВНУТРЕННЕГО СОВМЕСТИТЕЛЬСТВА, СОВМЕЩЕНИЯ, УВЕЛИЧЕНИЯ ОБЪЕМА РАБОТЫ ИЛИ ИСПОЛНЕНИЯ ОБЯЗАННОСТЕЙ ВРЕМЕННО ОТСУТСТВУЮЩЕГО РАБОТНИКА

9.1. В заявлении о направлении в командировку работник обязан указать наименование должности по основному месту работы в Университете, наименование должности при работе по внутреннему совместительству, совмещению, увеличению объема работ или исполнения обязанностей временно отсутствующего работника.

Если командировка связана не только с основной работой, но и с совмещаемой, работник обязан отразить это в заявлении как одну из целей командировки. В этом случае издается приказ о направлении работника в командировку одновременно и по основной должности, и по должности по совместительству (совмещение и т.д.) с сохранением по обеим должностям среднего заработка.

Если командировка связана только с одной должностью, то работник обязан указать в заявлении по какой должности он направляется в командировку. В этом случаев командировка оформляется только по основной или только по совмещаемой должности с сохранением средней заработной платы только по той должности, по которой он направляется в командировку. На период отсутствия по другой должности внутренний совместитель обязан оформить отпуск без сохранения заработной платы.

10. НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ

10.1. Командировочные расходы (стоимость проезда, суточные при загранкомандировках и другие затраты работника, связанные с командировкой и понесенные с разрешения Работодателя) учитываются в налоговых расходах только при условии их документального подтверждения.

10.3. При оплате Работодателем расходов на командировки работников как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации не подлежат обложению страховыми взносами суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, расходы на оплату услуг связи, сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта, сборы за выдачу (получение) виз, а также расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

10.4. Возмещение работнику затрат, связанных с командировкой и понесенных с разрешения Работодателя, не облагается НДФЛ и страховыми взносами при условии документального подтверждения этих затрат.

10.5. НДС по расходам на однодневные командировки принимается к вычету в том же порядке, что и по многодневным командировкам.

Статья написана по материалам сайтов: glavkniga.ru, mvf.klerk.ru, www.sechenov.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock
detector