Как вернуть трудовую книжку

Процедура восстановления трудовой книжки (ТК) регламентирована Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Сам документ восстановлению не подлежит, но его владелец может получить дубликат, который будет содержать все или почти все сведения, которые были в оригинале.

Содержание

Законодательные нормы, которые подскажут, как восстановить трудовую книжку, если она утеряна

Возможность восстановления этого важного документа определена правилами его ведения и хранения, а вот порядок внесения сведений в дубликат и требования к его оформлению приведены в Инструкции по заполнению ТК, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 . Оба этих нормативно-правовых акта являются альфой и омегой как для кадровых работников и различных государственных органов, так и для человека, который хочет восстановить свой стаж. Трудовой кодекс, как таковой, в этом случае никаких рекомендаций не дает.

Неприятности, которые могут произойти с книжкой

Документ с записями о стаже гражданина должен храниться в организации, где он трудоустроен. На руках ТК может быть только у безработного гражданина, которому придется восстанавливать ее самостоятельно, в случае порчи или утраты. Также, хранить дома ТК может человек, работающий дистанционно, если он договорился об этом с руководством организации, которая находится в другом городе, или даже регионе.

Что может случиться с этим документом? Трудовую книжку может:

  • потерять сам работник;
  • потерять отдел кадров организации;
  • потерять государственный орган или служба (например, Пенсионный фонд);
  • привести в негодность в результате механического или иного повреждения любое лицо.

Кроме того, документ может быть утерян или испорчен в результате чрезвычайного происшествия массового характера. Эта ситуация отдельно регулируется законодательством и восстановить ТК в такой ситуации, чаще всего, намного проще, чем в индивидуальном случае.

Действия работодателя при найме нового работника без ТК

На работу пришел устраиваться человек, у которого утеряна трудовая, как восстановить которую он не знает. Работодателю может быть не сильно важно иметь достоверные сведения о его предыдущих местах работы, поэтому он может не отправлять такого соискателя самостоятельно восстанавливать информацию, а принять его сразу с заведением нового документа. Для этого соискателю придется написать заявление о том, что до этого ТК ему не заводилась. Однако восстановления в этом случае не произойдет. Фактически, сведения о стаже понадобятся такому сотруднику в дальнейшем, для оформления пенсии и ему все равно придется самостоятельно делать себе дубликат, а также обращаться в Пенсионный фонд для восстановления стажа. Также такого человека можно просто направить по прошлому месту работы, для восстановления ТК там.

Если новый сотрудник все же принес трудовую книжку, но она оказалась испорчена и не может вестись дальше, работодатель может самостоятельно завести дубликат, тем самым начав процедуру восстановления, и перенести в него все возможные сведения о работе, которые можно достоверно узнать из старой книжки.

Кстати, именно такие ситуации наиболее часты, ведь у гражданина может произойти утеря документа о прошлых местах работы после уво­льнения, когда он имеет его на руках. В остальное время до­ку­мент о тру­до­вой био­гра­фии хранится в отделе кадров и доступа к нему его владелец фактически не имеет. Однако, бывают и исключения.

Трудовая книжка утеряна работником

Когда человек трудоустроен, его кадровая документация хранится в организации и за нее отвечает кадровик. Однако, в силу норм статьи 62 ТК РФ он имеет право попросить выдать ему на руки трудовую книжку для оформления пенсии и обращения в Пенсионный фонд. Кроме того, иногда кадровые специалисты сами нарушают инструкции и выдают трудовую на руки по личной просьбе для других дел, нарушая инструкцию. В таких ситуациях гражданин и может совершить утерю. Кроме того, ТК может сгореть, намокнуть или быть украдена.
Если такая неприятность произошла, человек должен незамедлительно поставить об этом в известность свое руководство. Далее он должен написать за­яв­ле­ни­е о восстановлении данных и вы­да­че дуб­ли­ка­та. На рассмотрение этого заявления и выдачу дубликата работодателю дается всего 15 дней. Самый важный момент в этом процессе — правильно оформить это самое заявление. В принципе, никаких сложностей это не составляет, так как заявление пишется в произвольной текстовой форме на имя руководителя организации работодателя. Его текст может выглядеть примерно так:

от машиниста 2-го разряда

Антропова Владислва Константиновича

Прошу оформить мне дубликат трудовой книжки в связи с ее утерей на основании п. 31 Правил

ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей,

утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225, в установленные сроки

15 февраля 2020 года

Самая простая ситуация складывается в том случае, если такой сотрудник до устройства в компанию больше нигде не работал. В этом случае, ему можно произвести восстановление и выдать дубликат на основании тех оригинальных данных, которые есть в распоряжении отдела кадров. Тогда восстановление трудовой книжки после утери будет происходить по следующему алгоритму:

Шаг 1. Человек оплачивает или приобретает самостоятельно чистый бланк (в случае если утеря произошла по его вине без участия работодателя).

Шаг 2. Отдел кадров заполняет бланк, на котором от руки или в виде штампа ставится слово дубликат» в пра­вом верх­нем углу пер­вой стра­ни­цы. При этом данные гражданина вписываются в строгом соответствии с его паспортом, а данные о его специальности — на основании документа об образовании (диплома, свидетельства и т.п.). Даже если в старом бланке была исправлена фамилия на основании свидетельства о браке, в новый документ вносится действующая фамилия и никаких отметок о ее изменении не ставится. Правильно оформленный первый лист выглядит примерно так:

Шаг 3. Отдел кадров вносит в новый бланк известные ему све­де­ния о ра­бо­те, вклю­чая по­сто­ян­ные пе­ре­во­ды, а также об уволь­не­нии гражданина. Эти записи делают на ос­но­ва­нии тру­до­во­го до­го­во­ра и до­п­олнительных со­гла­ше­ний к нему, а также информации, вписанной в лич­ную кар­точ­ку формы Т-2.

Шаг 4. Специалист-кардровик заполняет раздел о на­граж­де­ни­ях и по­ощ­ре­ни­ях. Запись также делают только на основании документов, хра­ня­щим­ся в организации (при­ка­зам, рас­по­ря­же­ни­ям и др.).
Шаг 5. Записи не заверяются печатью работодателя, пока гражданин продолжает работать в организации.

Если же в трудовой книжке, которая была утеряна или испорчена были данные о стаже работы в других организациях, восстановление трудовой книжки становится сложнее. Ведь сведения о работе необходимо вносить в восстановленный бланк только на основании подтверждающих документов. Правда, если старый бланк не был утерян, а только получил повреждения, но кадровик все же может прочесть сделанные в нем записи, он может принять его за подтверждающий документ и записать срок стажа на основании прежней информации. Наименования старых организаций-работодателей в этом случае не указываются, а делает общая запись такого вида:»Общий стаж ра­бо­ты со­став­ля­ет 10 лет 7 ме­ся­цев 14 дней». После этой записи вписывается название компании, в которой трудоустроен гражданин и далее делаются все записи о его стаже в ней, как было разъяснено выше.

Кадровик должен помочь своему сотруднику максимально восстановить информацию о стаже, поэтому он должен формировать запросы в организации, которые являлись преды­ду­щими ме­стами ра­бо­ты такого граж­да­ни­на с просьбой выслать необходимую информацию. Если трудовая книжка была утеряна в результате чрезвычайной ситуации, работник не должен писать заявление о ее восстановлении. Порядок действий по восстановлению и оформлению нового бланка в этом случае не отличается.

Восстановление трудовой книжки через Пенсионный фонд

Если организация, где трудился работник была ликвидирована, а ему потребовалась информация о стаже работы для назначения пенсии, встает закономерный вопрос, как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд. Задача непростая, поскольку ис­кать пра­во­пре­ем­ни­ка лик­ви­ди­ро­ван­но­го юри­ди­че­ско­го лица и хо­дить по раз­лич­ным ар­хи­вам в по­ис­ке до­ку­мен­тов придется самостоятельно. Ведь Пенсионный фонд России непосредственно в вос­ста­нов­ле­нии утра­чен­ных сведений уча­стия не при­ни­ма­ет, он может только под­твер­дить упла­ту пен­си­он­ных взно­сов и стра­хо­вой стаж гражданина. Кроме того, если речь идет о назначении пенсии, а основное время работы пришлось на период после 2002 года (с которого граждане стали застрахованными в системе обязательного пенсионного страхования), то и восстанавливать сам бланк с записями особого смысла не имеет. Пенсионный фонд сможет назначить пенсию и без нее, на основании собственных данных.

Как восстановить трудовую книжку по утере в МФЦ

Потеря трудовой книжки – неприятная новость, особенно для тех, кто за годы работы накопил существенный трудовой стаж. Исправить ситуацию поможет один из способов восстановления утерянного документа. У каждого из них свои нюансы.

Какие документы потребуются

Еще до обращения в госорганы вы можете начать собирать пакет требуемых документов для восстановления трудовой книжки.

  • Паспорт – нужен для идентификации вашей личности.
  • Пустая трудовая книжка – ее заполнят в месте обращения. Купить ее можно в канцелярском магазине. Проверьте наличие водяных знаков, чтобы не приобрести подделку.
  • Копия старой трудовой – если имеется. Возможно, ксерокопия была нужна для получения каких-либо услуг государства, и вы сделали лишнюю копию.
  • Контракты с работодателями –если не найдете документы, постарайтесь вспомнить названия юридических лиц, на которых вы работали. Попробуйте связаться с ними в интернете или по телефону и попросите выслать копии документов.
  • Сведения о переводах и назначениях – эти документы подтверждают ваше движение по карьерной лестнице в пределах одной фирмы.
  • Сведения о трудовом стаже – можно получить в ПФР.
Это интересно:  Получить компенсацию по вкладу до 1991 года

Если в старой трудовой книжке было всего пара записей, не имеющих особого значения для вашей будущей карьеры, можно трудовую книжку и не восстанавливать. Просто при устройстве на новое место работы попросите оформить новую трудовую книжку.

Есть еще один вариант, при котором необязательно собирать документы. Обратитесь с просьбой восстановить трудовую книжку к последнему работодателю. При этом в новой трудовой будет указан общий стаж работы и только последняя занимаемая должность.

Для этого напишите заявление об оформлении дубликата документа взамен утерянного. В обращении укажите основание обращения (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек), проставьте дату и подпись с расшифровкой. В течение двух недель вам выдадут новый документ без пометок о прошлых трудовых заслугах. Если эти сведения вам необходимы, придется лично посетить прошлые места работы.

Восстановление через многофункциональный центр (МФЦ)

Удобство восстановления трудовой в МФЦ состоит в том, что не нужно самостоятельно обращаться к каждому бывшему работодателю. Тем более, что некоторые из юридических лиц могут быть уже ликвидированы.

За восстановление трудовой книжки не нужно платить госпошлину. Эта услуга предоставляется бесплатно вне зависимости от выбора способа.

Есть два способа посещения МФЦ с целью восстановления трудовой книжки:

Второй способ приорететнее для тех, у кого нет времени на ожидание в очереди.

При посещении МФЦ Вам выдадут бланк заявления на восстановление нужного вам документа.

Заполните пустые графы разборчивым почерком.

После чего отдайте все собранные документы и заполненное заявление специалисту. Сотрудник Центра сообщит вам ,когда прийти в следующий раз за готовым документом.

МФЦ будет делать запрос в архив, после чего записи в трудовой будут восстановлены. Это касается только тех сведений, которые официально передавались работодателями.

Восстановление утерянной книжки через Пенсионный фонд России

Кроме подготовленных документов при обращении в Пенсионный фонд вам нужно иметь при себе СНИЛС – маленькую зеленую пластиковую карточку. Приходите в отделение ПФ РФ по прописке или по месту проживания.

О том, как записать в Пенсионный фонд онлайн читайте в данной статье.

Специалист на рецепшн выдаст вам бланк заявления, который нужно заполнить. Укажите в нем причину обращения в фонд и вашу контактную информацию. Передайте специалистам фонда подготовленные документы и заявление. После этого вам скажут, когда прийти за готовой трудовой книжкой.

Если трудовой стаж более 15 лет, сведения о месте работы могут отсутствовать в архиве.

Восстановление через суд

Один из самых надежных способов восстановления трудовой книжки – обращение в суд.

Главный минус этого способа – необходимость оплаты услуг суда. Сумма зависит от объема работ инстанции. Также у бывших работодателей может остаться негативное впечатление после участия в судебном разбирательстве.

В суде по месту жительства нужно заполнить заявление и представить подготовленные документы. В заявлении укажите, почему документ оказался утерян. Перечислите также наименования прежних работодателей и название вашей должности при работе у них.

Суд самостоятельно свяжется с каждым юрлицом. В случае ликвидации предприятия, суд связывается со свидетелями – вашими бывшим коллегами или представителями организации.

Восстановление через архив

Можно обратиться в архив самостоятельно. При этом учтите два нюанса. Во-первых, в архиве по месту жительства хранятся данные только об организациях вашего города. Во-вторых, за услуги архива придется заплатить.

Вам потребуется заполнить заявление и указать всех работодателей, у которых вы работали.

Сроки восстановления

Сроки восстановления документа зависят от места обращения с этим вопросом.

  • Последний работодатель передаст вам новую трудовую книжку через 15 суток после обращения.
  • В МФЦ о сроках готовности документа вам сообщит специалист Центра.
  • Пенсионный фонд выдает документ через 10 дней после посещения.
  • Разбирательство в суде может затянуться на месяцы: на получение ответа от всех бывших работодателей нужно время.
  • При обращении в государственный архив лично срок выдачи составляет до 30 дней.

Вкратце, инструкция к действию при утере трудовой книжки выглядит так:

  • Подумайте, нужно ли вам восстановить все записи о трудовом стаже. Если нет, просто попросите оформить новую трудовую книжку при приеме на работу.
  • Соберите нужные документы, если все же хотите восстановить все записи.
  • Выберите подходящий способ восстановления.
  • Обратитесь туда с заявлением и ожидайте результата.
  • Получите дубликат трудовой книжки.

Выбор способа остается за вами, ведь у каждого из них свои плюсы и минусы.

Как вернуть работнику трудовую книжку

«Зарплата», 2008, N 10

Как вернуть работнику трудовую книжку

В случае увольнения работника работодатель обязан вовремя выдать ему трудовую книжку. Однако не всегда удается вручить документ сразу. Что делать в таком случае? Какое наказание грозит работодателю, задержавшему выдачу трудовой книжки? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.

Процедура расторжения трудовых отношений с работником общеизвестна. Прежде всего на основании документов, подтверждающих законность увольнения сотрудника (например, заявления), руководитель компании издает приказ (распоряжение) по форме N Т-8. Затем производятся соответствующие записи в личной карточке работника по форме N Т-2 или N Т-2ГС (МС), его лицевом счете по форме N Т-54 или N Т-54а, а также трудовой книжке. Расчет выплат увольняемому работнику отражается в записке-расчете по форме N Т-61 . В завершение ему выдают на руки трудовую книжку, сделав соответствующую отметку в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них по форме, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69. Однако на этом этапе увольнения порой случаются непредвиденные ситуации. Поговорим о них.

Унифицированные формы поименованных документов утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». — Примеч. ред.

Успеть в день увольнения

Трудовую книжку нужно вручить сотруднику в последний день работы. Об этом говорится в ч. 3 п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила ведения трудовых книжек), и ч. 5 ст. 80 Трудового кодекса.

Днем прекращения трудового договора (увольнения) во всех случаях является последний день работы сотрудника, за исключением тех ситуаций, при которых он фактически не трудился, но за ним сохранялось место работы в соответствии с Трудовым кодексом или федеральными законами.

Однако у кадровой службы предприятия не всегда есть возможность выдать трудовую книжку в день увольнения. Почему? Причины могут быть различными. Среди них:

— конфликт с работодателем;

— неверная запись в трудовой книжке;

— отсутствие сотрудника на рабочем месте в день увольнения;

— смерть работника и т.д.

Какой бы ни была причина задержки выдачи трудовой книжки, работодатель должен предпринять некоторые шаги во избежание нарушения трудового законодательства.

Вернуть любым способом

Первое, что должен сделать работодатель, если работник не забрал трудовую книжку в день увольнения, — направить ему уведомление с предложением явиться в отдел кадров за трудовой книжкой. Такое правило установлено в ч. 6 ст. 84.1 Трудового кодекса.

Отправляем ценные письма

Трудовую книжку можно выслать сотруднику по почте, но только с его письменного согласия (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ и п. 36 Правил ведения трудовых книжек). Предложение об отправке документа ценным письмом с описью вложения можно включить в текст уведомления. Документ составляется в произвольной форме и может выглядеть примерно так, как показано на с. 74.

│ Общество с ограниченной ответственностью «Ольха» │

│ Листьеву Петру Сергеевичу│

│ г. Тула, ул. Льва Толстого, д. 102, кв. 54│

│ ООО «Ольха» уведомляет вас о том, что в соответствии со ст. 84.1│

│Трудового кодекса Российской Федерации при прекращении трудового договора│

│работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения│

│(последний день работы). │

│ В связи с тем что в день вашего увольнения трудовая книжка не была│

│выдана по причине вашего отсутствия на рабочем месте, просим явиться в│

│отдел кадров ООО «Ольха» по адресу: г. Тула, ул. Первомайская, д. 12. │

│ Сообщаем также, что со дня направления настоящего уведомления│

│работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой│

│ В случае если вы не можете явиться за трудовой книжкой лично, мы│

│вышлем документ по почте при получении вашего письменного согласия. │

│ Начальник отдела кадров │

│ ООО «Ольха» Шишкина Е.В. Шишкина│

Если работник не возражает, что трудовую книжку ему отправят по почте, он должен выслать на имя работодателя соответствующее письмо (заказное письмо, телеграмму и т.п.). Документ составляется произвольно (см. на с. 75).

Образец ответного письма работодателю

│ Начальнику отдела кадров ООО «Ольха»│

│ Уважаемая Евгения Викторовна! Получил ваше уведомление и сообщаю│

│следующее. Устроившись на новое место работы, я по просьбе директора в│

│срочном порядке выехал в Воронежскую область на открытие объекта, поэтому│

│приехать за трудовой книжкой не смогу. │

│Воронежская обл., Хохольский р-н, с. Рудкино, Листьеву Петру Сергеевичу│

│ 20 октября 2008 г. Листьев │

Пересылка трудовых книжек по почте осуществляется почтовыми организациями РФ в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 N 221.

К сожалению, законодательство не дает четких указаний, как поступить, если работник увольняется заочно. Ведь на некоторых документах, таких как приказ, книга учета движения трудовых книжек и т.п., он должен поставить подпись. Видимо, вместе с трудовой книжкой работнику можно отправить и второй экземпляр приказа об увольнении, чтобы он расписался на нем и переслал обратно. Однако это возможно, если расторжение трудовых отношений произошло по обоюдному согласию и с работником можно договориться. Если бывший сотрудник на контакт не идет и на приглашение явиться в отдел кадров не реагирует, все документы, кроме трудовой книжки, высылают ему по почте с уведомлением о вручении и составляют акт о невозможности получить его подпись.

Это интересно:  Единый тарифно квалификационный справочник 2020 профессий рабочих

Передаем через представителя

Передать трудовую книжку уволенному работнику можно через его представителя, который должен подтвердить свои полномочия доверенностью. В документе указывают сведения о поручителе и доверенном лице, такие как фамилии, имена и отчества, паспортные данные, адреса мест жительства.

В тексте должно быть прописано, на совершение каких действий уполномочен представитель. В данном случае — на получение трудовой книжки в кадровой службе предприятия. Важно, чтобы доверенность не была просрочена. Как правило, документ заверяют у нотариуса, который поможет в составлении документа. Доверенность может быть такой, как показано на с. 76.

│ Город Тула, шестнадцатое октября две тысячи восьмого года │

│356245, выданный Привокзальным ОВД г. Тулы 15.05.1994, проживающий по│

│адресу: г. Тула, ул. Льва Толстого, д. 102, кв. 54, доверяю Листьевой│

│выданный ОВД Советского района г. Тулы 10.02.2006, проживающей по адресу:│

│г. Тула, ул. Льва Толстого, д. 102, кв. 54: │

│ 1) получить в отделе кадров общества с ограниченной ответственностью│

│»Ольха» мою трудовую книжку; │

│ 2) выполнить иные действия, связанные с данным поручением. │

│ Доверенность выдана сроком на шесть месяцев. │

│ Листьев Петр Сергеевич │

│ от имени Российской Федерации: │

│ Шестнадцатое октября две тысячи восьмого года │

│ Настоящая доверенность удостоверена мной, Лесовским Романом│

│Игоревичем, нотариусом Советского района г. Тулы. │

│ Доверенность подписана гражданином Листьевым Петром Сергеевичем в│

│ Личность доверителя установлена, дееспособность проверена. │

│ Нотариус Лесовский Р.И. Лесовский│

Кстати, удостоверить полномочия представителя может не только нотариус, но и лица, указанные в п. 3 ст. 185 Гражданского кодекса. К нотариально заверенным доверенностям относятся:

— доверенности военнослужащих и других лиц, находящихся на излечении в госпиталях, санаториях и прочих военно-лечебных учреждениях, удостоверенные начальником такого учреждения, его заместителем по медицинской части, старшим или дежурным врачом;

— доверенности военнослужащих, а в пунктах дислокации воинских частей, соединений, учреждений и военно-учебных заведений, где нет нотариальных контор и других органов, совершающих нотариальные действия, также доверенности рабочих и служащих, членов их семей и членов семей военнослужащих, удостоверенные командиром (начальником) этих части, соединения, учреждения или заведения;

— доверенности лиц, находящихся в местах лишения свободы, удостоверенные начальником соответствующего места лишения свободы;

— доверенности совершеннолетних дееспособных граждан, находящихся в учреждениях социальной защиты населения, удостоверенные администрацией этих учреждений или руководителем (его заместителем) соответствующего органа социальной защиты населения.

Если работника не стало

В Трудовом кодексе одним из оснований прекращения трудового договора указана смерть работника (п. 6 ст. 83 ТК РФ). В этих обстоятельствах трудовую книжку выдают под роспись одному из родственников сотрудника. Об этом сказано в п. 37 Правил ведения трудовых книжек.

Родственник должен предъявить документ, удостоверяющий личность, например паспорт. Также он подтверждает наличие родственных связей с работником. Допустим, показывает свидетельство о браке. Кроме того, он должен принести в отдел кадров предприятия свидетельство о смерти.

Затем родственник пишет расписку о получении трудовой книжки в произвольной форме, которую подшивают к личному делу работника (см. на с. 78).

│ Я, Соловьева Валерия Николаевна, 1942 года рождения, паспорт серии 41│

│по адресу: г. Тула, ул. Токарева, д. 18, кв. 52, получила в отделе кадров│

│ООО «Ольха» трудовую книжку моего мужа Соловьева Владимира Дмитриевича,│

│умершего 15 октября 2008 г. │

│ Претензий к оформлению трудовой книжки не имею. │

│ Личность получателя документов удостоверена. │

│Зареченского района г. Тулы 16.04.2002, и свидетельство о смерти В.Д.│

│Зареченского района г. Тулы. │

│ Начальник отдела кадров │

│ ООО «Ольха» Шишкина Е.В. Шишкина│

│ 20 октября 2008 г.│

По желанию родственника трудовая книжка может быть выслана по почте по его письменному запросу.

Мы отдаем — а он не берет

В случае конфликта с работодателем работники нередко отказываются получать при увольнении трудовую книжку, мотивируя это тем, что, по их мнению, в ней сделана некорректная запись. Как правило, они требуют разобраться в ситуации и изменить формулировку.

Независимо от того, по какой причине сотрудник не хочет забирать трудовую книжку, его отказ нужно зафиксировать. Например, составить акт в присутствии свидетелей из числа незаинтересованных работников предприятия. Они в случае судебных разбирательств подтвердят, что работник действительно отказался получить трудовую книжку. Акт позволит снять с работодателя ответственность за то, что он не вручил сотруднику трудовую книжку в срок. Документ составляется в произвольной форме (см. на с. 79).

│ Общество с ограниченной ответственностью «Ольха» │

│ об отказе работника получить трудовую книжку │

│ в день увольнения │

│15 октября 2008 г. г. Тула│

│ Настоящий акт составлен в том, что работник технического отдела ООО│

│»Ольха» главный геодезист П.С. Листьев отказался от получения трудовой│

│книжки в связи с увольнением, а также от ознакомления под роспись с│

│приказом о его увольнении. │

│ Содержание приказа об увольнении N 205-к от 15.10.2008 объявлено П.С.│

│Листьеву устно его непосредственным руководителем, начальником│

│технического отдела Р.С. Дубовым, в присутствии начальника отдела кадров│

│Е.В. Шишкиной, вахтера И.Т. Яблочкиной и старшего электрика О.Д. Корнева,│

│что подтверждается их подписями. │

│ Работник П.С. Листьев информирован о том, что уведомление о│

│необходимости явиться за трудовой книжкой отправлено ему по почте 15│

│ начальник отдела кадров Шишкина Е.В. Шишкина│

│ Факт отказа работника П.С. Листьева от получения трудовой книжки и от│

│ознакомления под роспись с приказом об увольнении подтверждаю: │

│ начальник технического отдела Дубов Р.С. Дубов│

│ вахтер Яблочкина И.Т. Яблочкина│

│ старший электрик Корнев О.Д. Корнев│

Судьба невостребованных документов

Иногда, несмотря на все усилия, так и не удается вручить трудовую книжку уволенному работнику. Однако выбрасывать невостребованные документы нельзя.

Трудовые книжки работников хранятся на предприятии в соответствии с порядком, предусмотренным для документов строгой отчетности, в специально приспособленных для этого помещениях. В качестве дополнительной защиты желательно содержать их в несгораемых сейфах.

Трудовые книжки и их дубликаты, которые работники не получили при увольнении, должны храниться у работодателя до востребования в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле. Об этом говорится в п. 43 Правил ведения трудовых книжек в редакции Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132. До внесения изменения работодателям предписывалось хранить трудовые книжки в отделе кадров в течение двух лет и по истечении этого срока передавать в архив.

Срок хранения невостребованных документов определен в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном руководителем Федеральной архивной службы от 06.10.2000. Согласно этому документу трудовые книжки должны храниться в архиве не менее 50 лет.

Задерживать трудовую книжку себе дороже

Работник может потребовать возмещения материального ущерба, если работодатель задерживает выдачу трудовой книжки или сделал в ней неверную запись. Ведь из-за отсутствия документа (неверной записи) он не может трудоустроиться.

В этом случае днем увольнения работника будет считаться день выдачи трудовой книжки. За время, пока работодатель медлил с оформлением этого документа, сотруднику положено возместить не полученный им заработок. Об этом говорится в ст. 234 Трудового кодекса и ч. 4 п. 35 Правил ведения трудовых книжек. О новом дне увольнения издается приказ по форме N Т-8. На основании этого документа в трудовую книжку вносится запись об увольнении работника и ставится соответствующая дата. Ранее внесенная в трудовую книжку запись признается недействительной.

Выплата, которая полагается уволенному работнику за дни вынужденного прогула в связи с несвоевременной выдачей трудовой книжки, рассчитывается исходя из среднего заработка. Об этом говорится в п. 62 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации». Расчет среднего заработка производится по нормам, установленным в Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 .

Подробнее о расчете средней заработной платы читайте в статье «Новый порядок исчисления среднего заработка» // Зарплата, 2008, N 3. — Примеч. ред.

Налогообложение и бухучет выплат за несвоевременную выдачу

НДФЛ. В соответствии со ст. 210 Налогового кодекса при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме. Перечень выплат, освобождаемых от налогообложения, содержится в ст. 217 НК РФ.

Взносы на травматизм. Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний начисляют на доходы работников. Соответственно, их нужно начислить и на сумму среднего заработка (п. 2 ст. 20 Федерального закона от 16.07.1999 N 165-ФЗ «Об основах обязательного социального страхования»).

Если компания применяет кассовый метод, расходы отражаются в налоговой базе по налогу на прибыль в момент погашения задолженности (пп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).

Бухучет. Сумма возмещения работнику заработка, не полученного им за период вынужденного прогула, признается в бухгалтерском учете организации расходом по обычным видам деятельности в составе затрат на оплату труда (п. п. 5 и 8 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99). Сумма среднего заработка учитывается по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и дебету счетов учета расходов.

Примечание. На заметку

Трудовая книжка, отправленная по почте, при невозможности ее вручения адресату (его законному представителю) хранится в почтовом отделении в течение месяца. Однако срок хранения почтовых отправлений может быть продлен по заявлению отправителя или адресата (его законного представителя). Такие нормы установлены в п. 35 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 N 221.

По истечении установленного срока хранения регистрируемые почтовые отправления, не полученные адресатом (его законным представителем), возвращаются отправителю за его счет по обратному адресу, если иное не предусмотрено договором между оператором почтовой связи и пользователем. При отказе отправителя получить и оплатить пересылку возвращенного почтового отправления оно передается на временное хранение в число невостребованных.

Это интересно:  Как начисляются командировочные в 2020 году

Как восстановить трудовую книжку

Заявление на восстановление трудовой книжки

Ситуации, когда работнику требуется восстановить свою утраченную трудовую книжку, нередки. Перспектива длительного хождения по предыдущим местам работы и архивам может ужаснуть любого. Но так ли все сложно? Как можно восстановить трудовую книжку оптимальным способом? Разберемся, что представляет собой процедура восстановления трудовой книжки и можно ли как-то ее упростить.

Что говорится в законе о восстановлении трудовой книжки

Начнем с того, что понятие «восстановление» в отношении трудовой книжки закон не употребляет, оно используется только на практике. Закон применяет термин «дубликат», и порядок его выдачи детально регламентирован.

Случаям и порядку выдачи дубликата посвящены пункты 31 — 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила), а также пункты 7.1. – 7.2. Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (ниже по тексту – Инструкция).

Рассмотрим, как можно восстановить утраченную трудовую книжку.

Когда может выдаваться дубликат утраченной трудовой книжки

С трудовыми книжками могут произойти такие неприятности, как:

  • потеря ее самим работником;
  • утрата ее работодателем, у которого она хранилась;
  • ее негодность вследствие механического и тому подобного повреждения (порвалась, обгорела полностью или частично, залита жидкостью и пр.);
  • массовая утрата из-за чрезвычайных происшествий (закон отдельно выделяет такой случай).

Во всех этих случаях Правила предписывают оформлять дубликат (фактически они регламентируют, как правильно восстановить трудовую книжку).

Отметим, что если трудоустраивается работник, не имеющий трудовой книжки и утверждающий о ее утрате, ему разрешается завести новую, а не выписывать дубликат.

Аналогично и в ситуации приема на работу гражданина с поврежденной трудовой книжкой можно оформить дубликат, а можно и завести новую.

В остальных ситуациях порядок действия работодателя имеет некоторые отличия.

Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна работником

Преобладают ситуации, когда трудовая утрачена гражданином, уволенным с работы и по этой причине имеющим на руках свой основной документ о трудовой биографии.

Однако случается, что и в период работы (когда по всем правилам книжка должна храниться у работодателя) она оказалась на руках у работника и была им утеряна.

Такое возможно, если работник попросил выдать ему трудовую книжку согласно ст. 62 ТК РФ (для представления в органы социального страхования или обеспечения).

Иных законных возможностей выдачи работающему гражданину его трудовой книжки работодатель не имеет.

Итак, если гражданин сам утратил свою трудовую (потерял, сгорела, ее украли и т.п.), он должен незамедлительно обратиться к своему последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Работодатель же в течение 15 дней обязан выдать работнику этот документ.

Если работник прежде не работал нигде, кроме как в данной организации

Процедура оформления дубликата трудовой книжки детально регламентирована Правилами и Инструкцией, хотя все тонкости осветить там, безусловно, невозможно.

Разрешение вопроса о том, как восстановить трудовую книжку при утере, зависит от нескольких факторов.

Самый простой случай – когда работник прежде не имел никаких иных мест работы.

Тогда записи в трудовой книжке восстанавливаются по документам, имеющимся в отделе кадров организации.

В дубликат вносятся:

  • надпись «дубликат» в правом верхнем углу первой страницы;
  • сведения о работнике — на основании представленных им паспорта (другого удостоверяющего личность документа – военного билета, водительского удостоверения и т.п.), документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома; в случае неоконченного образования — студенческого билета, зачетной книжки, справки) и профессии/специальности (свидетельство и пр.);
  • сведения о работе, включая постоянные переводы, а также об увольнении – на основании трудового договора и допсоглашений к нему, личной карточки формы Т-2, приказов и других документов. Если документов не сохранилось, вносятся только те сведения, которые подтверждены документально. Никаких иных сведений, кроме указанных в этих документах, вносить нельзя;
  • сведения о награждениях и поощрениях – согласно документам, хранящимся у работодателя (приказам, распоряжениям и пр.).

При этом конкретного перечня документов, необходимых для восстановления трудовой, закон не устанавливает. Помимо подлинников личных документов гражданина и приказов (распоряжений) работодателя, это могут быть справки, включая архивные, и т.п.

Заполнение дубликата в целом подчиняется общим правилам внесения записей в трудовые книжки, установленным Инструкцией (разделы 1 — 6).

Действия работодателя, если работник ранее трудился в иной организации

Если работник трудоустраивался, имея прежде опыт работы в другом месте, то правила в отношении заполнения дубликата трудовой книжки несколько иные.

Раздел «Сведения о работе» трудовой книжки заполняется следующим образом.

Во-первых, сначала вносится информация об общем трудовом стаже в качестве работника за период, предшествующий поступлению в эту организацию, если есть подтверждающие документы.

Причем наименование организации, производящей запись, не вносится.

Запись может выглядеть так:

«Общий стаж работы составляет 7 лет 2 месяца 3 дня».

Во-вторых, после указания наименования текущей организации вносятся записи о работе в ней, включая информацию о постоянных переводах, увольнении (на основании имеющихся в наличии документов — трудового договора, допсоглашений к нему, личной карточки ф. Т-2, приказов и пр.).

Сведения о награждениях вносятся в соответствующий раздел трудовой книжки также исключительно на основании имеющихся документов (приказов).

Представленные работником документы из иных организаций, на основании которых вносятся сведения в дубликат, должны быть надлежащим образом заверены.

Инструкцией установлена обязанность работодателя содействовать работнику в получении подтверждающих стаж его работы документов, в том числе находящихся в предыдущих местах работы гражданина

Восстановление трудовой книжки при утере ее работодателем или в результате чрезвычайной ситуации

В случаях, когда вина в утрате трудовой книжки работника лежит на работодателе, он обязан сам восстановить этот документ, не возлагая на работника сбор подтверждающих документов.

Порядок действий по оформлению дубликата общий.

Но от работника тут не требуется написания заявления об оформлении дубликата утраченной трудовой книжки.

Как восстановить трудовую книжку, если ликвидировано предприятие (организация), где прежде трудился работник

Это, пожалуй, самая сложная ситуация, ведь при ней придется искать правопреемника ликвидированного юридического лица либо ходить по различным архивам в поиске документов.

Итогом этого должны стать либо документы-первоисточники (их заверенные копии), упоминавшиеся выше, либо архивные справки.

Запрос в архив оформляется в виде заявления в свободной форме на имя директора. Там должны быть указаны следующие данные:

  • ФИО заявителя;
  • интересующий период;
  • суть запроса и цель, для которой запрашивается информация;
  • контактные данные заявителя (адрес и телефон).

Единого утвержденного образца архивной справки для восстановления трудовой книжки не существует.

Скачать образец архивной справки для восстановления трудовой книжки

Разумеется, только надлежаще заверенная подписью и печатью организации справка будет являться основанием для внесения соответствующей записи в дубликат трудовой книжки.

Возможно ли восстановить трудовую книжку по ее копии

Часто на практике возникает вопрос, можно ли и как восстановить трудовую книжку, если есть ее ксерокопия.

Из Правил и Инструкции однозначно следует, что ксерокопия, пусть даже она заверена подписью должностного лица и печатью работодателя, не может являться основанием для заполнения дубликата, поскольку не обладает должной юридической силой.

Но польза от такой копии трудовой, безусловно, может быть: в процессе восстановления не будут пропущены прежние места работы и должности гражданина, и по отраженным в ксерокопии реквизитам приказов (распоряжений) их будет проще отыскать.

Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд РФ

Строго говоря, ПФ РФ в восстановлении утраченной трудовой книжки участия не принимает, он может лишь подтвердить уплату пенсионных взносов работником, а также его трудовой (ныне страховой) стаж. А это косвенно подтверждает факт его работы в определенный период у конкретного работодателя, но не более.

Иными сведениями, необходимыми для заполнения дубликата (о должности, на которую принимался работник, переводе на другую постоянную работу, дате и основании увольнения, сведениях о награждениях, наконец, приказах, послуживших основанием для внесения записей в трудовую книжку), ПФ не обладает. Следовательно, справок — оснований для записей в дубликат трудовой книжки ПФ РФ выдавать не может.

Тем не менее наличие в Пенсионном Фонде информация о страховом стаже работника делает в некоторых случаях нецелесообразным само восстановление трудовой книжки после ее утери.

Речь идет о ситуациях, когда работник начал свою трудовую деятельность после 2002 года (именно тогда началась регистрация граждан в качестве застрахованного лица в системе обязательного пенсионного страхования), до этого времени факт работы подтверждался только записями в трудовых книжках, трудовыми договорами и др. бумажными документами.

В подобных случаях не возникает проблем с тем, как восстановить страховой стаж при утере трудовой книжки.

Однако не стоит забывать, что записи в трудовой книжке имеют значение не столько для социального страхования или пенсионного обеспечения в далеком будущем, но и для подтверждения опыта работы по конкретной специальности (профессии) при трудоустройстве в данный момент. Поэтому трудовые книжки восстанавливают и довольно молодые работники, имеющие важную для их карьеры информацию в этом утраченном документе.

Заявление на восстановление трудовой книжки

Такое заявление работника имеет первостепенное значение для старта оформления дубликата: им работодатель одновременно извещается об утере трудовой книжки и необходимости в 15-днев ный срок подготовить фактически новую трудовую книжку работника.

Скачать образец заявления об оформлении дубликата трудовой книжки взамен утерянной

Статья написана по материалам сайтов: gosuslugigid.ru, hr-portal.ru, glavkniga.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock
detector