Как перейти на электронный документооборот с контрагентами

Бумажный документооборот изживает себя. Бумажные документы теряются у поставщиков, при доставке контрагенту, у клиента. Приходится распечатывать, подписывать и отправлять документы заново. Все это — время и деньги.

От перехода на электронный юридически значимый документооборот (ЭДО) многих останавливают лишь сомнения в том, что он будет обходиться дешевле бумажного; что получится адекватно и оптимально перевести бизнес-процессы в электронный вид; что это не будет стоить запредельных денег и ряд других вопросов. Надеемся, что этот материал ответит на них и станет стартовой точкой для перехода на ЭДО.

Сравним бумажные
и электронные документы

Ключевые вопросы на старте любого проекта: сколько стоит и что в итоге. Компаниям важно понимать, насколько дорого им обойдется внедрение ЭДО и на какой результат они могут рассчитывать. Сравним некоторые показатели.

Бумажный документооборот Электронный документооборот
Себестоимость бумажного документа на 1 лист формата А4 — порядка 1,5 пакета бумажных документов, который в среднем составляет 6 листов формата А4 — 9 . электронного документа любого объема — 0 пакета электронных документов любого объема — 0 .
Отправка почтой — от 40-60 курьером — дороже в разы, в большинстве случаев — более чем в 10 раз, в зависимости от подрядчика и точки назначения. входящие бесплатно. Исходящие от 5 до 9 в зависимости от оператора ЭДО. Не зависит от географической удаленности.
Архив помещения для архива, который постоянно прирастает, — цены на аренду зависят от площади и региона. условия хранения электронных документов зависят от оператора ЭДО. СКБ Контур хранит документы бесплатно и бессрочно.
Бумажный документооборот Электронный документооборот
Подготовка документов Распечатывание, подпись, проставление печатей на пакет документов — от одного до нескольких дней в зависимости от присутствия или отсутствия на рабочего месте лица, уполномоченного подписывать документы. При больших объемах исходящих документов их подготовке заняты все сотрудники бухгалтерии по несколько дней каждого месяца. Подпись электронных документов уполномоченным сотрудником — несколько минут. Уведомления о новых документах ускоряют подписание, а массовые действия в системах ЭДО позволяют подписывать много документов «в один клик».
Отправка В зависимости от точки назначения: почтой — от нескольких дней до двух недель; курьерской службой — от одних до четырех суток. Вне зависимости от региона адресат получает документы через несколько секунд после отправки.
Возврат подписанных экземпляров В зависимости от точки назначения: почтой — от нескольких дней до месяца; курьерской службой — от одних до четырех суток. Не требует времени. Как только контрагент подписывает документ КЭП, обе стороны получают доступ к подписанному оригиналу документа. В Диадоке подписание входящего документа не тарифицируется.

При документообороте 500 документов в год
вы сэкономите 22 250

Выбираем способ работы с ЭДО

Внедрение системы ЭДО в работу компании может занять очень разные промежутки времени и потребовать разных финансовых вложений. Это зависит от способа работы с ЭДО, который она выберет. Теоретически: все, что нужно для ЭДО — это интернет и КЭП. Практически же компании нужно решить, как именно в ней будет организована работа с электронными документами.

Наиболее простой способ — это работа через веб-версию, которая доступна всем. Он не потребует никакого вмешательства в информационные системы компании, обмен документами с контрагентами происходит по принципу электронной почты. В этом случае компания платит только за отправленные документы.

Для пользователей 1С в Диадоке разработано типовое решение для наиболее популярных версий этой учетной системы: любой желающий может просто скачать модуль с сайта, установить у себя и работать с электронными документами из привычной программы.

Интеграция с другими учетными системами

Интеграция с другими учетными системами займет больше времени и обойдется дороже. Это зависит, во-первых, от учетной системы и ее конфигурации, во-вторых, от оператора ЭДО.

В Диадоке есть ряд разработанных интеграционных решений для Oracle, SAP ERP (сертифицированное решение), Directum, Docsvision, MS Dynamics, Парус, Архив ЭЛАР, Архив Ensole. Также есть решения для интеграции на уровне программы -Коннекторы, API.

Как перейти на ЭДО: пошаговая инструкция

Первый вопрос, который возникает: а зачем? Каковы плюсы и минусы перехода на электронный документооборот? Сравним его с бумажным.

Первый вопрос, который возникает: а зачем? Учитывая, что никакого закона о переходе на электронный документооборот не существует, никто не принуждает бизнес отказываться от бумаги, почему нужно это делать? Каковы плюсы и минусы перехода на электронный документооборот? Сравним его с бумажным.

По деньгам

Сформировать документ на лист формата А4 — порядка 1,5 руб., пакет документов на 6 листов формата А4, — 9 руб.

Создать электронный документ любого объема — 0 руб., пакет документов любого объема — 0 руб.

Отправить Почтой — 40–60 руб., курьером — обычно дороже более чем в 10 раз, зависит от места назначения.

Это интересно:  Какой срок эксплуатации счетчиков воды

Отправить — от 5 до 9 руб. в зависимости от оператора ЭДО, не зависит от места назначения.

Затраты на аренду помещения под архив зависят от площади и региона.

Не требует затрат на аренду помещения под архив. В Диадоке документы хранятся бесплатно и бессрочно.

По времени

Распечатать, подписать, проштамповать — от одного до нескольких дней. В компаниях с объемных исходящим документооборотом ежемесячно по несколько дней этим заняты все сотрудники бухгалтерии.

Для электронного документа всего этого не требуется. Подписать его электронной подписью — минутное дело. В Диадоке можно в один клик подписать разом большое количество документов.

Почтой идут от нескольких дней до 2 недель; курьером — от 1 до 4 суток.

Адресат получает документы за несколько секунд после отправки, независимо от того, насколько географически удален от поставщика.

Нужно вернуть поставщику подписанные экземпляры. Почтой — от нескольких дней до месяца; курьером — от 1 до 4 суток.

Получатель подписывает документ, и он становится доступен обеим сторонам. Обратной отправки не требуется.

Взаимодействуйте с пользователями разных операторов ЭДО через Диадок. Безлимит на 2 месяца — бесплатно.

Итак, вы приняли решение — готовы отказаться от бумаги в пользу технологий XXI века. Что нужно для перехода на электронный документооборот?

Шаг первый

Факт того, что компания работает с документами, составленными в электронном виде и подписанными электронной подписью, необходимо отразить в ее учетной политике.

Шаг второй

Посмотрите на схему документооборота, которая действует в вашей компании. Сколько задействовано сотрудников, сколько этапов, на каком из них возникают промедления и потери. Проанализируйте ее и переложите в электронный вид так, чтобы избавиться от проблем бумажной цепочки.

Шаг третий

На основе выстроенной схемы электронного документооборота (ЭДО), которую вы хотели бы получить в результате, определите подходящее для вас техническое решение: веб-версия или интеграция.

Веб-версия — самый простой, доступный всем способ перехода на ЭДО, который не затрагивает информационных систем компании. Вы оплачиваете только отправленные документы. Подходит организациям с небольшим трафиком — порядка 100 исходящих документов ежемесячно — и небольшим числом контрагентов.

Интеграция с учетной системой компании позволяет ее сотрудникам работать с электронными документами в режиме единого окна, причем в привычном интерфейсе программы, с которой они обычно имели дело. Дает возможность автоматизировать большинство действий.

Контур.Диадок можно интегрировать несколькими способами:

  • Через модуль для 1С — коробочное интеграционное решение для самой распространенной в России учетной системы. Универсальное — подойдет бизнесу любого масштаба.
  • С помощью коннектора — подойдет тем, кто не хочет вмешиваться в конфигурацию своей учетной системы, но нуждается в автоматизации ряда действий с электронными документами.
  • Через готовое интеграционное решение для вашей учетной системы.
  • С помощью средств API — индивидуальное интеграционное решение для конкретной компании.

Последние три пункта подойдут компаниям с высоким трафиком и большим числом контрагентов.

Шаг четвертый

Когда вы примерно поняли, какой именно документооборот хотите получить и как его организовать, пришло время выбрать оператора. Посмотрите, какие решения и по какой цене они предлагают, и определите того, кто вам подходит.

Шаг пятый

Подключить контрагентов. Если ваши клиенты и партнеры не будут принимать и подписывать электронные документы, все результаты, достигнутые предыдущими шагами, окажутся бесполезными. Поэтому стоит потратить силы и время на то, чтобы донести до контрагентов: получать документы от вас они отныне будут только в электронном виде, более того — у них от этого одни плюсы.

Чтобы перейти на электронный документооборот с контрагентами, можно воспользоваться разными каналами донесения до них этой информации: ваш сайт, сайт оператора ЭДО, уведомления по e-mail, обзвон, посадочные страницы.

Как можно перейти на электронный документооборот с контрагентами

В эпоху Интернета многие компании получили возможность осуществлять большую часть работы дистанционно. По этой причине в России стремительными темпами внедряется такая процедура, как электронный обмен документами с контрагентами. Поговорим о том, как перейти на электронный документооборот с контрагентами: советы и общая информация.

Какие преимущества и недостатки

У каждого предприятия есть определенное количество контрагентов, которым необходимо ежемесячно формировать и отправлять первичные документы. Поэтому многим бухгалтерам и аудиторам автоматизация данных процессов существенно облегчит жизнь и сэкономит время, позволив потратить его на куда более важные операции, чем сортировка бумаги и т. д.

Отправить документы можно непосредственно с одного компьютера на другой, при помощи специально подключенного для этих целей программного обеспечения. Электронный документооборот особенно пригодится тем, кто ведет сотрудничество с большим количеством контрагентов. К его существенным преимуществам можно отнести:

  1. Изготовление и отправка необходимой документации в кратчайшие сроки (нет необходимости распечатывать, сшивать и сортировать бумаги).
  2. Возможность оперативного исправления (если при проверке контрагент нашел не состыковку, он может сообщить об этом предприятию и получить новый документ всего за несколько минут).
  3. Экономия денежных средств (сокращается потребность в приобретении бумаги, картриджей для принтера и других офисных принадлежностей).
  4. Обмен документами по защищенным каналам связи (провайдер берет на себя обязанности за их сохранность и конфиденциальность).
  5. Отсутствие расхождений с контрагентами (обе стороны работают с одинаковыми файлами).
  6. Возможность автоматизировать абсолютно любой документооборот (бухгалтерский, кадровый, складской, технологический и т. д.).

Но даже если принять во внимание все преимущества ЭДО, небольшие предприятие не слишком торопятся на него переходить, отдавая предпочтению классическим бумажным носителям. Причина этого может быть в следующем:

  • необходимость обмена документов с контрагентами через специальное программное обеспечение, которое понадобится устанавливать и настраивать;
  • боязнь столкнуться с проблемами или несостыковками при проверке фискальными службами;
  • нежелание осваивать новые методы работы и менять свой привычный уклад;
  • программное обеспечение для ЭДО является платным.
Это интересно:  Протокол установления смерти человека бланк

Тем не менее все эти недостатки в первую очередь связаны с тем, что электронная документация появилась в России относительно недавно. Однако ежегодно количество компаний, перешедших на ЭДО, стремительными темпами продолжает расти.

С чего начинается электронный документооборот

Обратная связь с контрагентами в настоящий момент осуществляется через специальное программное обеспечение. Однако чтобы избавиться от бумажной волокиты и перейти на ЭДО, компании необходимо:

  1. Внедрить в учетную политику электронную подпись.
  2. Изучить процесс бумажного документооборота компании:
  • сколько задействовано сотрудников;
  • какие этапы проходит документация;
  • сколько времени занимает каждый из них.

Основываясь на полученной информации, грамотно перенести все этапы в электронный вид, чтобы избежать проблем в будущем.

  1. Ориентируясь на составленную схему производства документации, вам следует определиться, какое техническое решение будет наиболее выгодным:
  • веб-версия (плата только за отправленные документы);
  • интеграция (установка программного обеспечения и его интеграция с учетной системой компании).
  1. Найти подходящего оператора исходя из технических возможностей, которые они могут предоставить, и запрашиваемой цены.
  2. Обсудить все нюансы работы в ЭДО с вашим контрагентом. Подключить его к системе.

На сегодняшний день, согласно Приказу Минфина РФ от 10.11.2015 № 174Н, электронные счета-фактуры могут быть переданы только при помощи оператора, осуществляющего документооборот. В любом другом случае они не получат юридической силы.

Как можно перейти на электронный документооборот с контрагентами

Необходимо учесть, что если ваш деловой партнер не захочет сотрудничать таким образом, то все усилия окажутся напрасными. Поэтому ваша задача состоит в том, чтобы донести до него необходимость работы в ЭДО.

Иногда бывают случаи, что контрагенты не желают вести электронный документооборот и для компании, которая планирует полностью на него переходить, это обернется убытками. В таком случае может появиться необходимость пересмотра сотрудничества. На официальном сайте Федеральной налоговой службы РФ, а также многих других сервисах можно проверить как себя, так и контрагента. Лучше всего делать это непосредственно перед началом сотрудничества, поскольку это поможет:

  • выявить фирму-однодневку;
  • узнать, как долго компания на рынке;
  • понять, насколько добросовестно она ведет дела;
  • проверить, есть ли какие-либо задолженности по неуплате налогов и т. д.

Как правильно осуществить переход на электронный документооборот с контрагентами, сотрудничество с которыми приносит существенную выгоду? Ведь в случае его отказа придется и дальше продолжать бумажный обмен. Если ваш партнер уже перешел на ЭДО, но пользуется услугами другого провайдера, вы можете:

  • узнать, целесообразно ли вам сделать то же самое;
  • выясните, возможен ли роуминг между вашими операторами, и какова их стоимость;
  • предложить контрагенту выбрать провайдера, которого используете вы.

Иногда бывает так, что компании не желают менять свой привычный уклад работы и отказываются от любых предложений. Но если вы слишком дорожите сотрудничеством с партнером, который не использует в своей деятельности ЭДО:

  • поставьте ультиматум и дайте понять, что вы работаете только на таких условиях;
  • постарайтесь воздействовать на контрагента ненавязчиво, просто рассказав о преимуществах и порядке ведения электронного документооборота;
  • предложите компенсацию за все расходы по переходу на новую систему работы.

Как показывает практика, после того, как компания и ее персонал поймет практическую и экономическую выгоду электронного документооборота, они уже осознанно сводят использование бумажных носителей к минимуму.

Как запустить электронный документооборот между организациями

Идея внедрить электронный документооборот в организации не нова. Но несмотря на то что многие крупные и средние предприятия охвачены ей, еще не все понимают сути процессов, происходящих в рамках ЭДО. В текущей статье мы попытаемся простым языком донести важную информацию об автоматизированном процессе работы с документами. Что следует сделать для начала обмена? Как построить работу с первичкой? Как сдавать отчетность с помощью интернета? Ответы на самые актуальные и интересующие вопросы читайте ниже.

Ваша компания до сих пор обменивается бумажными документами?

Взгляд со стороны: как внедрить электронный документооборот в организации

Бухучет неразрывно связан с оформлением множества документов. Еще 10 лет назад бухгалтерия работала с бумагой, но настало время перейти на новый порядок.

На многих предприятиях внутренние бизнес-процессы уже автоматизированы посредством частичного или полного внедрения информационных и учетных систем. Но деятельность компании не ограничена внутренними процессами. Параллельно идет и внешнее взаимодействие с контрагентами.

Рассмотрим пример. Когда завершается хозяйственная операция, бухгалтер оформляет соответствующие документы. Акты выполненных работ он вносит в учетную систему предприятия, распечатывает и высылает контрагенту, оплачивая при этом почтовые или курьерские услуги. На стороне подрядчика акт сканируют и вносят в систему. Что делает бухгалтер? Вручную проводит бумажный документ и заносит в архив. Это типичный порядок действий, если отсутствует корпоративная информационная система. Удобен ли он?

Ситуация складывается противоречивая. Оптимизируются исключительно внутренние бизнес-процессы, внешние остаются без изменений. Однако за счет упрощения внешних процессов можно дополнительно сократить затраты — временные и финансовые. Так, на доставку бумажной корреспонденции тратятся дни и даже недели, а передача информации в цифровом виде выполняется за несколько минут.

Это интересно:  Формы сделок в гражданском праве

Виды электронного документооборота между организациями

Допустим, вы готовы перевести взаимодействие с контрагентами в цифровой вид. Можно выбрать любой из двух видов обмена.

  1. Обменивайтесь документами с помощью e-mail. Советуем однозначно прописать данный способ взаимодействия в соглашения между сторонами, указав при этом адреса почты, которые будут задействованы в обмене. Участники могут использовать любой вид ЭП, если договорятся об этом, однако при подписании документов усиленной квалифицированной подписью дополнительных соглашений не потребуется.
    Стоп-фактор: Сами понимаете, отсылать по e-mail можно не всю документацию.
  2. Отправляйте и получайте счета-фактуры (СФ), а также другие документы через оператора электронного документооборота (ЭДО СФ). Для этого требуется лишь одноразовое подключение к сети оператора и присоединение к регламенту обмена, после чего вы можете беспрепятственно пользоваться функционалом так называемого сервиса обмена. Благодаря широкому спектру своих возможностей — технологических, кадровых и правовых — оператор обеспечивает абсолютно легитимный обмен между организациями.

Начинаем работать с ЭДО

Рассмотрим более подробно процедуру обмена с помощью оператора ЭДО СФ. Для правильной работы необходимо выполнить три простых действия:

  • Купить сертификат ЭП и средство криптографической защиты (СКЗИ).
  • Подключиться к интересующему вас оператору.
  • Пригласить к обмену контрагентов, с которыми вы работаете регулярно.

Прочие организационные вопросы уладят специалисты оператора ЭДО. Их главная задача — обеспечить пользователям комфортные условия работы.

За 7 минут вы узнаете все про систему внешнего электронного документооборота в организации на примере сервиса Synerdocs. Видеоролик расскажет про порядок обмена в веб-клиенте: как загружать их из локального хранилища и создавать в сервисе, как приглашать контрагентов и т.д.

Посмотрите ролик и оцение удобство работы в веб-клиенте Synerdocs.

Подключаемся к сервису обмена. Порядок действий

Чтобы запустить ЭДО, вам необходимо связаться с представителями оператора и обсудить два момента:

  1. сколько стоит подключение;
  2. в какие сроки оно будет выполнено.

Только после этого с оператором заключается соглашение, и вы присоединяетесь к регламенту обмена, где подробно описаны задачи, решаемые сервисом, правила его работы и важные правовые моменты.

Получение сертификата ЭП и СКЗИ

Сертификат выдается в любом Удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию Минкомсвязи РФ (перечень аккредитованных УЦ). Нередко сами операторы ЭДО СФ выполняют функции подобных центров и выдают сертификаты через свою партнерскую сеть.

Несколько слов об электронной подписи. Она представляет собой записанный в определенном порядке набор символов, который присоединяется к документу и удостоверяет его подлинность. Существует три вида подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная.

В Федеральном законе № 63 «Об электронной подписи» указано, что электронный документ (ЭД), который заверен простой либо усиленной неквалифицированной ЭП, можно считать эквивалентным бумажному с реальной подписью. Однако простой ЭП может быть недостаточно для базового ведения электронного документооборота между организациями.

Что касается документа с усиленной квалифицированной ЭП, то он считается аналогом бумажного с собственноручной подписью и печатью. Федеральная налоговая служба признает юридически значимыми исключительно те ЭД, которые подписаны квалифицированным сертификатом.

Для создания и проверки ЭП в сервисах обмена используется средство криптографической защиты информации (СКЗИ), которое представляет собой специальную программу для шифрования и расшифровки передаваемых данных.

О подключении контрагентов

Перевести межкорпоративный документооборот в цифровое «поле» можно только с теми контрагентами, кто уже подключен к оператору ЭДО. Конечно, таких наберется не больше половины. Часто контрагентам требуется дополнительная мотивация, чтобы принять решение в пользу перехода на новый формат взаимодействия. Со своей стороны, оператор готов предложить небольшой бонус в виде бесплатного или льготного обмена на определенный период. Он же помогает решать все вопросы по подключению контрагентов, поскольку напрямую заинтересован в квалифицированной поддержке текущих абонентов и присоединении новых.

Не имеет значения, услуги какого оператора ЭДО СФ использует ваш подрядчик. Вы можете обмениваться с ним с помощью технологии роуминга. Также организовать взаимодействие с контрагентами можно другими способами.

Один из вариантов — подключиться сразу к нескольким сервисам (системам) обмена. Такой способ электронного документооборота между организациями называется мультиоператорностью. Вы можете выбрать его для себя или предложить партнеру (если это уместно).

Что делать, если вы и ваш контрагент используете разные сервисы, и ни один из вас не желает менять его? В такой ситуации оптимальным является второй вариант, когда вы вместе обращаетесь к своим операторам и предлагаете им настроить обмен друг с другом.

Подведем итог

Давайте подведем итог. Прежде чем переходить на цифровой формат взаимодействия с контрагентами, бухгалтеру следует помнить три детали:

  1. Усиленная квалифицированная ЭП обеспечивает документу юридическую значимость.
  2. Оператор гарантирует быструю и целостную доставку электронных документов.
  3. Чтобы начать пользоваться сервисом, необходимо присоединиться к регламенту, купить сертификат ЭП и СКЗИ. Остальные вопросы решит сам оператор.

Статья написана по материалам сайтов: kontur.ru, sovetip.ru, www.synerdocs.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock
detector