Сроки хранения документов по охране труда 2020

Какие документы регламентируют внутреннюю и внешнюю деятельность службы охраны труда? Список основных перечней, приказов, инструкций и прочих обязательных деловых бумаг.

У службы охраны труда (отдела, бюро или отдельного специалиста) должна быть документация, регламентирующая внутреннюю деятельность службы, а также ее деятельность по охране труда.

Итак, перечень документов по охране труда выглядит следующим образом:

— договор с учредителем;

— технические паспорта зданий;

— должностные инструкции работников службы охраны труда;

— комплект нормативных правовых актов, содержащих требования охраны труда в соответствии со спецификой деятельности учреждения (утверждается руководителем предприятия); положение об организации работы по охране труда на предприятии;

— приказ о создании службы (отдела) охраны труда, положение об отделе;

— приказ о введении в действие Положения об организации охраны труда;

— приказ о возложении обязанностей инженера по охране труда на специалиста или договор на проведение работ по охране труда (в случае отсутствия инженера по охране труда);

— перечень профессий и должностей, проходящих обучение и проверку знаний по охране труда, утвержденный руководителем организации;

— приказ о создании совместного комитета по охране труда и приказ об утверждении положения;

— перечень инструкций по охране труда по профессиям или видам работ; инструкции по охране труда;

— журнал учета инструкций по охране труда и журнал выдачи инструкций по охране труда;

— журнал регистрации вводного инструктажа;

— программа вводного инструктажа;

— журнал регистрации инструктажа на рабочем месте;

— программа проведения первичных инструктажей на рабочем месте;

— перечень профессий и должностей, проходящих первичный, повторный и др. виды инструктажей по охране труда, утвержденный руководителем организации;

— перечень должностей работников, освобожденных от первичного и повторного инструктажей;

— перечень работ и профессий работников, к которым предъявляются повышенные требования безопасности;

— программы обучения безопасным приемам труда, оказания первой медицинской помощи;

— программы производственного контроля за состоянием охраны труда в организации;

— приказы о создании комиссии по проверке знаний безопасных методов труда, протоколы комиссии;

— протоколы проверки знаний рабочих по безопасности труда, удостоверения, журналы регистрации протоколов и удостоверений;

— удостоверения (протоколы проверки знаний) руководителей и специалистов по охране труда, журналы регистрации протоколов и удостоверений;

— приказ о назначении ответственных за организацию и производство работ повышенной опасности;

— журнал регистрации нарядов-допусков на работы повышенной опасности;

— личные карточки учета выдаваемых СИЗ;

— журнал регистрации несчастных случаев на производстве;

— акты о несчастных случаях и материалы их расследования;

— перечень производств, профессий, при которых обязательны медицинские осмотры;

— сведения о прохождении медицинских осмотров работников;

— график проведения периодических медицинских осмотров;

— приказы о назначении ответственных за безопасную эксплуатацию электротехнического и грузоподъемного оборудования;

— перечень должностей работников, которые должны иметь 1 группу по электробезопасности;

— журнал учета присвоения группы по электробезопасности неэлектротехническому персоналу (приложение 6 к Межотраслевым правилам по охране труда (правилам безопасности) при эксплуатации электроустановок, утв. постановлением Минтруда России от 05.01.2001 № 3; приказ Минэнерго России от 27.12.2000 № 163); журналы учета и содержания защитных средств, приемки и осмотра лесов и подмостей, протоколы измерений вредных производственных факторов;

— перечень должностей ИТР и электротехнологического персонала, которым необходимо иметь соответствующую группу по электробезопасности; удостоверения ИТР и элетротехнологического персонала о проверке знаний, журналы регистрации протоколов и удостоверений;

— приказ об утверждении перечня локальных нормативов обеспечения средствами индивидуальной защиты с указанием сроков пользования;

— перечень бесплатно выдаваемой специальной одежды, специальной обуви и др. средств индивидуальной защиты; перечень профессий и должностей работников, занятых на работах с вредными условиями труда, которым положена выдача молока и лечебно-профилактического питания;

— дополнительного отпуска и сокращенный рабочий день;

— предписания государственных надзорных органов;

— материалы по аттестации рабочих мест; нормативные акты, законодательство по охране труда, СанПиН, СниП и т. д.;

— журнал учета выдачи документации по охране труда;

Естественно, данный перечень можно как сократить, так и расширить с учетом специфики деятельности организации.

Сроки хранения документов по охране труда Таблица составлена в соответствии с разделом 7 Приказа Минкультуры РФ «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25 августа 2010 года № 558.

Номер статьи в приказе № 558 Вид документа Срок хранения документа* Примечание
Документы по СОУТ Документы (приказы, протоколы комиссии, решения, предложения, заключения, перечни рабочих мест, протоколы замеров факторов производственной среды, ведомости рабочих мест, карты хронометража, отчеты, декларации, карты СОУТ) по условиям труда. 45 л. (1) ЭПК (1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 л.
Акты, предписания по охране труда; документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении 5 л. ЭПК
План работы по охране труда Пост.
Переписка о разработке и ходе выполнения плана мероприятий по улучшению условий и охраны труда 5 л. ЭПК
Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мероприятиях по улучшению условий и охраны труда Пост.
Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда 5 л. ЭПК
Планы мероприятий по улучшению условий и охраны труда работников 5 л.
Документы (акты, справки, информации) о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда 5 л. ЭПК
Документы (докладные записки, справки, доклады, отчеты, акты, переписка) о состоянии условий и применении труда женщин и подростков 5 л. ЭПК
Перечень работ с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых не допускается применение труда женщин и лиц, не достигших 18-летнего возраста:
а) по месту разработки и утверждения Пост.
б) в других организациях До замены новым
Перечень профессий с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда:
а) по месту разработки и утверждения Пост.
б) в других организациях До замены новым
Списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда 75 л.
Полисы страхования гражданской ответственности опасных производственных объектов Пост.**
Табели и наряды работников тяжелых, вредных, опасных профессий 75 л.
Правила по охране труда работающих инвалидов:
а) по месту разработки и утверждения Пост.
б) в других организациях До замены новыми
Документы (акты, заключения, справки и др.), подтверждающие тяжелые, вредные, опасные условия труда 75 л. ЭПК
Переписка о предупредительных мероприятиях на случай стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций 5 л. ЭПК
Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций До замены новыми
Нормы запасов оборудования и материалов на случай аварий:
а) по месту разработки и утверждения Пост.
б) в других организациях До замены новыми
Документы (отчеты, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций 5 л. ЭПК
Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний 75 л. ЭПК
Договоры страхования работников от несчастных случаев 5 л. (1) (1) После истечения срока действия договора. При наступлении несчастного случая — 75 л.
Программы обучения по охране труда, программы первичного инструктажа по охране труда, копии удостоверений о проверке знаний требований охраны труда, программа вводного инструктажа, перечень профессий и должностей, освобожденных от инструктажа на рабочем месте, перечень инструкций по охране труда, инструкции по охране труда, журнал учета инструкций по охране труда, журнал учета выдачи инструкций по охране труда, программа проведения обучения оказанию первой помощи 5 л.
Протоколы проверки знаний требований охраны труда 5 л.
Журналы регистрации инструктажей, приказ о создании постоянно действующей комиссии по проверке знаний требований охраны труда 10 лет
Документы (условия, программы, протоколы, рекомендации) смотров-конкурсов по охране труда 5 л. ЭПК
Извещения о пострадавших в результате несчастных случаев 5 л.
Сведения об авариях и несчастных случаях 5 л. (1) ЭПК (1) Сведения о несчастных случаях, связанных с человеческими жертвами — пост.**
Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий Пост.**
Переписка об авариях и несчастных случаях 5 л. ЭПК
Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) о производственных авариях и несчастных случаях: (1) Связанных с крупным материальным ущербом и
а) по месту происшествия 75 л. (1) ЭПК человеческими жертвами — пост.**
б) в других организациях 5 л.
Документы (протоколы, справки, заключения) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях 75 л. ЭПК
Документы (доклады, анализы) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях 10 л. ЭПК
Переписка о профессиональных заболеваниях, производственном травматизме и мерах по их устранению 5 л. ЭПК 636 Документы (акты, докладные записки, заключения) о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда 75 л. ЭПК
Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих специальной одеждой, обувью, смывающих и (или) обезвреживающих средств, молоком и равноценными продуктами, лечебно-профилактическим питанием 3 г. (1) (1) При отсутствии других документов о тяжелых, вредных и опасных условиях труда акты, заключения — 75 л.
Нормы обеспечения специальной одеждой и обувью, средствами индивидуальной и коллективной защиты, смывающих и (или) обезвреживающих средств. (1) После замены новыми
а) по месту составления и утверждения Пост.
б) в других организациях 3 г. (1)
Списки (ведомости) на выдачу молока, лечебно-профилактического питания 1 г.
Переписка о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда 5 л. ЭПК
Документы (постановления, акты, доклады, справки) о санитарном состоянии организации 5 л. ЭПК
Журналы учета исполнения предписаний проверяющих органов 3 г. (1) (1) После оплаты последнего штрафа, записанного в журнале
Журналы регистрации административных взысканий за нарушение санитарных норм и правил 3 г.
Переписка о проведении профилактических и профгигиенических мероприятий 3 г.
Списки контингентов должностей и профессий, подлежащих проведению обязательных медицинских осмотров и обязательного психиатрического освидетельствования:
а) по месту разработки и утверждения Пост.
б) в других организациях До замены новыми
Переписка о проведении медицинских осмотров и обязательных психиатрических освидетельствований работников 5 л.
Анкеты обследования условий труда работников 5 л. ЭПК
Это интересно:  Вопрос о документах на прописку

Срок хранения постоянно» (далее — Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.

Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года. Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

Содержание

Какие документы по охране труда должны быть на предприятии

Все юридические и физлица обязаны строго соблюдать включенные в документы по охране труда требования не только при строительстве, проектировании и использовании объектов и машин, но и при разработке технологий и организации производства.

Какие нормативные документы по охране труда должны быть на предприятии

Локальная документация, используемая на каждом конкретном предприятии, должна быть разработана на базе государственных нормативных требований. Эти локальные нормативные акты, или ЛНА определяют алгоритм действия системы управления охраной труда. СУОТ подразумевает:

  • взвешенную и четко определенную существующими нормами политику руководства;
  • цели, основанные на сохранении здоровья и работоспособности коллектива;
  • процедуры по достижению поставленных в этой обрасти целей и задач (точное пошаговое описание операций и действий).

Результатом грамотно реализованной политики по охране работ на предприятии должна стать минимизация рисков производственных травм и заболеваний и связанных с этим простоев производства.

Документация по охране труда включает в себя:

  • внешние данные;
  • документы управления компанией и конкретными подразделениями;
  • нормативы, актуальные для рабочих мест.

Все документы должны быть понятны, правильно оформлены, доступны в соответствии с определенным на производстве порядком ознакомления каждому работнику. Срок хранения инструкций и журналов определяется Перечнем, утвержденным Приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558.

Это интересно:  Правила заверения документов с 1 июля 2020

В основной перечень трудоохранной документации входят:

  • положение по ОТ;
  • инструкция по охране труда по определенным профессиям или направлениям деятельности;
  • документы по СОУТ;
  • журнал регистрации инструктажа (вводный, первичный, повторный, внеплановый) и выдачи нарядов-допусков;
  • приказ о назначении ответственного лица по ОТ;
  • приказ о комиссии по ОТ;
  • протоколы комиссии по ОТ;
  • при наличии опасного производственного объекта: регистрация ОПО, страховка на ОПО, ответственные по видам деятельности и инструкции;
  • список закрытых нарядов на работы повышенного уровня опасности;
  • журнал учета микротравм и регистрации ступенчатого контроля;
  • перечень актов выбраковки сломанного оборудования и инструмента;
  • протоколы испытаний;
  • результаты ежегодной диспансеризации сотрудников и медосмотров.

Все документы для ознакомления следует выдавать под подпись. Это обеспечит контроль за ознакомлением и целостность бумаг. Процесс обучения правилам безопасного трудового поведения на определенном рабочем месте и инструктаж должен проводиться ответственными сотрудниками с установленной на предприятии периодичностью и под непосредственным контролем руководства компании или отдела.

Если есть опасные производственные объекты

Для контроля за безопасностью труда на объектах повышенной опасности в список документации обязательно включаются журнал учета нарядов-допусков на опасные объекты, а также бумаги, содержащие закрытые наряды. Особое внимание уделяется проверке состояния здоровья работников, фиксации результатов обследования, а также соблюдения графика смен и учета рабочего времени сотрудников, занятых на опасных объектах.

Ответственность за отсутствие необходимых документов

Сроки хранения документов в 2020 году в организации: кадровых, бухгалтерских

Статьи по теме

Бухгалтерские и кадровые документы нужно хранить в 2020 году в сроки, которые установлены законодательством. В нашей таблице вы найдете всю необходимую информацию. А если хотите найти срок хранения документа в один клик, воспользуйтесь электронным сервисом в конце статьи.

При определении сроков хранения документов в 2020 году компания должна полагаться на действующее законодательство:

  • Налоговый кодекс РФ
  • Федеральные законы от 6 декабря 2011г. № 402-ФЗ, от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ
  • Перечень типовых управленческих документов (утв. Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Сроки хранения документов в организации в 2020 году (таблица)

Документ и срок хранения

Бухгалтерский учет

  • первичная документация
  • регистры бухгалтерского учета
  • аудиторские заключения

5 лет после отчетного года

  • инвентарные карточки по выбывшим объектам основных средств

5 лет

  • документы учетной политики и прочие документы, которые относятся к организации и ведению бухгалтерского учета

5 лет после года, когда документы в последний раз были использованы для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности

  • квартальная бухгалтерская отчетность

5 лет

  • годовая бухгалтерская отчетность

в течение всей своей деятельности

  • аудиторское заключение

5 лет после отчетного года

Налоговый учет

4 года с даты последней записи

  • книга продаж и доп. листы к ней

4 года с даты последней записи

  • документы, подтверждающие расходы на обучение

4 года

  • документы, подтверждающие расходы на независимую оценку квалификации работников

4 года

  • документы, подтверждающие убыток и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду

в течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка

Страховые взносы

5 лет с момента принятия отчета ФСС РФ

  • квитанция о получении 4-ФСС

5 лет по завершении процедуры приема Расчетов в ФСС

Валютный контроль

3 года со дня совершения валютной операции, но не ранее срока исполнения договора

Кадровый учет

  • документы по личному составу, созданные до 2003 года (за исключением документов, образовавшихся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой)

не менее 75 лет со дня создания

  • документы по личному составу, созданные начиная с 2003 года (за исключением, документов образовавшихся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой)

не менее 50 лет со дня создания

  • коллективный договор

не менее 10 лет

  • документы о премировании

5 лет

  • штатное расписание и изменения к нему

в течение всей деятельности компании

  • график отпусков работников

1 год после окончания его действия

  • личные документы-оригиналы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства и др.)

до востребования

  • невостребованные — 50 лет
  • невостребованные (оформлены до 2003 года) — 75 лет

Программа Упрощенка 24/7 ведет кадровый учет и готовит кадровые документы. Выгрузка документов проходит в один клик. Возьмите пробный доступ к программе на 365 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

Сколько лет хранить документы по налогам и бухучету в 2020 году

Юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны сохранять документы бухгалтерского и налогового учета на протяжении 4 лет (п.п. 8 п.1 ст. 23 НК РФ). Согласно Федеральному закону № 402-ФЗ документы бухгалтерского учета должны быть в полной сохранности в течение 5 лет.

Срочная новость: ФНС изменила сроки хранения бухгалтерских документов

Что касается некоммерческих организаций, то для них Перечень типовых управленческих документов установил такой же срок хранения документации — 5 лет.

Как долго хранить кадровые документы

Срок хранения документов по личному составу в 2016 году изменился, так как вступил в силу Федеральный закон от 02.03.2016 №43-ФЗ. Так, личные карточки работников, трудовые договора и договора гражданско-правого характера (ГПХ), оформленные с 2003 года необходимо сохранять на протяжении 50 лет. Ранее срок составлял 75 лет.

Документы, которые были оформлены до 2003 года, по-прежнему нельзя уничтожать до того, как их срок хранения достигнет 75 лет.

Срок хранения прочих кадровых документов мы привели в таблице ниже.

Обратите внимание, Минфин уточнил сроки хранения первички для упрощенцев, подробности в статье Первичка на УСН. Что оставить, что выкинуть, что распечатать.

Сервис. Сроки хранения документов

Как считать сроки хранения документов

По общему правилу, срок хранения документов начинают отсчитывать с 1 января года, следующего за годом составления документа. Однако, есть некоторые особенности. Например:

  • при получении убытка (в том числе и от реализации имущества) налогоплательщик должен сохранять документы в течение всего периода учета убытка в налоговом учете
  • при покупке амортизируемого имущества документы хранят 4 года после того отчетного периода, в котором имущество было списано с баланса
  • по безнадежной дебиторской задолженности – 4 года после периода, в котором долг был признан безнадежным.
Это интересно:  Документы необходимые для биржи труда 2020

Как избавится от старых документов

Согласно п. 2.3 Правил, утверж­денных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 по истечении срока хранения документы можно уничтожить.

Для этого составляют акт «О выделении документов на уничтожение», который подписывает экспертная комиссия, которая состоит из сотрудников компании.

Если перечень документов к уничтожению очень большой, то можно указать только вид документов. К примеру, авансовые отчеты за ____ год.

Вариантов как избавиться от ненужной документации два: собственными силами или с помощью сторонней организации. Все зависит от объемов. Если документов немного, то можно воспользоваться шредером.

Статьи по теме:

Что грозит компании, если нарушить сроки хранения (штрафы)

За нарушение сроков хранения предусмотрены штрафы. Согласно ст. 120 НК РФ:

  • 10 000 руб. – если у налогоплательщика нет документов бухгалтерского и налогового учета за 1 налоговый период
  • 30 000 руб. – если у налогоплательщика нет документов бухгалтерского и налогового учета за несколько налоговых периодов
  • не менее 40 000 руб. или 20% от суммы неуплаченного налога если в результате отсутствия документов налоговая база была налогоплательщиком занижена.

Какой срок хранения журнала вводного инструктажа в 2020 году

Кто ведет и хранит журнал

Вводный журнал не должен находиться в каждом подразделении предприятия. Однако если организация занята активным привлечением подрядчиков со стороны или регулярно набирает людей для прохождения производственной практики, специалисты рекомендуют нанять штатных специалистов для каждого подразделения.

Ответственным за заполнение страниц журнала вводного инструктажа назначается одно лицо. Если на предприятии выделана должность начальника службы охраны труда, он занимается ознакомлением с правилами безопасности вновь прибывших на предприятие. Если предприятие большое, могут назначить другое ответственное лицо.

Не каждая организация может позволить себе нанять 50 работников. Если сотрудников меньшее количество, в штате необязательна должность специалиста по охране труда. По мере надобности проведения инструктажа, ответственного человека назначает начальник. При этом сотрудник должен соответствовать таким требованиям:

  • прошел обучение по охране труда с отрывом от производственного процесса;
  • обучение длилось не менее 40 часов;
  • есть документ, подтверждающий прохождение обучения.

Хранить журнал по закону необходимо в течение 10 лет.

Как выглядит журнал вводного инструктажа

Журнал состоит из листов А4, скрепленных в одну книгу. Если не хотите заниматься самостоятельной подшивкой, найти документ можно в канцелярском магазине. Единой формы заполнения бумаг не существует. В табличную часть разворотов по надобности разрешается добавлять столбцы и ячейки.

Перед тем как вносить сведения в журнал, на каждой странице пишут номер. Если документ куплен в готовом виде, делать этого не нужно. Самостоятельное изготовление требует прошивки и шнурования. Кончики плетений выводят к последней странице или задней обложке. Чтобы шнуровка не распалась, важно ее проклеить.

На кончики шнуровки приклеивают небольшой листочек бумаги. Он необходим для таких записей:

  1. Из какого количества страниц состоит журнал.
  2. Когда он был прошнурован.
  3. Кто занимается ведением документа и отвечает за информацию, указанную в нем. Фиксируют Ф. И. О. лица, какую должность занимает человек. Заверяются эти сведения личной подписью сотрудника.

Наклейку утверждают оттиском печати предприятия. Одна часть печати должна приходиться на приклеенный бумажный лист с записями. Другая часть изображения находится на обложке книги.

Как правильно заполнить журнал

ГОСТ устанавливает обязательное наличие в документе таблицы. В таблицу вписывают такую информацию:

  1. Как называется компания.
  2. В каких числах был проведен инструктаж.
  3. Необходимо предусмотреть графы, где сотрудники будут оставлять личные подписи о том, что они прослушали правила охраны труда и безопасности. Также рядом вписывают их Ф. И. О. и должность.
  4. Названия структурных подразделений, в которых работают сотрудники.
  5. Не обойтись и без ячеек, выделенных для подписей инструктора, с расшифровкой.

Как исправить в журнале ошибку

Если допущена ошибка, это не означает, что журнал придется перезаполнять полностью. Форма предполагает исправление ошибок в следующей последовательности:

  1. Строку с неверными сведениями следует зачеркнуть полностью, но закрашивать ее не стоит. Специалисту должно быть видно, какая запись была сделана первоначально. Тогда в проверяющего не возникнет сомнений и дополнительных вопросов.
  2. Рядом дописывают «ошибочная запись».
  3. Ниже вписывают дату внесения правильной записи.
  4. Тот, кто отвечает за ведение и хранение журнала, расписывается, тем самым подтверждает исправление ошибки.
  5. В строке ниже оставляют правильную запись.

Если предприятие крупное, допускается вариант ведения сразу нескольких журналов, которые регистрируют инструктажи по охране труда при приеме на работу очередного сотрудника. Такой вариант удобный и подходит для компании, где действуют несколько обособленных подразделений (несвязанных между собой).

Статья написана по материалам сайтов: clubtk.ru, www.26-2.ru, hraneniegid.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock
detector