Печать для документов где можно ставить

Содержание

Понятие и назначение печати для документов

С 7 апреля 2015 года хозяйственные общества не обязаны иметь круглую печать. В соответствии с п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее — Закон об ООО) наличие печати для ООО является правом, а не обязанностью. Аналогичные нормы содержатся и в Федеральном законе от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее — Закон об АО).

Вместе с тем в настоящее время печати активно используются в современной предпринимательской деятельности, без них, пожалуй, сложно представить документооборот юридического лица или ИП. Более того, помимо основной печати в бизнес-практике применяются и другие печати, которые различаются по своему назначению, их условно называют «дополнительные» или «вспомогательные». К ним относится и печать «для документов». Насколько ее использование оправдано? Какие документы можно заверять этой печатью? Постараемся ответить на эти вопросы.

Вообще, в гражданском законодательстве понятие «печать для документов» отсутствует, не раскрывает законодатель и сам термин «печать».

Таким образом, понятие и правовой статус любой печати, в том числе печати «для документов», определены: это инструмент, позволяющий удостоверить подпись уполномоченного лица на документе.

Данный вывод закреплен в п. 71 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст, согласно которому печать — устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.

С одной стороны, иметь такую печать очень удобно бухгалтеру, кадровику, юристу организации, так как она всегда под рукой и ей можно заверить подпись на документе, когда нет доступа к основной печати (например, руководитель увез ее с собой на переговоры в другой город).

Указанное Постановление содержит очень важные выводы, позволяющие определить статус печати «для документов»: такого рода печать (или еще ее можно назвать «штампом», тем самым отличая ее от основной печати) также может служить доказательством подлинности подписи должностных лиц на документах, так как, находясь в ведении конкретного юридического лица, в ограниченном доступе, также является средством его индивидуализации.

Как уже писалось выше, печать удостоверяет подпись руководителя или иного уполномоченного лица на документе. Сомнительно, что все контрагенты юридического лица досконально знают подпись его руководителя. В этом случае любая печать служит гарантом того, что документ исходит от данной организации. В связи с этим печать «для документов», как и другие печати, должна содержать следующие реквизиты: полное наименование организации на русском языке с указанием организационно-правовой формы, местонахождение, ОГРН, ИНН. Печать «для документов» обязательно будет включать в себя дополнительную надпись «для документов». Причем форма и размер такой печати могут быть любыми.

Таким образом, можно сделать следующие выводы относительно понятия и назначения печати «для документов»:

  1. С 07.04.2015 организации получили право иметь печать или отказаться от нее. Если печать у юридического лица имеется, то это нужно зафиксировать в уставе.
  2. Основная печать у организации может быть только одна. Все остальные печати правильнее называть штампами, поскольку, несмотря на схожесть понятий, различия между ними, безусловно, существуют. Спорный вывод — см. выше.
  3. Печать «для документов» тоже относится к разряду штампов. Внешнее отличие этой печати от основной — это дополнительная надпись «для документов», все остальные атрибуты, например реквизиты организации, штамп может также содержать. Поскольку законодатель отменил требования к форме основной печати (теперь она не обязательно должна быть круглой), следует вывод, что форма этих двух печатей может быть любой.

Правовой статус основной печати и печати «для документов» тоже сходен: обе используются для удостоверения подписи руководителя или иного уполномоченного лица на документах. Выбор печати зависит от статуса документа, так как законом может быть установлено его заверение только основной печатью. Отсюда возникает вопрос, какие еще виды документов можно заверять этой печатью, чтобы впоследствии суд не признал их ненадлежащими доказательствами. Для ответа следует исходить от противного, то есть определить перечень документов, на которых обязательным является проставление основной печати.

Печать «для документов» и доверенность

Вопросы удостоверения полномочий представителя юридического лица заслуживают особого внимания, поскольку руководитель физически не имеет возможности постоянно лично участвовать во всех судебных заседаниях, подавать документы в различные государственные органы, не обладает он и должной компетентностью во всех вопросах, с которыми ежедневно сталкивается организация (юридические, финансовые и т.п.). Как правило, представитель действует по доверенности, выдаваемой руководителем и предоставляющей ему определенные полномочия.

Согласно п. 4 ст. 185.1 ГК РФ доверенность от имени юридического лица необходимо заверять исключительно подписью руководителя или иного уполномоченного лица, проставление печати данной статьей не предусмотрено.

Вместе с тем и ГПК РФ, и АПК РФ указывают на то, что доверенность от имени организации должна быть подписана не только руководителем или уполномоченным лицом, но и скреплена печатью организации, то есть основной печатью (п. 3 ст. 53 ГПК РФ, п. 5 ст. 61 АПК РФ). Однако оба Кодекса делают оговорку: проставление печати обязательно только при ее наличии (не забываем, что с апреля 2015 года печать уже не является обязательным атрибутом документооборота хозяйственных обществ).

Тем самым норма КАС РФ с ее императивным требованием заверять доверенность печатью не соотносится с другими нормами корпоративного законодательства (п. 6 ст. 57 КАС РФ).

Таким образом, если уставом организации предусмотрено наличие основной печати, то заверение ею доверенности на ведение дел в судах обязательно (см. ответ на вопрос 10 Обзора судебной практики Верховного Суда РФ N 2 (2015) (утв. Президиумом Верховного Суда РФ 26.06.2015)). Если печать в организации отсутствует, то достаточно проставить на доверенности подпись, печать «для документов» также будет лишним атрибутом, хотя ее использование и не запрещено. Что касается других видов доверенностей, выдаваемых организацией, например, на получение корреспонденции для организации, в этом случае юридическое лицо вправе само определять, проставлять на них печать или нет. Представляется, что печать «для документов» будет смотреться на таких доверенностях нелепо, скорее, в силу сложившейся практики подготовки документов в организациях, обычаев делового оборота.

Документы первичного учета и отчетности и печать «для документов»

Вопрос о проставлении печати «для документов» на так называемой «первичке» остается дискуссионным. Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» вообще не относит печать к обязательным реквизитам. Вместе с тем если юридическое лицо имеет основную печать и использует в своей деятельности формы первичных документов, где предусмотрен оттиск печати, то проставление ее считается необходимым, в противном случае контролирующие органы могут предъявить к бухгалтеру организации претензии.

Даже заверять основной печатью записи в трудовой книжке необходимо теперь только при ее наличии (Приказ Минтруда России от 31.10.2016 N 589н «Об утверждении разъяснения по некоторым вопросам применения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», Приказ Минтруда России от 31.10.2016 N 588н «О внесении изменений в Инструкцию по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 N 69»).

Гражданско-правовой договор и печать «для документов»

Однако в действительности в большинстве случаев договоры скрепляются «круглыми» печатями. Это тоже обычай делового оборота. Проставление на договоре печати говорит о важности документа, о серьезности намерений сторон, об их добросовестности. Оттиск печати служит для второй стороны дополнительной гарантией надлежащего исполнения контрагентом условий договора.

Кроме этого, поскольку важные договоры, как правило, подписывает руководитель, то заверение его подписи именно «круглой» печатью контрагент может рассматривать как единственно надлежащее. Аргумент здесь простой: основная печать находится в ведении руководителя, печать «для документов» теоретически может находиться в каком угодно подразделении организации, например в отделе кадров, который к подписанию договоров не имеет никакого отношения. Если договор заверен печатью «для документов», партнер вправе усомнится в подлинности документа, а также в том, что воля контрагента действительно направлена на исполнение договорных обязательств.

Это интересно:  Какие документы нужно менять при смене прописки

Конечно, можно рискнуть и, сославшись на ст. ст. 160, 434 ГК РФ, отказаться заверять договор «круглой» печатью. Однако в таком случае нужно быть готовым, что контрагент не станет сотрудничать с несговорчивым бизнес-партнером.

Приказы организации и печать «для документов»

Проставление основной печати на приказах руководителя законодательством не предусмотрено. Это связано с тем, что приказ является внутренним организационно-распорядительным документом. Даже унифицированные формы по учету кадров и рабочего времени не содержат требований о проставлении в числе реквизитов «круглой» печати. Так, унифицированная форма приказа (распоряжения) о приеме на работу, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1, не предусматривает заверение данного документа печатью. Кадровые приказы допускается вести и в произвольной форме. Именно поэтому заверение подписи руководителя печатью «для документов» представляется возможным. Правилами документооборота в организации могут быть предусмотрены специальные правила заверения любых внутренних документов, в том числе приказов.

Часто у сотрудников кадровых служб возникает вопрос, каким образом заверять копии приказов. Так, согласно ст. 68 ТК РФ по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

Подводя итог сказанному, можно сделать следующие заключительные выводы:

  1. Ключевой момент в вопросе использования дополнительной печати «для документов» — предусматривает ли устав организации основную печать. Тогда в ряде случаев проставление «круглой» печати необходимо.
  2. Коммерческие организации вправе совсем отказаться от использования основной печати, что тем не менее не запрещает им изготавливать печати различных видов и назначений. К таким печатям и относится печать «для документов». Подводя итог сказанному, можно сделать вывод, что, поскольку действующее корпоративное законодательство отдает решение вопроса о применении основной печати на усмотрение юридического лица, возможная сфера использования печати «для документов» расширяется.
  3. Для придания данному виду печати официального статуса руководителю рекомендуется издать приказ, определяющий перечень документов, которые будут заверяться такой печатью. Такие приказы положительно воспринимаются судами (Постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 26.06.2017 N Ф03-2156/2017 по делу N А73-10284/2015).
  4. При разработке этого перечня нельзя забывать о сложившейся в бизнес-кругах практике, поскольку, например, проставление печати «для документов» на договоре может вызвать у контрагента сомнения в добросовестности партнера, что в свою очередь негативно скажется на бизнесе. Тем не менее печать «для документов» на акте выполненных работ, составленном в произвольной форме, скорее всего, отрицательной реакции у контрагента не вызовет.

Печать для документов: когда применяется?

Из нашей статьи вы узнаете, какой бывает печать для документов, когда применяется тот или иной вид печати, а также в чем разница между гербовой и обычной.

История печатей началась много веков назад – оттиск кольца короля или чиновника на сургуче считался главным признаком подлинности письма, закона или иного документа. Сегодня ничего не изменилось – печать для документов все так же является способом подтверждения их подлинности и юридической силы. Частные предприниматели, организации и предприятия, независимо от формы и специфики деятельности, должны их иметь.

Когда нужно изготовление печатей ? Печать необходима для заверки важных документов. Таких как договоры, акты, официальные письма, дополнительные соглашения, справки, ходатайства и так далее.

Существует большое количество видов печатей:

  1. Простые. В середине оттиска указано наименование компании, а по окантовке пускается форма организационной деятельности, КПП, ОРГН, адрес компании.
  2. С микротекстом. Такие варианты содержат больше данных о предприятии, так как окантовка двойная, и второй ее ряд тоже содержит мелкий текст (например, реестровый номер).
  3. С орнаментом. Как правило, такие печати заказывают крупные компании. Орнамент между окантовкой и внутренней частью печати не несет информационной нагрузки, но придает оттиску эстетичность и является частью корпоративного стиля.
  4. Печати для ИП. В середине оттиска находятся ФИО, а по краю пускаются реквизиты.
  5. Личные. Их заказывают нотариусы, врачи, адвокаты – все те, кто несет полную ответственность за заверяемые документы. Такие изделия схожи с теми, которые используют ИП.

Печать для документов: куда можно ставить?

Использование штампов четко регламентировано. Это касается и места, куда ставить печать в документах.

Так, на документации (договора, письма, справки, акты и так далее) оттиск ставят внизу документа, под текстом. Она ставится на чистом месте, рядом с подписью ответственного лица (руководителя, бухгалтера и так далее). Оттиск не должен заходить на расшифровку подписи. Если в документе отведено специальное место для печати, она ставится именно туда.

Если печать заверяет скрепленные документы, например, Устав компании, она должна располагаться поверх подписи ответственного лица.

Особый случай – трудовые книжки. В таких документах отпечаток ставится на титульной стороне. Если во время работы у сотрудника изменились анкетные данные, то после внесения изменений в трудовую в книжку печать следует ставить на внутреннюю сторону обложки.

Также, оттиск должен ставиться на страницах с внесенными записями (прием на работу, изменение должности, увольнение).

Печать для документов и гербовая печать: разница

Все организации должны иметь собственные печати, многие используют даже несколько видов. А гербовую может также применять каждый? Нет. Гербовая печать используется только органами государственной власти, а так же, организациями и учреждениями, которые наделены какими-либо государственными или властными полномочиями.

Между гербовой и обычной печатью разница в том, что в первой присутствует государственный герб. А также использование гербовой строго регламентировано параметрами, которые определены ГОСТ.

Использование печати для документов

Итак, печать необходима для заверки приказов, договоров, официальных писем, актов и другой документации, которой необходимо придать юридическую силу. Смысл ее использования – заверить подпись ответственного лица, поэтому оттиск ставится всегда рядом с подписью.

Она обязательна для первичных документов, большей части кадровой документации, для любых договоров и актов и гарантийных писем. В некоторых организациях разрабатываются особые инструкции, в которых приводится полный список используемых изделий и регламент их применения.

Как пользоваться печатью для документов, знают все. Но как открыть печать? Ведь мало заказать ее изготовление. Без соответствующего оформления она не будет иметь юридической силы.

Чтобы открыть печать организации для документов, необходимо получить разрешение на ее изготовление. Это разрешение выдается органами внутренних дел, после рассмотрения соответствующего заявления от предприятия или организации. По правилам, допускается изготовление только одного изделия, но, если по каким-либо причинам ее недостаточно, можно изготовить дополнительные экземпляры, на которых будут проставлены порядковые номера (1,2,3 и так далее).

К заявлению прилагается справка из ЕГРЮЛ, копия свидетельства о госрегистрации и эскизы клише. Физическое лицо к заявлению прилагает копию свидетельства о госрегистрации и копию ИНН.

Чтобы закрыть печать для документов, в органы внутренних дел подается соответствующее заявление с обоснованием, а так же, соответствующие документы (о ликвидации предприятия, его реорганизации и так далее).

Печать для документов

На каких документах ставится гербовая печать

Как известно, печать – это оттиск, который сделан на бумаге, воске, сургуче или любом другом материале, который выступает в роли средства удостоверения документа. Существуют разновидности печатей, которые отличаются друг от друга не только формой. Помимо этого, каждая из них предназначается для определенных целей. Например, гербовые печати может использовать далеко не каждая организация.

На какие документы ставится гербовая печать учреждения?

Более того, законодательно утвержден перечень документов на которые ставится гербовая печать. Далее более подробно поговорим о том, на каких документах ставится гербовая печать.

Список документов на которых ставится гербовая печать является достаточно объемным. Итак, гербовая печать ставится на:

  • — архивной справке;
  • — актах (списания, экспертизы, о несчастном случае, приема работы, которая выполнена);
  • — доверенности (на ведение дел в суде или на получения материальных ценностей);
  • — договорах (о поставках, аренде помещений, подрядах, материальной ответственности, производства работ и так далее);
  • — командировочном удостоверении;
  • — образцах подписей работников;
  • — гарантийных письмах (на выполнение услуг и работ, оплату счетов);
  • — поручениях (бюджетных, банковских, пенсионных, сводно — платежных);
  • — ходатайствах и представлениях, характеристиках, награждениях и аттестациях;
  • — реестрах (бюджетных поручениях, чеках, документах, предоставляемых в банк);
  • — сметах расходов;
  • — соглашениях и договорах, которые подписаны от лица учреждения;
  • — распоряжениях и приказах;
  • — справках;
  • — удостоверениях работников учреждения;
  • — штатном расписании учреждения;
  • — аттестатах выпускников;
  • — личных делах воспитанников и учащихся;
  • — почетных грамотах и дипломах;
  • — инструкциях, которые обязательны для исполнения;
  • — трудовых книжках работников;
  • — в классном журнале.
Это интересно:  31 графа таможенной декларации

Ознакомившись с вышеизложенным списком, можно точно узнать, какие документы заверяются гербовой печатью. Несмотря на то, что перечень документов может показаться довольно большим, гербовая печать проставляется далеко не на всех документах.

О дополнительных печатях организации

Ситуация: В группу компаний входят различные юридические лица (ООО и АО), имеющие филиалы, представительства, большую разветвленную сеть отделов и складов. Для оперативного оформления документов данным компаниям необходимо иметь несколько печатей.

Вопросы: 1. Может ли организация (ООО, ЗАО или ОАО) иметь дополнительные печати?

2. Возможно ли ограничение действия дополнительной печати соответствующим комментарием на ней, например «для оформления таможенных документов», «для документов по отгрузке товаров», или ограничение действия печати иным способом?

3. Есть ли какие-либо ограничения по использованию печатей филиалами и представительствами?

4. Могут ли дополнительные печати быть номерными и «закреплены» за определенным сотрудником?

5. Как легитимно закрепить в компании количество печатей (приказ, учетная политика, иное)?

6. Необходимо ли регистрировать дополнительные печати в фискальных органах?

Ответ: В Гражданском кодексе РФ печать не упомянута в качестве одного из обязательных условий деятельности юридического лица. Вывод о необходимости печати следует из других норм ГК РФ (например, из ст. 185 «Доверенность»), а также федеральных законов, регулирующих деятельность юридических лиц определенных организационно-правовых форм.

Так, обязательность наличия печати в обществах с ограниченной ответственностью установлена п. 5 ст. 2 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее — Закон об ООО). В соответствии с указанным пунктом общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на местонахождение общества.

Аналогичная норма воспроизведена в п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее — Закон об АО) для акционерных обществ (ЗАО и ОАО).

Количество печатей, которые должно иметь общество, действующим законодательством не предусмотрено. Более того, Законами об ООО и об АО установлено, что общество вправе иметь и иные штампы и бланки со своим фирменным наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации. Правоприменительная практика подтверждает правомерность широкого применения в хозяйственной деятельности организаций дополнительных печатей.

Налоговыми органами высказывались рекомендации о целесообразности наличия дополнительной печати, в частности со специальными надписями «для оформления счетов-фактур» (см., например, Письмо МНС России от 21 мая 2001 г. N ВГ-6-03/404). Согласно рекомендациям налоговых органов в отношении подобных печатей, используемых организацией в своих филиалах и обособленных подразделениях, указанные печати должны содержать все обязательные реквизиты: ИНН организации , полное наименование организации на русском языке, местонахождение организации (субъект РФ). На печатях филиалов и обособленных подразделений организации кроме перечисленных реквизитов указывается наименование структурного подразделения. Порядок использования указанных печатей уполномоченными лицами утверждается распорядительным документом по организации.

Положения Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69) косвенно свидетельствуют о возможности использования печати кадровой службы, т.е. печати соответствующего структурного подразделения.

С учетом изложенного полагаем, что у юридического лица могут быть две и более печати.

В настоящее время нормативно-правовыми актами, действующими в РФ, порядок изготовления дополнительных печатей организации, а также требования к их оформлению не установлены. При изготовлении дополнительных печатей рекомендуется соблюдать те же требования, которые установлены к основным печатям: круглая форма, наличие полного фирменного наименования организации и местонахождения. Кроме того, на печати может размещаться также фирменное наименование организации на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке. Иногда на печать помещают товарный знак или другие средства индивидуализации (обычно в центре). При этом наличие на печати общества иных сведений, таких как основной государственный регистрационный номер (ОГРН) или индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН), не обязательно (при условии, что на печатях нет воспроизведения Государственного герба РФ ). Нанесение на печать организации какой-либо иной дополнительной информации действующим законодательством не ограничено и, как уже отмечалось, широко применяется на практике.

Таким образом, на печать организации (ООО, ЗАО или ОАО) может быть нанесена любая дополнительная информация (в том числе и порядковые номера) при наличии на ней обязательных реквизитов, установленных законом.

В связи с тем что действующим законодательством порядок использования печатей не определен, такая практика остается на усмотрение юридических лиц. Ограничение действия печати, на наш взгляд, возможно по структурному принципу (путем указания конкретного структурного подразделения, ответственного за учет, использование и хранение печати), по виду заверяемых документов (для счетов-фактур, для оформления таможенных документов и т.д.), по территориальному принципу (путем указания филиала и его местонахождения) или по ответственному лицу. Для этих целей при использовании в организации большого количества печатей целесообразно разработать внутренние организационно-распорядительные документы, регулирующие учет, порядок применения и хранения печатей общества, назначить лиц, которым предоставлено право использовать определенные печати, и лиц, ответственных за их хранение. Такими документами могут быть локальные акты (к примеру, положение о печатях организации), приказы, инструкции по использованию.

Поскольку организация самостоятельно устанавливает порядок использования, хранения и учета печатей, а соответственно, и осуществляет контроль за их правомерным использованием и организацией документооборота, значит, и последствия неправомерного использования печати возникают для самой организации. В этой связи необходимо отметить, что в случае проставления печати с дополнительной информацией на ином документе (например, если печать с надписью «для счетов-фактур» будет использована на товарной накладной) или лицом, которое не имело права пользоваться такой печатью согласно внутренним документам организации (допустим, кладовщик при отпуске товара использовал на накладной печать с надписью «для отдела кадров»), существует не только вероятность того, что данную печать признают надлежащей печатью организации, поскольку она содержит все обязательные реквизиты, но и вероятность признания ее ненадлежащей.

Конечно, принятые организационно-распорядительные документы позволят организации оптимизировать внутренние процессы документооборота, а в случаях неправомерного использования печатей — выявлять и привлекать сотрудников организации к дисциплинарной ответственности. Однако в отношениях с третьими лицами в случае оспаривания действительности документа признание печати с дополнительной информацией печатью самой организации остается на усмотрение суда. И в этой связи хотим обратить внимание на следующее.

Несмотря на то что печать не упомянута в качестве одного из обязательных условий деятельности юридического лица, обязательное проставление печати на документах организации необходимо в некоторых случаях, прямо предусмотренных законом .

Так, в обязательном порядке следует применять печать для оформления двойного складского свидетельства и в случае, если предмет залога остается у залогодателя (ст. ст. 338 и 913 ГК РФ). Решение о выпуске ценных бумаг должно быть обязательно заверено печатью эмитента (ст. 17 Федерального закона от 22 апреля 1996 г. N 39-ФЗ «О рынке ценных бумаг»). Обязательное проставление печати предусмотрено для доверенности, выдаваемой от имени юридического лица (п. 5 ст. 185 ГК РФ).

Проставление печати общества на хозяйственных договорах также обязательно, когда самим соглашением сторон предусмотрено такое требование (ст. 160 ГК РФ). Правовым последствием отсутствия печати на договоре, в текст которого включено положение о том, что договор и изменения к нему должны быть скреплены печатями сторон договора, будет признание письменной формы сделки несоблюденной (а значит, стороны не смогут ссылаться при спорах на свидетельские показания (п. 1 ст. 160, п. 1 ст. 162, п. 1 ст. 434 ГК РФ)) или признание договора недействительным, если такое последствие прямо указано в договоре (п. 2 ст. 162 ГК РФ).

Отметим, что отсутствие печати для большинства договоров не может являться основанием для признания сделки незаключенной либо недействительной, если договор подписан уполномоченным руководителем юридического лица.

Это интересно:  Какие документы нужны для оформления ооо

На чакие документы нельзя ставить гербовую печать

Нормы Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 9) и Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н) предусматривают, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, к которым печать общества не относится. Иными словами, проставление печати на бланках первичных учетных документов следует признать обязательным, только если это прямо предусмотрено в самой форме или в указаниях по ее заполнению. Необходимость оттиска печати на них обычно указывается наличием аббревиатуры «М.П.». В частности, реквизит «Место печати» присутствует в следующих унифицированных формах:

  • товарной накладной (форма N ТОРГ-12, утверждена Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132);
  • акте о приемке выполненных работ, справке о стоимости выполненных работ и затрат, акте о сдаче в эксплуатацию временного (нетитульного) сооружения, акте о приостановлении строительства, акте о приостановлении проектно-изыскательных работ по неосуществленному строительству (соответственно формы N N КС-2, КС-3, КС-8, КС-17 и КС-18, утверждены Постановлением Госкомстата России от 11 ноября 1999 г. N 100);
  • товарно-транспортной накладной и путевом листе грузового автомобиля (формы N N 1-Т и 4-П, утверждены Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г.

  • акте об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма N М-35, утверждена Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а);
  • актах о приеме-передаче основных средств, о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств, о приемке-передаче оборудования в монтаж, о выявленных дефектах оборудования (соответственно формы N N ОС-1, ОС-1а, ОС-16, ОС-3, ОС-15 и ОС-16, утверждены Постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. N 7).
  • Указанная аббревиатура присутствует и на некоторых унифицированных формах первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1), в частности:

    • в акте о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма N Т-73);
    • на командировочном удостоверении (форма N Т-10).

    Также печатью должны быть заверены все формы налоговых деклараций, представляемые организациями (п. 31 Порядка заполнения налоговой декларации по налогу на добавленную стоимость, утвержден Приказом Минфина России от 15 октября 2009 г. N 104н; пп. 2 п. 3.3 Порядка заполнения налоговой декларации по налогу на прибыль организаций, утвержден Приказом ФНС России от 15 декабря 2010 г. N ММВ-7-3/730@).

    Таким образом, без печати организации, содержащей все обязательные реквизиты, указанные документы будут составлены с нарушениями, что может повлечь за собой возможность их оспаривания в судебном порядке.

    В тех же случаях, когда проставление печати не обязательно, возможно использовать штампы с соответствующими дополнительными надписями, но без обязательных реквизитов печати. Такие штампы не будут иметь силу печатей и могут использоваться только на определенных документах, количество которых ограничено.

    Действующее законодательство не содержит требования о регистрации печати общества . Юридические лица самостоятельно изготавливают и хранят печати. Существующая практика такова, что печать можно изготовить при наличии копии свидетельства о государственной регистрации юридического лица, что не исключает риска неправомерного изготовления печати. Чтобы обезопасить компании от изготовления поддельных печатей, в настоящее время действует Государственное унитарное предприятие города Москвы «Московский реестр», которое предоставляет услуги по изготовлению, регистрации и ликвидации печатей, штампов юридических лиц. При регистрации в Реестре печати присваивается индивидуальный реестровый номер, формируется реестровое дело. Регистрация печати в «Московском реестре» осуществляется в добровольном порядке.

    В Москве до 2002 г. существовала процедура обязательной регистрации печатей при создании юридического лица. Ранее при регистрации юридического лица требовалось утверждение эскиза печати в Московской регистрационной палате (Приказ Московской регистрационной палаты от 20 января 1999 г. N 17) с последующей обязательной регистрацией, где указывались бы сведения о реестровом номере, данные о пользователе печати, ее изготовителе, дате и методе изготовления, дополнительных реквизитах и другие, а также размещались бы контрольные оттиски (Распоряжение мэра Москвы от 25 августа 1998 г. N 843-РМ). С передачей функций по регистрации юридических лиц ФНС России процедура регистрации печати стала необязательной.

    В заключение еще раз отметим, что действующее законодательство допускает существование у юридического лица (ООО, ЗАО и ОАО) двух и более печатей. При изготовлении дополнительных печатей необходимо соблюдать основные условия: круглая форма, указание полного фирменного наименования общества на русском языке, указание местонахождения общества. Возможность нанесения на печать общества дополнительной информации: номеров, наименований обособленных подразделений и их местонахождения — действующим законодательством не ограничена. Тем не менее в отношении использования печатей с указанием наименований обособленных подразделений существует мнение о недопустимости заверения такими печатями документов, исходящих от головной организации. Регистрация дополнительных печатей в фискальных органах в настоящее время не требуется. Однако организации целесообразно разработать локальные документы, регулирующие учет, использование, хранение печатей, а также назначить приказом ответственных за печати лиц.

    Когда можно использовать дополнительные печати

    Можно ли иметь дополнительные печати

    Как может выглядеть дополнительная печать

    Вспомним, как должна выглядеть основная печать, и, исходя из этого, выделим виды дополнительных печатей.

    На каких документах можно ставить дополнительную печать

    Если печать на документе не обязательна, то вы можете проставить на нем любую печать, даже штамп.

    Если же печать на документе обязательна, то вы можете использовать специальную печать, но лишь при соблюдении нескольких правил.

    Мнение читателя

    “ Отправили водителя получать товар по доверенности с печатью «Для документов». Товар ему не отгрузили — сказали, что такая печать недействительна. Объясняли, что они не правы, ведь печать круглая и на ней указаны наименование и место регистрации организации, не помогло. Пришлось переделывать доверенность и ехать еще раз ” .

    Юлия,
    бухгалтер, г. Москва

    ПРАВИЛО 3. На договорной документации, а также документах приема-передачи товаров (работ, услуг) специальная печать применяется, если договор этого не запрещае т Постановление Седьмого ААС от 17.12.2010 № 07АП-10623/10 . Например, если в договоре нет оговорки, что стороны могут использовать лишь основную печать, то можно поставить на документах печать «Для документов».

    Совет

    На документы для госорганов лучше все-таки ставить основную печать. Это избавит компанию от возможных придирок с их стороны и споров. А для удобства можно изготовить несколько одинаковых печатей.

    Напомним, что печать обязательна, например, на таких документах:

    • доверенность от имени организаци и п. 5 ст. 185 ГК РФ ;
    • договор ы п. 1 ст. 160 ГК РФ ;
    • налоговые декларации и расчеты по страховым взносам (форма ПФ Р утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 12.11.2009 № 894н и ФСС Р Ф утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 28.02.2011 № 156н );
    • справки по форме
    • представляемые в ИФНС по требованию налоговиков документ ы п. 2 ст. 93, пп. 1, 3 ст. 29 НК РФ ;
    • унифицированные формы первички, предусматривающие реквизит «Место печати» (например, накладная по форме акты по форме и
    • трудовые книжк и пп. 2.2, 2.3 Инструкции. утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69; п. 35 Правил. утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 .

    Советуем руководителю

    Если печатей в компании несколько, то, чтобы не возникало путаницы, какую печать на какой документ нужно ставить, лучше издать приказ или утвердить положение, регламентирующие эти вопросы.

    Поэтому из этих же соображений и вы внимательно проверяйте полномочия ваших покупателей на подписание отгрузочных документов и соответствие поставленных ими печатей названным нами требованиям.

    Статья написана по материалам сайтов: www.planetanovosti.com, 3zprint-msk.ru, glavkniga.ru.

    »

    Помогла статья? Оцените её
    1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
    Загрузка...
    Добавить комментарий

    Adblock
    detector